A.重要00：電子メールのマナー・注意点
code:【目次】
◆01◆受信はマメに，返事は迅速に
◆02◆ドメイン名は肩書と同じ
◆03◆件名を必ずつける
◆04◆冒頭に相手の名前と自分のフルネームを
◆05◆署名をメールの末尾につける
◆06◆半角カタカナ・機種依存文字は避ける
◆07◆本文の過剰な装飾は避ける
◆08◆元のメールの引用は最小限に
◆09◆添付ファイルは注意深く
◆10◆メーリングリストは返信に注意
◆11◆偽メール・詐欺メールに注意
◆01◆受信はマメに，返事は迅速に
電子メールは手紙と同じで，受信者が読んだかどうかがわからない．
中には返事が必要で期日が決まっているメールもあるだろう．
なので，返信は24時間以内を目処に返信をするようにこころがけよう．
そのためにも，遅くとも一日に1,2度はメールチェックしよう．
仕事や勉強をしている最中にちょくちょく読むのは集中が切れてしまう原因になるので，時間を決めて読むのもよいだう．
受信したメールは適宜フォルダやラベルで分類保存し，整理を心がけよう．
◆02◆ドメイン名は肩書と同じ
龍谷大学のメールには，"@mail.ryukoku.ac.jp"というドメイン名が付く．
ドメイン名は名刺の肩書と同じと考えよう．
今は一人が複数のアドレスを使い分ける事が多いが，どのアドレスでやりとりするのかは，切り分けて考える．
たとえば龍大生として就職活動をする場合は龍大アドレスを使うべきだろう．
また，フリーアドレスなどを使いすぎると自動仕分けで迷惑メール扱いされることもあるので注意しよう．
◆03◆件名を必ずつける
SNSとは異なり，e-mailには件名(Subject)をつける．
これは必ずつけること．つけずに送信すると相手は不審に思うし見落しやすい．迷惑メールやゴミメール扱いされることもある．
ただし件名は長すぎず，的確に内容を表すようなものがいい．
「お願い」「連絡」「おしらせ」だけの件名は内容がなく無意味．
相手の名前や自分の名前を書くのも無意味．
「新入生アンケート協力のお願い」など具体的でかつシンプルなものがよい．
◆04◆冒頭に相手の名前と自分のフルネームを
メールの書き始めはまず，相手の名前．「〇〇様」「〇〇先生」
これには意味がある．もしメール送信先を間違えた場合，この名前を呼びかけることで，受信側が間違いメールだと気づく．
送信ミスは誰でも必ずやらかすので，その予防になる．
受け取った方も確実に自分宛てだとわかれば安心して内容を読むことができる．
その後には自分のフルネームを書く．所属組織が必要な場合は所属も書く．
フルネームがよいのは，相手には同じ苗字の人から別のメールが来ているかもしれないからだ．
所属の書き方は相手による．例えば，
龍大内部の人宛 → 「先端理工学部の山田太郎です」
同じ学部内なら → 「電子の山田です」(他に山田がいない場合)
外部の人宛(1) → 「龍谷大学の山田太郎です」 ← 知っている人
外部の人宛(2) → 「龍谷大学先端理工学部 講師の山田太郎と申します」 ← 初めての人
要するに相手から見てどこの誰かがわかることが肝心．
◆05◆署名をメールの末尾につける
署名(Signature)は，必ずつけるべき．署名には次のような意味がある．
メール本文が終わったと知らせる
文の責任者，所属をはっきりさせる
最後に見てもらう部分としてなんらかのメッセージを伝える
ただし，何十行にもなる署名は見にくく，読み手が嫌になる．署名もシンプルに必要な情報を伝えるように工夫しよう．目安は5行以内．
署名はメールアプリで登録できるので必ず設定するようにしよう．
※複数の署名を切り替え可能なアプリもある
◆06◆半角カタカナ・機種依存文字は避ける
メールシステムは，日本語(2バイト文字)をそのまま送ることができない．
相手のメールサーバに送出される前に7bitASCII文字に変換(エンコード)する必要がある．この際に，
半角カタカナ
"①""㌕"や各種絵文字などの機種依存文字
これらは変換されないか，変換されても受信先の機種(OS)によって文字化けしてしまう．
最近はUTF8というコード体系でやりとりできる環境が増えてきたので，文字化けは減ったが，いずれにせよ受信先の環境を考慮して，文字化けのリスクを伴う文字は避けるべきである．
◆07◆本文の過剰な装飾は避ける
多くのメールシステムにはフォント変更や画像挿入などの挿入が可能な「リッチテキスト形式」が許されている．
だが，必要もないのにリッチテキストを使うのは避けるべきで，基本は「プレインテキスト」形式でやりとりをするべきだ．
