PIMの詳細解説ページ

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個人情報管理(PIM)の活動

デボラ・バロー: 1995

PIMの実行方法を理解するため、1995年に以下の5つの副活動に分類した

獲得

情報空間に含める情報の決定、定義、ラベル付け、グループ化

組織化と保存

後の検索のための情報の分類、命名、グループ化、配置

維持

古くなった情報の更新、情報のバックアップ、情報空間からの情報の移動または削除

検索

再利用のための情報検索のプロセス

出力

ユーザーのニーズと目的に基づいた情報空間の可視化

バローの枠組みは、ファイル階層を中心とした一元的なシステムとしてPIMシステムを扱っている。

リチャード・ボードマン: 2004年

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図1: リチャード・ボードマンによるPIM活動とPIM外の活動

バローのPIM活動の分類は、リチャード・ボードマンの分類の基礎となった。

ボードマンは、情報内容の更新は情報項目の内容を扱うものであるため、PIMの一部にはなり得ないと主張した。

また、可視化はコンピューターによって行われ(ユーザーではなく)、すべての副活動に存在すると主張した。彼は4つのPIM副活動を以下のように説明している:

獲得

情報空間での命名および/または配置(の決定)

組織化

情報項目の配置、名前の変更、移動、新しいフォルダの作成

維持

情報空間からの情報のバックアップと削除

検索

情報のブラウジング、並べ替え、検索

バローのPIMモデルは、大きな中央図書館のようなものだと考えてください。

図書館全体（一元的なシステム）

・本の収集（獲得）

・本の分類と配架（組織化と保存）

・古い本の更新や修復（維持）

・本の検索（検索）

・図書館カタログの作成（出力/可視化）

この図書館では、すべての活動が一つの大きな建物内で行われ、図書館員（ユーザー）がすべての作業を管理します。

ボードマンの視点:

ボードマンのPIMモデルは、複数の専門図書館が集まった図書館複合施設のようなものです。

各専門図書館（異なるソフトウェアアプリケーション）

・新しい本の受け入れ（獲得）

・本の分類と配架（組織化）

・古い本の除籍や保存（維持）

・本の検索（検索）

この複合施設では、各専門図書館が特定の種類の情報（例：科学書、文学書）を扱い、コンピューターシステムが本のカタログ作成（可視化）を自動的に行います。図書館員（ユーザー）は本の内容を更新する作業は行いません。

ウィリアム・ジョーンズとジェームズ・ティーバン: 2007年

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図2: ニーズと情報間のマッピングを確立、使用、維持する努力としてのPIM活動

ジョーンズとティーバンは、PIM活動を3つの主要なグループに分類した:

保持活動

将来のニーズと将来の可用性に関する単一の情報項目に焦点を当てた決定

(再)発見活動

PSI内の情報に対するニーズによって駆動される

メタレベル活動

PIC内のPSIのメンテナンス(構成と保存)と組織化(スキームの選択と実装)、プライバシーの管理、PSIの評価、情報の意味づけ、情報の配布

この枠組みは、ボードマンやバローのものよりも一般的であり、ユーザーの個人情報空間全体を含んでいる。

著者らはこれらの活動をさらに詳細に説明している:

探索

ニーズや目標を満たすために情報にアクセスするための活動。

論文を書く例を考えると、主題に関連する論文を見つける必要があり、これらの論文を検索し発見することに関わるすべての活動がこのカテゴリに含まれる。

保持

現在検討中の情報項目に関する決定と行動で、後の検索に影響を与えるもの。

これは単に、情報を破棄するか保持するか、そしてどのように保持するかを決定する必要があることを意味する。

上記の論文の例を考えると、多くのウェブページを訪れ、それぞれについて、それを残すか、大きな関心がある場合(論文のため)にウェブブックマークとして保存したり、印刷したり、特別な参照形式(例: bibtex)で保存したりする。

これらの活動は非常に頻繁に発生し、1つの情報項目に焦点を当てている。

再発見

以前に見た情報を見つけるプロセス。

組織化

情報項目のコレクションに関する情報スキーマについての決定と行動。

論文を書く例を考えると、参考文献を整理し、参考文献の命名方法を決定する(例: 著者の姓、年)、構造化、タグ付け、注釈付けなどを行う必要がある。

これらの活動は散発的に発生し、コレクションに焦点を当てている。

維持

個人情報コレクションの構成と保存に関する決定と行動。

上記の例の参考文献を考えると、どの新しい項目をコレクションに追加するか、どれを削除するか、コレクションをどのようにバックアップするかなど。

マトヤシュ・クルユン: 2009年

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図3: リチャード・ボードマンによるPIM活動とPIM外の活動

この枠組みはボードマンのものに基づいており、4つのPIM副活動を含んでいる:

獲得

組織化

維持

検索

しかし、PIM活動間に厳密な境界を設けず、むしろPIM活動が重複している(単に交互に発生するのではなく)と想定している。

獲得

獲得は図3に示されているように、作成、受信、発見の3つの異なる方法で行うことができる。そして、これら3つのソースのそれぞれを、以下のいくつかのモードで獲得することができる:

手動で獲得された情報(作成されたファイル、手動で保存されたインターネット文書)

半自動的に獲得された情報(送信フォルダに自動的に保存される作成した電子メール、事前定義されたフォルダにダウンロードされたインターネット文書)

自動的に獲得された情報(受信した電子メール、RSSフィード)

手動で獲得された情報については、決定した時点で私たちの決定に基づいて(再)命名および/または情報環境に配置できる完全な制御権がある。

一方、自動的に獲得された情報は、その獲得を制御できずに事前定義された場所に蓄積される。

半自動的に獲得された情報は、獲得にはまだ私たちの行動が必要だが、命名や配置、獲得時間などの一部の行動は私たちの介入なしに(例えばアプリケーションによって自動的に)行うことができる。

組織化

ユーザーは他の活動中にも組織構造を変更し(小さな部分であっても)、そのような多くの小さな変更が漸進的に(既存のスキーマの小さな部分について考え直しながら)PICとPSIの構造と組織を変更する。そのため、情報組織化は図3に示されているように、他のすべての活動と重複している。

維持

2つのタスクを考えてみよう:

散発的な活動としてこの机を整理しよう

毎日の電子メール受信トレイの整理(項目の移動、ファイリング、削除)

両方のタスクに組織化が含まれている。

クリスティーナ・M・フィネラン: 情報保持フレームワーク: 2011年

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図5: 保持活動フレームワーク

情報項目の獲得

破棄または編集

保持

貯蔵文献からの保持行動への潜在的な影響:

所有物に対する過度の感情

所有物への感情的な愛着

記憶

所有物に対する制御

所有物に対する責任

情報処理の欠陥(注意、カテゴリ化、記憶、結論を導き出し決定を下すための情報の使用)

感情的苦痛と回避行動、優柔不断(何を保存し、何を破棄し、どこに保持するか)