Cosense公開相談会 vol.1 (2024/8/1)
開催日
8/1(木) 14:30 ~ 16:00
参加者
Helpfeel社
sawachin.iconshokai.iconmikimari.iconmune.icon
参加者
職種
企画、データアナリスト、エンジニア、事務、モデラー
アジェンダ
（5分）本企画の趣旨説明
（15分）sawachin.iconからTips, 知見の紹介
困りごとがあれば聞いてから解説
（45分）質疑応答
（30分）バッファ（意見交換が盛んだと、ここも埋まる）
進行
質問や気になることはぜひZoomのチャットで
感想・ガヤ大歓迎です
カメラはオンで反応を見せてもらえると嬉しいです
反応見ながら、話を膨らませます
名前は偽名でもOKです
音声が聞き取りづらい、画面共有されていない場合は
話の途中であっても遠慮なく、音声で遮って良いので教えてください
本日のお土産
書きながら話をします
動画は参加者限定で共有します
みなさんどれくらいオンボーディングとかしていますか？sawachin.icon
うちも1時間くらいオンボーディングやってますー (nishimura)
頻度は新入社員(新卒、中途)が入る都度
事例としては毎日日付ページが作られて、そこに各々雑多なことを書いてコミュニケーションとっています (nishimura)
導入時にやりました。最近、メンバー増えたのでまたやりたいと思います（saki tanaka)
オンボーディングの頻度
新入社員(新卒、中途)が入ったらやってます (nishimura)
事例としては毎日日付ページが作られて、そこに各々雑多なことを書いてコミュニケーションとっています
導入時にやりました。最近、メンバー増えたのでまたやりたいと思います(tanaka)
オンボーディング関連とかで質問・悩みとかあればsawachin.icon
cosenseがまだ前提になっていなくて、オンボーディングは悩みますkmitsuzu.icon
例えばslackは社内で前提インフラになってるので、その使い方は全員一律に有益なのですが、使うかどうか個人に委ねられている状況で、何を伝えたら使ってもらえるか？に悩んでいます
Q 前提として使ってない？
A チームでは使っている状態ですkmitsuzu.icon
隣のチームでは使っていない
隣のチームに広げる時に、オンボーディングのようなものをしたい
オンボーディングは今もその月の入社社員を1回で全員まとめてやっているのか？shokai.icon
何人ぐらいが適切な人数なんだろう
昔は私が社内オンボーディングやっていたのですが、Windowsの人とMacの人がいたり、パソコンのセットアップ系の他のオンボーディングが完了していない人がいたりして、サポートがちょっと大変でした
1回のオンボーディングで使い方をマスターすることは難しいと感じていますmikimari.icon
使いこなせていないメンバーがいた場合どうしていますか
定期的に使い方の添削や追加でレクチャーしてもらう必要もありそう
単純なツールとしての説明と、どのように使っていくべきなのかを一度に覚えてもらうのは難しいと感じていますmune.icon
特に使い方や考え方はCosenseを使いこなすために非常に重要だと考えています
考え方の定着は自己学習でしょうか？
質問・悩み
Cosenceのオンボーディングおよび階層研修の型がなく、ただのメモ書きになってしまっている。
ただのメモ書きを「本人以外読めない」「情報の取捨選択が不十分で情報密度が低い」と捉えましたsawachin.icon 前提
「情報を構造化して、読めるものにする」は難しい
新米コンサルが最初数年パワポ添削を通して鍛えられるスキル
ロジカルシンキング・ピラミッドストラクチャーとして学ぶスキル
卒論・修論で、担当教員から何度も真っ赤に修正されて身につくスキル
だから弊社でも起きています。
特に起きるシーン
「企画」「提案」「戦略整理」「状況整理」のための個人メモ
発散, 脱線が多い会議の議事メモ（1on1, 戦略系会議, 軽い相談） 起きにくいシーン
型がおおよそ決まっているもの
商談議事録、営業の案件ログ、定例会議事録、運用テンプレート、イベント準備ページ
「何を」「どの順序で」書くべきかが整理されているのがポイント
上手く書けているメンバーが積極的に書いているチーム
普段見ているものと近しいメモを書いてくれる
防ぐために以下のような取り組みをしていますsawachin.icon
すぐできるアクション
前回ページの複製から始める
「読んでもらう」を大事にする
口頭補足することは先に書いておいてもらう
会議で話す順序に並べる
をしてもらうと読めるようになりますsawachin.icon
お忙しい人相手こそ「書いて共有」をよくやります
基礎力アップのためにしていること
Cosenseオンボーディングの実施
「書き方」は積極的に添削をする
質問の背景にある問題は、「個人が作成した資料が見つからない・ほかページにリンクしていない」でした（NP小川
どこともリンクしていないページが当社多くなっている
「書いて、以上」
書いた情報が価値があるケースがある
同じ人が同じようなページを何回も作っていたりする
自分の考えを整理するためのメモとしてCosenseを使っていることがある
私も似たようなことがある（Tanaka）
Cosenseに書いておこうというのをする
リンクをつけるのを忘れてしまう
「書いて満足」みたいなところ
Cosenseの導入推進者が赤ペン先生のようにリンクをしてくれる
リンクをつける癖はつきました？sawachin.icon
だいぶつきました
他の人のページにもつけるようになる
よって、「Cosenseで探して更新する」「リンク記法を用いる」を習慣化できていないことが課題ですかね...（NP小川