上記の機種依存文字と同様，受信相手のメールアプリがリッチテキスト(HTML)形式に対応しているか，わからないからだ．
基本はシンプルに使い，必要に応じてHTML形式に変更するようにしよう．
◆08◆元のメールの引用は最小限に
メールの返信をする際に，前のメール内容を引用してそれに対する返答を書くとわかりやすい．
しかし，前のメール全体を引用してしまうと，何に対する返答かわからなくなる．
引用する場合は引用符(">"や"|")を用いて，的確な場所を引用し，それに答えること．
商取引などでは記録的としての意味をこめて，文末に前のメール全文をつけた状態で送信することが慣用である．しかしこれは互いに返信するたびにメール文が長くなるため，場合によってはどこかで整理する必要があろう．
◆09◆添付ファイルは注意深く
ファィル添付には送信・受信共に注意する必要がある．
受信したメールにファイルが添付されていた場合，ウィルスやスパイウェアが混入していないかを確認する必要がある．
友人や知人からきたメールでも，本文に関係のないファイルが添付されている場合は不用意に開けてはならない．
また，ファイルの種類によってはウィルスが混入しやすいものがある．特に実行形式の自己解凍するファイルには注意する．
疑問に思ったら面倒でも送り主に確認すること．
逆にファイルを添付する際には，「xxxxx.xxxというファイルを添付(〇〇KiB)」というふうに，ファイル名とファイルサイズを明記すると，相手は安心して開くことができる．こういうひと手間は面倒でつい省略されがちだが，悪意のあるプログラムを侵入させないためにも，徹底したい．
また，ワードやエクセルファイルは避けてPDFにするなど，リスクの高いファイル形式を避けることも心得ておきたい．
◆10◆メーリングリストは返信に注意
メーリングリスト(ML)は複数のユーザに一斉配信できる便利なメールツールだ．
グループコミュニケーションは，最近ではSNSがその役割の多くを担っているが，ビジネスの世界等で大規模なユーザを抱える場合はMLの方が利便性が高いことも多い．
MLで注意するべきは，返信だ．
返信はMLの設定により，以下のように分けられる
a. 返信すると元のメッセージの送信者個人に返信
b. ML全体に対して配信
c. 返信せず廃棄または拒否
あるMLがどういう設定かはすぐにはわかりにくいため，不用意に返信をするべきではない．
よくわからない場合は，MLに加入した際の説明書を読むか，ML管理人に確認すること．
◆11◆偽メール・詐欺メールに注意
偽メールや詐欺メールは，メールの宿命とでも言うべきもので，特定のアドレスで電子メールを使っていれば，いつのまにか混入してくる．
件名を【緊急！】【重要】などとして急ぐ気持ちを煽り，有名銀行やショッピングサイトを名乗ってくる．
最近はGmailなどでは中継サーバで迷惑メールとして自動分類されることも多いが，それを抜けてくるメールも多い．こういうメールは無視するしかない．
どうしても気になったら「メールのソースを見る」機能を使い，「一番初めのFrom行」(Envelope From)は，それがなければ「Return-Path欄」を確認する．
Return-Pathが，当該組織のものではなく，ランダムなアドレスだったり，受信した自分自身になっていたりすれば，恣意的に改ざんされているとみなしてよい．
いずれにせよ，煽るような件名と文章には冷静に対処すること．
【まとめ】
1. 受信はマメに，返事は迅速にし，受信したメールは分類保存する
2. ドメイン名は名刺の肩書と同じで，使い分けるべき
3. 件名は必ずつけて，内容を的確に表す
4. 冒頭に相手の名前と自分のフルネームを書く
5. 署名をメールの末尾につけて，必要な情報を伝える
6. 半角カタカナや各種絵文字などの機種依存文字は変換されないか、変換されても文字化けする可能性があるため、避けるべき
7. フォント変更や画像挿入などの挿入が可能な「リッチテキスト形式」は必要もないのに使うのは避けるべきであり、基本は「プレインテキスト」形式でやりとりをする
8. メールの返信をする際に、前のメール内容を引用する場合は引用符(“>“や”|”)を用いて、的確な場所を引用し、それに答えることが望ましい
9. 添付ファイルはファイル名とサイズに注意．送信時もファイル名・サイズを明記するとよい
10. MLに返事する際には出した本人かML全体への返信かよく確かめてから
11. 疑わしいメールはReturn-Pathを確認する
◆参考
以上．
2024/4/5