日報と週報でのPDCAサイクル

例に漏れず天才型のマネジメントではなく、凡夫がパフォーマンスを底上げするためにやっている地道なものです

なぜ日報を書くのか

セルフマネジメント力の強化

上司やマネージャーなどフィードバックくれる人がいない状況下で自分で改善する力を身につけるため

日報フォーマット

■ 今日のハイライトタスク

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■ 今日の時間別の取り組み

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■ 今日のレビュー

▼ KEEP（良かったこと）

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▼ PROBLEM（悪かったこと）

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▼ TRY（改善するためのチャレンジ事項）

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■ その他のトピック

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■ 今日はじめて会った人

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■ 今日のTrelloのログ

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■ 日々改善したいアクション内容 / 毎日の行動目標

☑ Scraobox書く

☐ 必読リスト読む

☐ 明日のタスク整理 / 日報フォーマット立ち上げてハイライトタスク書く

☐・・・

項目別の理由

https://scrapbox.io/files/64259e04169a3e001b3388f9.png

バッファが無いとメンバーの緊急時にフォロー入れないし、状況によってはチームが詰む

繁忙期や成長期の組織については①だけでいっぱいっぱいということもある

「今日の時間別の取り組み」

日々の時間の使い方を平日 / 休日問わず書く

大前研一さん曰く

人間が変わる方法は三つしかない。一つは時間配分を変える、二番目は住む場所を変える、三番目は付き合う人を変える、この三つの要素でしか人間は変わらない。もっとも無意味なのは、｢決意を新たにする｣ことだ。かつて決意して何か変わっただろうか。行動を具体的に変えない限り、決意だけでは何も変わらない。

なのでそのために実際に使った時間の計測は大事

「休憩」タイミングも、プライベートの予定も赤裸々に書いておくことが大事

誰に見せる分けでもなければ都合よく見せる必要もなくありのままに書くことが大事

臭いものにフタをして現実直視できないと改善できるものもできなくなる

「時間」は平等なリソースなので、なにか変えたいのであれば時間の使い方を変えるのが一番

「住む場所」「付き合う人」が変わると結果として「時間」の使い方が変わる

昔はなんとなくトピックだけ書いていたが、セルフマネジメントとして振り返るのにKPTは良いフレーム

最初は日々の中でKeepだけProblemだけしか書けない日があるかもしれないけど、なるべくKPTの全ての要素を埋めようとすることが大事

特にKeepが出てこないと良いところの発見能力が落ちるし、他人にも厳しくなりがちになる

「その他書いているもの」

調べごとしたり、刺さった言葉なんかはトピック欄にコピペしたりしてる

日報内にその日はじめて会った人をメモっておくと再会したときに初回なんのきっかけで話したか思い出せる

特にネットワーキングが多かった日は名刺もらっている人は全員書く（それでも忘れるときは忘れるw）

Trelloでその日にやったカードを画像でキャプチャして貼っておく

Evernoteは画像内のテキスト検索が可能なので、あとからいつそのタスクやったか全文検索で日報のノート抽出できるのがよい

日々改善したいアクション、毎日やることリスト

これはTrelloの繰り返しカードで昔は管理してたけど、日報側での管理に変更した

理由は毎日やるアクションがTrelloだとおろそかになりがちになった

惰性でチェックマークいれるケースが多い

日報自体でチェックボックス管理すると、KPTの振り返りで一緒にレビューしやすい

なぜできなかったか、改善するには？

またKPTのTででてきたトピックを新しく日報のアクションリストとして追加するのがおすすめ

大事なことはこのフォーマット自体をアップデートし続けて自分なりの運用に落とし込んでいくこと

日報で日々のToDoや週次のToDoはアップデートされていくのでテンプレートは都度更新する

https://scrapbox.io/files/6425a253db9ba4001bae5655.png

日報だけだと中長期の視点がおろそかになりがちなので、週終わりの日曜日に週次単位の振り返りを日報とは別で行っている。

一時期週報をやめていた時期があるけど、週次で振り返りしないと近視眼的な意思決定しがちになった

■ 週次のアクションレビュー

▼ 先週決めた仕事のアクションリストの達成度

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▼ 先週決めたプライベートのアクションリストの達成度

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■ 週次のレビュー

▼ KEEP（良かったこと）

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▼ PROBLEM（悪かったこと）

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▼ TRY（改善するためのチャレンジ事項）

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■ 来週のアクションリスト

▼ 仕事

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▼ プライベート

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■ 週次のアクションリスト

☑ 一週間の振り返りを行う（中長期の目標からのブレイクダウン）

☐ 一週間に二回ジムに行く

☐ ・・・

週報の中身

前の週に決めていたアクションリストの進捗を振り返る

アクションリストは「期日あるタスク」ではなく、なるべく第三象限タスクを並べる

とはいえ週によっては現場仕事の山場もあるので第一象限がたくさん出る週もある

週次の振り返りをするときは年単位や中期計画を見ながら振り返る

振り返る際には週での傾向を見るためにその週の

その月の最終週は月次単位の振り返りを行う

その際には過去一ヶ月分の週報を振り返る

1週間のリズムの作り方はパークシャCEOのUenoyamaさんのツイートが参考になる

仕事術①: 「１年を50週のゲームに分解し、毎週前倒しで勝ちに行く」１年は休みを除くと約50週。毎週日曜夜に週ゴールを設定し月〜水で完了を目指す。水曜に完了すれば未来の事を妄想。終わらず凹むのは問題なく、毎週末一喜一憂するのがコツ。毎週が漫然と過ぎるのが結構危険。

仕事術②: １週10手しか打てない制約を入れる：今週10個しか行動できなかったら何をするか？を考える.一つのアクションで効果が最大レバレッジされる施策を考える。気合い入ると手数が多くなりやすいが、２割の施策が８割の成果を生む、狙いを定め一刀両断するイメージ。

仕事術③: 各曜日や時間帯に「色(ルール)」を入れる：午前午後、各曜日どのような特性の仕事を入れるか自分にルールを課す。例：日曜午後が構想/計画→月～水が実行→木曜はDeepThink→金曜は全社MTG etc. 「自分に合う型」が見えると次何をするかの意思決定が省略され１週間がだいぶ長くなる

事術④: 日常をエンタメ化する：毎週Chalenderを振り返り、テンション上がった仕事下がった仕事を色分け。毎週振り返ることで自分の性格&感情の解像度を上げ、自分の身体が喜ぶ仕事の比率を上げる。結果日常がエンタメ化され日常のエネルギーレベルが上がりアウトプットが上がる