A.リンクされていない記事は誰かが1回目に見つけた時に、見つけた人がリンクするようにしているsawachin.icon
sawachin.icon/ shokai.iconも最初はリンクつけてないことがあります
2人とも自分の書いたページを読み返します
読み返したときにリンクをつける
マニュアル等の情報の正確性を担保する運用が確立されておらず、野良マニュアルが増加してしまい、Cosenceで管理する情報への信頼性が低下している。
一例として上手くいったケースの話をすると…sawachin.icon
「見つかる」を中心にナレッジマネジメントすると上手くいきやすい
https://scrapbox.io/files/66a88773cca671001cfef1ee.png
https://scrapbox.io/files/66a88776d912ac001c9b3848.png
「正しい」よりも「見つかる」が優先
新人をターゲットに、新人が見つけられるを重視
「全文検索」でしか見つけられないはよくない
あなたにとっての見つけにくいは他の人にとっても同じ
細かい質問ですみません。挿入する画像のサイズは調整できない認識であっておりますでしょうか。
CSSで実現できる範囲なら可能ですsawachin.icon
[画像URL]を[[画像URL]]にすると、横幅いっぱいまで広がりますshokai.icon
どういうシーンでのお困りごとでしたか？sawachin.icon
メンバーから聞かれたことでした（tanaka）
画像クリックする前の画像で文字が小さくて読みにくい
例：マニュアルを書くとして
ボタンのキャプチャを貼り付けたら、大きくなりすぎた
Retina画面でキャプチャした画像をアップロードすると解像度の情報がなくなっていて、表示時に2倍のサイズになってしまう現象ですねshokai.icon 私もちょっと困っています
解決方法はなんとなく浮かんでいるので、検討します
直近の悩みは同じようなページがつくられてしまうこと、過去につくったページの更新ができていないことです。
よくお伺いしますsawachin.icon
300 ~ 400ページくらい超えた会社さんから聞く
この傾向の会社さんはタイトルだけで見つけようとしているケースが多い
ルール作りとメンバーへの周知がされていない
リンクの活用と2 hop searchの活用をお勧めします
「見つからない」が諸悪の根源です
探し方を最初に揃えていただくのが良いかと思います
メンバーに言ってもうまくやってくれない。
みたいなケースがあったら言ってくださいsawachin.icon
一緒に伝え方を考えます
事例紹介
目標をうまくたてられていない。導入成果として、あったらいいを超えて、なければならないと説明のつくロジックが立てられていない
僕らも課題感は持っていますsawachin.icon
使ってみないと価値を感じづらいサービス
使っていない上司にどう伝えるかが難しい
稟議を伝えていただくものそのままをサービスサイトにしていますsawachin.icon
今、月ごとのページ作成数や閲覧数を数字にして見ていますkmitsuzu.icon
具体的に何ページ作っていたら継続判断なのか？が難しく
線を引いてしまうと、変なバイアスがかかる気もしています
ページの閲覧数や編集回数は何かを測定するのですが、それ自体は目的ではないので
定性的なストーリーを先においていることが多いですsawachin.icon
発信数 → お互いの学び合いの数 → 企画の品質が上がる
ありがとうございますkmitsuzu.icon
情報を集約する方法
背景
議事録が書かれるようにはなっているが、情報がまとめられたページが作られにくい
他の人が作ったページを更新しづらいという気持ちが大きいのかなと思います。
sawachin.iconがやっていること
以下の話を初期に伝えます
最初からいいページ作るのは難しい
それ求められたら書くのしんどいですよね
チャットっぽいラフなやりとりを残すようにしているsawachin.icon
まず作業や調査の記録ページは、ただの記録として作りますshokai.icon 1つの記録ページの最後でサッと解決した場合
記録ページ自体を書き直す
ストーリー立てて書き直す
何に困っていて、最終的にどうやったのかを軽くまとめて、上の方に書いておく
1つのテーマにそった記録ページがたくさんある場合
1段字下げして軽くサマリーも書いたリンク集です
例：3つの調査を元に新機能を作るという様な場合
新機能を検討するページに、これまでの調査3つのまとめも掲載する
https://scrapbox.io/files/66ab37fa2f3e19001db8ceb8.png
https://scrapbox.io/files/66ab35dcc5ea2e001daa0919.png
まとめページを探さなくても、個別の調査ページから「content dprってなんだっけ」で2 hop searchすればcontent dprについて調査してるページを全て抜き出せる
もちろんまとめページ側から検索する事も可能
https://scrapbox.io/files/66ab36ffc302e1001d7ebcab.png
整理されたまとめ情報を新しいページで作るmikimari.icon
先輩たちが試行錯誤したページをリンクとして貼る
他の人が書いたページを更新するときmikimari.icon
「このページのここの部分にこういう理由で修正を入れました」と作成者にメンションする
自分が変更したい内容に自信がない場合は先輩に「こうやって変更してもいいですか」と確認を入れる
