文書管理 - suto3の大福帳

文書管理

ドキュメントを残す仕組み。

文書管理とは

文書・資料の作成から伝達・処理、保管・保存、廃棄にいたる

文書形態をとった記録情報の流通過程をコントロールするため、

各段階に適正なシステムを整備し管理する

ことである。

文書管理とは、マネジメントシステムを運営するに当たり必要な、最も基本的な活動の一つである。

多くのマネジメントシステムに共通しているのは、

文書を作成・承認する責任と権限を明確にすること、

最新版が必要なときに必要な人が使用できること

という要求事項である。

これを

組織として徹底することが、

（品質や環境や情報資産に影響を与える）業務手順は権限のある人だけが変更することができ、

全員が最新の手順で作業することが出来るような作業環境を整えることで、

組織が提供する製品・サービスの底上げを図ることができる

という考え方に基づいている。

最新文書の参照

改訂・審査・承認

文書の配付

改訂履歴・配付履歴

変更依頼

文書の関連

文書管理とは、組織内における全部門、全業務の責任範囲、承認の証拠を明確にし、内外に問題が発生した時、その所在を明らかにすることである。

文書管理を整備することで、問題が発生した場合にも迅速に対応でき、是正処置、予防処置が取れるようになる。

いつでも､誰でも､何処にあるか探すことが出来るような文書管理ルールとトレーサビリティの仕組み作りが大切である。

また、この仕組みが出来ることで情報セキュリティも構築できる。

document management

マネジメントシステム（management system）

ドキュメンテーション（D11N : documentation）

文書管理支援