PC上のクロスツール情報使用に関する研究

異なるアプリケーションに存在するタスクに関連する情報を、ユーザーがどのように精神的に結びつけるか。

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ランカスター大学, 2009年

https://eprints.lancs.ac.uk/id/eprint/33816/1/kljun-crosstool_information_usage_2009.pdf

概要

我々の情報空間は現実世界とデジタル世界に分割されている。デジタル世界の情報は、携帯電話、ハンドヘルドデバイス、ネットブック、ノートブック、パーソナルコンピュータなど、いくつかのデバイス間で断片化されている。さらに各デバイス上でも、いくつかの情報形式やタイプ(ファイル、メール、ウェブブックマークなど)やアプリケーションのために情報は断片化されている。

我々は既に、現実世界、モバイルデバイス、ソフトウェアアプリケーションでどのように文書を管理するかをある程度理解している。しかし、アプリケーション間、デバイス間、現実世界間でどのように情報がつながっているのか、そして絶えず新しいつながりを作り出しながら、つながりを記憶する負担にどのように対処しているのかを理解するには至っていない。

hiroya_iizuka.icon 言われてみれば、そうだね...

この研究はパーソナルコンピュータ上の情報管理を強調した。我々の目的は、ユーザーが3つの主要な階層ベースの構造(ファイル、メール、ウェブブックマーク)でどの程度の情報を重要と考えているか、階層間(およびアプリケーション間)の情報がタスクに応じてどのように精神的にリンクされ管理されているか、どのくらいの期間重要とみなされるか、そしてこの情報が何か特別な扱いを受けるかを見出すことだった。

オンラインアンケートが開発され、参加者は重要と考える情報について毎日データを入力し、必要だと思うところで他の情報とその情報をリンクさせるよう求められた。結果は、参加者は自分の情報を重要とみなしたが、この情報が重要と考えられる期間は短かったことを示した。また、受け取ったり見つけたりした情報よりも、作成された情報の方が重要とみなされたこと、情報は同じ階層内だけでなく階層やツールを横断して精神的にリンクされたこと、情報は複数のタスク情報コレクションの一部になったり、コレクションが重複したりすることも示された。この研究はユーザーが確かに精神的に情報をリンクさせていることを示したが、リンクがどのように維持されるか、タスクとどのように関連するか、時間とともにどのように変化するかなど、いくつかの疑問も提起した。

1. はじめに

過去30年間あまり変わっていない複数のアプリケーションに散らばり管理される膨大な量の情報により、我々は情報過多に直面している。最近のソリューションは、ユーザーの情報管理を支援するための小さな一歩に過ぎない。これらのソリューションには、ファイルやアプリケーションへのアイコンの追加、ファイルのサムネイル、異なるフォルダビュー、一時的または仮想フォルダ、メールの会話スレッド、ウェブサイトのアイコンなどのグラフィカルな追加機能が含まれる。しかし、これらはすべて各アプリケーション内でのみ役立つ。階層(主要な保存構造として)は静的なままであり、アイテムの場所は一意であり、メタデータは忘れやすい。現在の階層で見られる他の問題には以下が含まれる：

組織構造が時間とともに簡単に変更できない。

(プロジェクト、時間、コンテンツなどに応じた)動的に組織化されたコレクションが不可能。

組織化における(ユーザー制御の)自動化が不足している。

hiroya_iizuka.icon 階層構造を使った情報管理の問題点と全く同じ

アプリケーション間での情報管理という、さらに大きな問題が残っている。これは最近、すべての情報をリアルタイムでインデックス化するクロスツール検索エンジンをもたらした。しかし、一部の研究者は、ユーザーは検索エンジンを使用する(テレポーティング)よりも、階層を一歩ずつ閲覧する(オリエンテーリング)ことを好むという結論に達している。その理由の1つは、閲覧中にユーザーが情報空間を探索し記憶するためである。ただし、これらの新しくより信頼性の高い検索エンジンは、将来のユーザーの行動を変える可能性がある。

現実世界とデジタル世界における情報管理を表す用語は、個人情報管理(PIM)である。デジタル世界におけるPIMについては、次のセクションで詳しく説明する。ユーザーがどのように情報を重要または重要でないと評価するか、そして情報の断片化がユーザーの実践にどのように影響するかについての仮説は、セクション3で提示される。情報の重要性とアプリケーション間で情報がどのように精神的にリンクされるかについての我々の研究は、セクション4.2と4.3で説明される。最後に、この分野における可能な将来の研究について見ていく。

2. 個人情報管理

2.1 PIMの定義

情報管理の重要性と、情報がどのようにデジタル世界に入ってくるかを理解するために、このペーパー全体で使用するいくつかの用語を説明する必要がある。(個人)情報、情報アイテムとは何か、アイテムがどのように関連し、より複雑な構造を形成するか、そしてPIMとは何かについての説明を次の小節で示す。PIMのサブアクティビティへの分類については、小節2.2で議論する。