初期にオンボーディング時、画面共有された状態で「こういう理由で＊＊に変更するよ」と添削してもらう。mune.icon
添削されるのは当たり前なんだ、最初から完璧にまとめなくていいんだとハードルが下がった。
他の人（特に自分よりも年次上の人）の変更する時は追記や変更理由を明記
自分がわからなければ、他の人もわかりづらいかもしれないという謎の正義感を自分に言い聞かせる
【改善要望】引用の時に空白を入れると箇条書きマークが出るので、出ないようにしてほしい
現状、RDSのテーブルやカラム名に問題があり、Cosenseがすごく役に立っています。
テーブル名やカラム名をブラケットできるように現状、SQLはコードブロックではなく、引用で書くようにしていますが以下のようにスペースを入れると、
SELECT *
FROM job
WHERE ・・・
ORDER BY
- が入ってしまい、copy plainした時に ・ に変換されてしまうため、置換をしてSQLを実行するようにしている状態なので、この仕様を解決していただきたく思っています。
なるほど。これは確かにありますねsawachin.icon
コードブロック記法だとブラケティングができない
うーん、これはかなり難しいですねshokai.icon
コードの中の[と]を無視してコピーしたい
そういうケースはあまりない
作ってみましたshokai.icon
私だったらSQLの中にカッコは書かず、SQLの外側に説明テキストにしますねshokai.icon
その方が他の人がコメントしやすいし
public projectに参加する時に、メールアドレスが公開されることに抵抗があることがありますkmitsuzu.icon
参加者じゃなければ見えないですが、参加者であれば見えてしまう状態ですねsawachin.icon
一方、匿名性が低いお陰で、サービスを無償利用できるようにしつつも、誹謗中傷・犯罪・トラブルが非常に少ない状況を保てている要因にもなっていますねshokai.icon
セキュリティ観点で
使って欲しくない機能をdisableしたいですkmitsuzu.icon
翻訳に関してはProjectごとに可能ですsawachin.icon
気付いておらずでした。ありがとうございますkmitsuzu.icon
このへんの機能はproject settings画面でオンオフできますshokai.icon
https://scrapbox.io/files/66ab2d00744dbc001d2687cc.png
ありがとうございますkmitsuzu.icon*2
OCRはファイルアップロードと同じGoogle cloudの機能ですが、それでもダメでしょうか？shokai.icon
ありがとうございます、なるほどですkmitsuzu.icon
ファイルの配置先と同じところへの送信なら、OCRは相談すればOKになりそうな気がします
NGならファイルアップロードもNGになるはず
もっと根本的には、どの機能がセーフなのかがわかりにくい、かもしれません
いずれも情報の再委託範囲、などとして整理できるかもしれません
自信がなくなってきました
外部サービスを使った全機能は、その外部サービスに蓄積されて学習データとして利用されないようになっていますshokai.icon
どの機能がどういう仕組で動いているのか全て公開すれば解決するような、いや、そうでもないような気がしますねshokai.icon
私が社内のセキュリティルールに精通できてない部分もありますkmitsuzu.icon
安全に倒そうと思ったときに、安直にdisableを思い付いた経緯でした
すごく困っている、という状態ではないです
【改善要望】ほかドキュメントツールにコピー&ペーストした時にインデントを合わせたい
特に外部の会社と仕事をするとき
Cosense使っていないことが多い
Google Document, Notion, Wordとかに貼り付けて…というシーンで困る
URLをよく貼り付けるのですが、リンク記法で貼り付けたいですkmitsuzu.icon
コンフルエンスのページタイトルをコピーすると、OSによってはテキスト＋URLのコピーになります
cosenseに貼り付けるとテキストのみ残ります
あれがどういうものなのかあまり理解してなかったです
強い要望ではないです
なるほど。コピーすると2種類以上のデータがクリップボードに入るサービスがたまにありますねshokai.icon
URLのみ
タイトル + URLの形式
次回以降のやり方をアンケートをしたいです！sawachin.icon
本日やってみての感想
オンボーディングで伝えるべき、基本的なことを私自信知らない事に気づきました（NP小川
よって、当社のCosence活用は伸びしろがかなりありそう...w
要望を直接言える場少ないのですごくいい取り組みだと思います
あっという間に感じましたkmitsuzu.icon
次回に向けてこう改善したい
何の課題、イシューについて話すか決めておき、参加者を集める形式はいかがでしょう？（NP小川
世の中のユーザー会など、課題と失敗・成功談を起点に人を集めていると思いました
+1kmitsuzu.icon
確かにそうですねsawachin.icon
事例ベースとか良さそう
次回、このテーマを扱ってほしい
他社のこんな事例を知りたいとかもくださいsawachin.icon
例：「Helpfeel社が考える理想のナレッジマネジメント」とかでもOK
Cosenceの伝道師を属人的にせず、仕組み化する方法を考えたいです（NP小川
これは私もですsawachin.iconmikimari.iconmune.icon
Cosenseの資料はあるけど、オンボーディングのための会議がない状態（NP小川
次回、このテーマにしましょうsawachin.icon