inbox-zero

たとえば受信箱にメールが溜まってくると、いちいちタスクとしてタスクリストに登録するのではなく、受信箱にメールを置いたままにしておき、その中から次にやることを探すようになります。受信箱をタスクリストのように扱ってしまうのです。それはタスクリストが二つに分裂することを意味します。

こうなると、一つのリストを片付けているときにも、もう一つのリストのことが気になってしまい、「今自分がすべきなのはこれ」という確信が揺らぐようになってきます。危険な兆候です。

さらに、inboxはオープンリストなので、常時新しい案件が流れ込んできます。どれだけ実行してもそのリストは「終わり」にはなりません。どこかの瞬間に中身がゼロになっても、新しいメールが入ってきた途端、タスクが発生してしまいます。inboxは終わりのないタスクリストなのです。

そこで、受信箱をタスクリストとして使うのをやめ、中にあるメールを〈処理〉して、inboxを空にすることを一つのタスクに設定します。この場合の処理とは、二分でできることは実行する、タスクを見定めリストに追加する、資料だけ取り出してアーカイブする、といった行為のことです。

一旦そうしてゼロにしたら、次にinboxを処理するときまではinboxのことは考えずに、クローズしてあるタスクリストに取り組みます。これでようやくタスクの実行に「終わり」が定まります。その「終わり」の感覚は、自分が状況をコントロールしている感覚に強く影響を与えます。

常に何かが流れ込んでくるinboxに振り回されるのではなく、自分が状況に作用を与えられる主体感を取り戻すための手法。それがinbox-zeroです。

ちなみに、うまくinbox-zeroを回すためのポイントは、「そもそもinboxに入ってくるものを減らすこと」です。不必要なメールは遮断したり、あるいは何かしらの設定でinboxに入らないようにしておけば、inboxを処理する負荷は確実に下がります。

日本語の情報源では、堀正岳さんによる『Gmailで実践する「インボックス・ゼロ」』（※）がこの仕組みを詳しく、かつ現代的に解説してくれています。

■inbox-zeroの特徴

・受信箱をタスクリスト代わりに使わない

・一度ゼロにし、次回確認時まで気にしないようにする

■inbox-zeroが合う人

・作業を電子的な情報処理で実行することが多い人

・ひっきりなしにタスクが発生する人