以下は、個人情報管理のフレームワークを定義するために使用される、異なる著者による用語の説明である。これらの用語は:個人情報、情報アイテム、個人情報コレクション、個人情報スペース、個人情報管理である。

個人情報

Boardmanは個人情報を、個人が所有し、その個人が直接的にコントロールできる情報と定義している。JonesとTeevanは、個人情報がさまざまな意味を持つ可能性があると述べている:

(1)個人が個人的な使用のために直接的または間接的に保持する情報

(2)他者がコントロールする下にある個人に関する情報(例:医療記録)

(3)個人が経験したが個人のコントロール下にない情報(図書館の本)

(4)個人に向けられた情報(メール)。

このペーパーで個人情報に言及する場合、PC上のデジタル世界で個人が保持する情報と個人に向けられた情報を指す。

情報アイテム

自己完結型の情報の単位は情報アイテムと呼ばれ、デジタル世界では異なる技術的フォーマット(ファイル、メール、ウェブページなど)で存在し、ユーザーまたはシステムによって定義されたメタデータ(サイズ、作成日、名前など)を含む場合がある。別の定義では、情報アイテムは、永続的な形式でパッケージ化された情報であり、取得、作成、移動、他の情報アイテムとのグループ化、名前とプロパティの付与、配布、削除、その他の操作が可能なものとして説明されている。情報アイテムは、それらを操作することを可能にするツールやアプリケーションによって決定される、さまざまな情報形式またはタイプで存在する。

個人情報コレクション(PIC)

個人情報コレクション(PIC)は情報アイテムによって形成される。しかし、JonesとTeevanのPICの見方はBoardmanの見方とは異なる。

Boardmanは個人情報のコレクションを、同じ技術的フォーマットを共有し、特定のアプリケーションでアクセス可能な情報アイテムの自己完結型セットとして説明している(異なる技術的フォーマットのファイルを保持するファイルシステムは例外):メールコレクション、ウェブブックマークコレクション、メールアドレスのコレクションなど。

一方、JonesとTeevanはPICを1つの技術的フォーマットに限定せず、むしろPICは個人の活動に基づいて形成されるとしている。そのため、PICは整理されたファイルまたは保存されたブックマークのサブコレクションの形を取ることもあれば、ファイル、メール、その他の情報タイプを含むこともある。PICは重要である。なぜなら、それらはPSIの中からより小さなチャンク(例:階層内のフォルダ)を表し、一緒に管理できるからである。

このペーパーでPICについて議論する際は、常に後者の定義を参照する。

個人情報スペース(PSI)

Boardmanはコレクションの完全なセットを個人情報環境(PIE)と呼んでいるが、JonesとTeevanはそれを個人情報スペース(PSI)と呼んでいる。

PSIまたはPIEはデジタル世界に限定されない。むしろ、それは現実世界とデジタル世界の異なるデバイス上のすべての(4グループの)個人情報を含む(上記の個人情報の説明を参照)。

このペーパーでPSIに言及する場合、常にパーソナルコンピュータに限定されたPSIを指す。

個人情報管理

PIMは、個人情報コレクションを形成するための情報アイテムの管理、そして個人情報スペースを形成するためのPICの管理として見ることができる。長年にわたり、PIMのいくつかの定義が登場している。

Boardmanは、所有する個人によって実行される個人情報の管理として定義している。PIMは基本的な形では、後で取り出すために管理(処理、分類)する情報のコレクションとしてよく見られる。

一部の研究者は、デスクトップやメールの受信トレイなどの視覚的に露出した場所に情報を保存して、まだ行っていない作業を思い出させるためにも使用すると付け加えている。この行動は現実世界でも見られ、付箋やドキュメントを目立つ場所に置いてリマインダーとして使用する。

情報を管理する他の理由もある:デジタルフレームでランダムに表示することだけが目的のデジタル写真セットを作成する、再び必要になることはないとわかっているIMの連絡先からのリクエストを保存してコミュニケーションを開始できるようにする、装飾目的で情報を壁に掛ける(証明書、卒業証書など)、再び読むことはないとわかっているが、コレクションを完成させたい雑誌を収集するなど。ある意味では、この露出した情報のほとんどは後で取り出すために配置されているが、その主な目的は別のものである。

上記をまとめると、PIMは個人による様々な目的(後の検索、リマインド、収集、装飾など)のための個人情報の管理(処理、保存、分類、整理、アーカイブ)として記述でき、ニーズやタスクをサポートするためのものである。

次の小節では、2つのPIMフレームワークについて説明する。

2.2 PIMアクティビティ

PIMがどのように実行されるかを理解するために、Barreauはそれを5つのサブアクティビティに分割しようとした:

