全社向け案内作成tips
Tipsを押さえてROI高い案内を作ろう
全社向け依頼では、案内文作成が必須
人が多くて、口頭ベースでは時間かかりすぎる
30人もいたら、案内文作った方がROI高いtsawada.icon
「忘れちゃって…また話してほしい」が結構発生する
自分が直接伝えられないcaseも増える
資料に言語化しておくことで、代わりに伝える人が「伝えきれないリスク」が激減する
全社案内をするときは
全社案内と言いつつ、「人に依頼する」時のポイントが多分に含まれていますtsawada.icon
1.iconできるだけWhyを伝える
伝えるポイントは
なぜ全社員に案内しないといけないのか。
全社員にどんな影響があるのか。
知っていないと（対応しないと）どんなデメリット・リスクがあるのか。
全社員が対応してくれることで、案内している人がどう嬉しいのか。
Whyはしつこいくらい伝えておくtsawada.icon
案内文章の半分くらいがWhyになっても大丈夫。
「そんなのわかってるよ」という人は読み飛ばしてくれるから気にしない
whyが少ないとデメリットが大きい
意義、メリットが見えないため重要度が上がらず、他の業務優先させてしまう
「本当に大事な依頼なら…またリマインドしてくれるだろ」と考えちゃう
「期日ギリギリにやったらいいや」とギリギリにやって「対応に結構時間かかるやつだった…期限遅れて大丈夫？」と問い合わせが来る
Whyが伝わると起こることtsawada.icon
「うわ、ちゃんと対応しないとだめだ！」と主体的になる
早めに対応して、案内者が見えていないようなリスク・細かい部分を見つけ、報告してくれる
つまりWhyが伝わっていると、「全社案内時に完璧な事前調査」ができていなくても、滞りなく対応が進む
これが最強tsawada.icon
「対応してもらう人にしっかりと意義を感じてもらい、主体的に対応してもらうこと」が一番のリスクヘッジ 2.icon依頼の場合、「期限」を全体スケジュールの延長で伝える
10/23(金)までにとだけ伝えない
「10/30(金)に〜〜をしないといけないため10/23(金)時点で皆さんの対応が終わっていると助かります」と伝える
「期限を過ぎることでどんな被害があるか？」をイメージしてもらうのが大事tsawada.icon
日付だけ来ても「どれだけ厳格に守るべき期日なのか？」はわからない
1秒遅れたらまずいのか
実は翌日でも大丈夫なのか。
厳格さは、各々が勝手に決めちゃう
楽天的な人は…「実は翌日でも大丈夫だろう」と思うし
堅実な人は…「ああ…遅れたらまずいから、他のタスクより優先してやろう」と思う
（実は他のタスクの方が…重要度も優先度も高かったのに、期限を明確に決められているゆえに…優先して対応しちゃう。とかあるある）
3.iconWhyとは逆に…「作業」の手間は減らしておく
「時間かかりそう…」「大変そう…」と思われると、すっと放置されやすいtsawada.icon
※Whyがしっかり伝わっている場合は別
Whyがわかると…大変でも…読みにくくても…作業が細かくても、頑張ってくれる
「めんどくさい」「わかりにくい」と思われたら負け
書いたことは、多分読まれていないです。
必要な情報だけしっかりつたわる。読んでもらえるように。
手間を減らすポイントとしては
1. そもそも作業の手間は減らしておく
特に「注意するべきポイント」は減らしておいてあげると良いです
作業時に意識することが増えるほど…認知負荷が高まるため「大変」と思われやすいです
2. 直感的にやったら…だいたいうまくいく。設計にしておく
依頼する相手が普段使うツール・見るサイトに合わせたデザインにしておく
独自ルールで作られたGoogle Spreadsheetとか、ミスが増える
会社で使うchat toolなどに合わせる
これらのサービスに触れている時間が長いので、違和感なく使える
「全部一気に伝えて理解してもらう」は無理tsawada.icon