Cosenceの伝道師を属人的にせず、仕組み化する方法

自己紹介

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600名で30万ページ

1人で導入推進をしていた

そもそもなぜ伝道師とは

１ 伝道に従事する人。キリスト教では正教師の資格を持たない伝道者。補教師。

２ （転じて）物事のよさを人に伝えて広める人。「日本酒の伝道師を自称する」

「エバンジェリスト（evangelist）」とは、IT業界の新しい職種、あるいはその役割を担う専門人材のことです。

もともとはキリスト教の「伝道者」の意で、ITのトレンドや技術について、ユーザーやエンジニアなどに分かりやすく説明し、啓蒙することを仕事とします。自社技術の価値を伝え、高める専門職として、最近、IT関連企業でポストとして新設するところが増えています。当然、技術やサービス全般に精通したエンジニアや開発者出身の人がほとんどです。

狙う効果はきっと「ツールの浸透」

今回は「営利団体へのツール浸透」を目的とした伝道師活動を考える

営利団体へのツール浸透だと、実は伝道師だけでは意味がない

どれだけ良いと言われていても使わない

以下が揃わないとダメ

1. ビジネスでの必要性

2. トップ / リーダーの巻込（意識改革）

3. 伝道師活動

1,2,3すべてが満たされる

リーダーがこんなアクションをするとナレッジマネジメントが始まりやすい

宗教でもあること。弟子たちを通じて体系化・伝承されている

書き留められて、再解釈されるのが大事

1回引き継がれた人が伝えるときにドキュメントを起こす

メンバーにとって負荷の低いことから始める

「ナレッジを持っていること」と同等に「シェアしてくれること」を率先して評価。言葉にする

運び手を評価する文化

業務負荷削減・知識継承の文脈で訴求

ナレッジマネジメントはメンバーが始めることが多い

知識がなくて困っているのはメンバー

リーダーは自分で成果を出せばいい

マネージャーになったときにはじめてナレッジマネジメントの必要性に目覚める

①ルールを用意しつつ、②相互シェアの機会を上乗せする

最低限のドキュメント品質基準

負荷的な洞察や改善提案の共有

横断的な知見・コミュニティへの貢献

解像度の高い課題の共有

具体性と深掘り

共感と共通認識の形成

解決策の質向上

黒帯制度

「聞いてよ」

困っていることを共有する

困っている事をとりあえず言葉にして表明する

課題感の共有は盛り上がりやすい

自分はこんな風にやって解決できたよ！をシェアする

how to, ジマンよりもhelp

課題感の名前をタイトルにしている

→ 解決したくなる

言語化せずとも、場の雰囲気と看取り稽古で運べてしまう

「ナレッジマネジメントおよび報告で必要な言語化力」とは、個人が自分の持つ暗黙知や経験、洞察を、誰にでも理解できるように明確かつ体系的に言語や図解で表現する能力を指します。つまり、単なる文章作成能力だけでなく、情報を整理し、本質を抽出し、わかりやすい形で伝達する「翻訳者」としてのスキル全体を意味します。

どんな環境だと育つの？

「説明」が求められる職種において、レビュー / フィードバックの機会がある

Helpfeelで言語化力が最初から異常に高い人の共通点→博士

言語化に赤をn回つけられる

レビューでは何を見るといいの？

明確性（Clarity）

具体的な表現:

あいまいな表現を避け、具体的な事例や数字、事実をもとに記述する。

簡潔さ:

無駄な情報を省き、必要なポイントだけを的確に伝える。冗長さを排除することが重要です。

体系性（Structured Organization）

論理的な構成:

情報の流れに一貫性を持たせ、導入、背景、問題点、分析、解決策というような論理的なシーケンスで文書を構成する。

見出しや箇条書き、図表を活用し、情報が視覚的に整理されることで、全体像がすぐに理解できる状態を作る。

具体性（Specificity）

詳細な事例の提示:

理論や抽象的な概念だけでなく、実際の経験や事例、データを交えることで、読者がイメージしやすい内容にする。

コンテキストの提供:

なぜその情報が重要なのか、どのような背景があるのかを明示し、単なる「事実の羅列」ではなく、背景や文脈をしっかり伝える。

再利用性（Reusability）

汎用性のある記述:

特定の状況だけでなく、さまざまな文脈で再利用できるような普遍性のある記述やフレームワークを意識する。

ドキュメントのメンテナンス性:

情報が更新されやすい形で構築され、誰でも修正・改善できるような設計にする。

視覚的表現（Visual Communication）

図解・チャートの活用:

複雑なプロセスや関係性は、テキストだけでなく図表やフローチャート、マインドマップなどを用いて視覚的に表現する。

レイアウトとデザイン:

読みやすいレイアウトやデザインに工夫を凝らし、情報のハイライトや強調が適切に行われるようにする。

フィードバックと改善（Feedback Loop）

レビューサイクル:

作成したドキュメントに対して、上司や同僚、専門家からフィードバックを受け、繰り返し改善するプロセスを取り入れる。

自己評価の仕組み:

定期的に自分の言語化スキルを振り返り、どこが改善点かを認識できるような自己評価やメンター制度を活用する。

せんださん

「言語化する人が大事」に対して「あー確かになー」となりました

研究室だと教授などが知識を持っている。でも意外にこの人たちは言語化しない

言語化する人

箇条書き文化の鍛え方

sawachin.icon

冗長になる人が多い

5秒でしか喋れないとしたら一言で何を言う？ ･･･ 優先順位を強制する

それをインデントとして高い方にする

まずは一緒にやってあげる

中途で入社された方など

情報の整理をする訓練 → 考えを深める

順序

要素同士の関係性

A or B のレベルから

心理的安全性

田川

ビジネスでの必要性がわかっているけど腹落ちはしてなかった

きちんと腹落ちさせた上で伝えていく必要があるなと思いながらお話を伺っていた

議事録で使い始めているが、パワポで発表することが多いので難しさを感じている

パワポの使い方次第

他部署展開のときだけ、パワポにするとかしている

毎回転記してるなら最初からCosenseでよいかーとなった

ビジュアルがある資料

スクショを貼って、そこに各々のフィードバックを貰う形

ドロー(Draw)という機能があるので直接書き込むことも可能

さくらいさん

課題感をタイトルにするのtipsをもう少し知りたい

1. 実は…ではじまる相談したいこと

2. 少しでも進捗のあった聞いて欲しいこと

１週間も動いていてこれがなければ「おかしい」

Helpfeelでは

自由にさせてもらっている分は報告しなければならない

報告することで他人のミスを防げるならしなければらない

積み上げ式だと「困らない」

期限・目標があって、達成できないことが見えると「困る」

基準を明確して、共有する

達成を協力する関係

（ピープル, プロジェクト, ナレッジ）マネジメント

→ 育成でも分解してみる

譲れないポイント、気にしているポイントの整理から