報告書作成の注意点

報告書を作成し、提出した時点で自分の仕事が終わったと考える人は少なくない。

しかし、受け取った側はそこから判断しなければならないので、内容を十分理解できるものが要請される。

我流の表現を避け、読みやすい文体、用字用語を用いてわかりやすい文章を書くよう心掛ける。

言うまでもなく、金額や数字を扱う報告書においては、正確に記す。

数字は１桁１桁確認するとともに、必ずデータで裏付けされたものであるということが重要である。

誇張したり、ウソとは言わないまでも取り繕ったような内容表現にすると、後々その処理に苦慮することになる。

報告書を書く前に、過去の経緯や現状を十分把握し、問題の本質をとらえてから取り掛かるべきである。

簡にして要を、つまり読み手に誤解を与えない明快な表現が要求される。

あいまいな表現を使用したり、難解な表現、まだ一般化していない新語や造語、外来語を使用することは避ける。

また、構文自体も単純化する。

ダラダラとした文章を書くより、１字１語でも削って、凝縮した文章を書くことが、「簡」にして「要」を得た明快な文章を書くコツである。はたしてそうかな

報告書の作成に何時間、ましてや何日も掛けているようでは、時間の浪費であり、コスト意識が欠如していると判断されても仕方がない。

文書規定がある会社では、何日以内に報告するという定めがあり、その期限に従えばよいが、ない場合には報告書の提出期限を確認する。

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