獲得:情報空間に含める情報を決定し、情報を定義、ラベル付け、グループ化する。

組織化と保存:後の検索のために情報を分類、命名、グループ化、配置する。

メンテナンス:古くなった情報を更新し、情報をバックアップし、情報空間から情報を移動または削除する。

検索:再利用のための情報の検索プロセス。

出力:ユーザーのニーズと目的に基づいて情報空間を可視化する。

このPIMアクティビティの分類は、Boardmanの分類の基礎となった。彼は、情報コンテンツの更新はPIMの一部ではないと主張した。なぜなら、それは情報アイテムのコンテンツを扱うからである。また、可視化はコンピュータによって行われ(ユーザーではなく)、可視化はすべてのサブアクティビティに存在すると主張した。彼は4つのPIMサブアクティビティを次のように説明している:

獲得:情報空間での命名および/または(の決定)配置。

組織化:情報アイテムの配置、名前の変更、移動、新しいフォルダの作成。

メンテナンス:情報空間からの情報のバックアップと削除。

検索:情報の閲覧、ソート、検索。

hiroya_iizuka.icon どうなんだろ、メンテナンスから更新を抜いてるけど、PIMに入れてもいい気がするけど...

Boardmanの見方では、どのアクティビティがPIMの一部であり、どのアクティビティがそうでないか(情報の作成、(再)使用、ダウンロード、(再)保存)は、図1で見ることができる。

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JonesとTeevanは、情報との関係におけるニーズをサポートする3つの主要なグループにすべてのPIMアクティビティをグループ化した:

保持アクティビティ:将来のニーズと将来の可用性に関する単一の情報アイテムに焦点を当てた決定。

(再)発見アクティビティ:PSI内の情報に対するニーズによって駆動される。

メタレベルアクティビティ:PSI内のPICのメンテナンス(構成と保存)と組織化(スキームの選択と実装)、プライバシーの管理、PSIの評価、情報の意味づけ、情報の配布。

最初のグループのアクティビティは、情報からニーズへのフローに焦点を当てており、2番目のグループはニーズから情報へのフローに焦点を当てている。他のすべてのアクティビティは両方のフローをサポートしており、図2で見ることができる。

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これら2つのPIMフレームワークは、PIMの概念的な記述の基礎を設定している。パーソナルコンピュータ上のデジタルPSIに情報がどのように入るかについて、より構造化された説明は次のセクションで説明される。

3. 情報の重要性と精神的な情報のリンク付け - 仮説

前のセクション(2.2)では、BoardmanとJonesとTeevanのPIMとそのアクティビティの見方を見てきた。図1でBoardmanは、インターネットブラウジングとコンテンツ作成を獲得への情報源として含めている。一方、JonesとTeevanは、我々のニーズをトリガーとして設定し、それがPSIに含める情報を決定するのを助けるとしている。このステップは、次の小節でより詳細に説明され、ユーザーがどのように、いつ、なぜ情報を獲得し組織化するかを完全に理解するためのものである。また、獲得のタイプが他のすべてのPIMアクティビティに直接影響を与えるため、3.2で説明する。

3.1 情報の獲得

まず、デジタル情報空間における情報の獲得を分類する。獲得のタイプはPIMアクティビティと主観的重要性に影響を与え、新しいタスクを引き起こす可能性があり、新しい情報の獲得にも影響を与えるからである:

手動で獲得された情報。

半自動的に獲得された情報。

自動的に獲得された情報。

手動で獲得された情報については、決定した時点で決定に基づいて(再)命名および/または情報環境に配置できるため、完全にコントロールできる。一方、自動的に獲得された情報は、その獲得をコントロールできずに、事前に定義された場所に蓄積される。半自動的に獲得された情報は、獲得にはまだ我々のアクションが必要だが、命名や配置、獲得の時間などの一部のアクション(例えばアプリケーションによって自動的に)は我々の介入なしに行うことができる。

情報の獲得を見る別の方法がある。

意図的に獲得された

意図せずに獲得された

hiroya_iizuka.icon 自分も、最初こっちでみてた。能動的か、受動的か

最初のグループには、意図的に獲得する情報が含まれる。PSIにその情報を取得するための我々のアクションは、我々のニーズに基づいて意図的である。意図的に獲得された情報には、手動および半自動的に獲得された情報が含まれることに注意できる。一方、自動的に獲得された情報は常に意図せずに獲得される。

自動的に獲得された情報は、ある人のPSIに入る情報の大部分を占めている。例としては、メール、RSSフィード、他者からのカレンダー入力の流れがある。この情報は他者 - 人間または機械によって個人に向けられたものである(小節2.1の個人情報の定義を参照)。

自動獲得は我々のニーズに基づいていない。意図的に(手動および半自動的に)獲得された情報と意図せずに(自動的に)獲得された情報の違いは、それに対するニーズが生じる時期である。意図的に獲得された情報では、ニーズはそれを獲得する前に生じる - 情報に対するニーズがその獲得を引き起こす。意図せずに獲得された情報では、ニーズは通常、情報が既にPSIに獲得された後に生じる。それをスキャンしている間に、我々のニーズに基づいてPSIに残すかどうかを決定できる。両方の場合において、ニーズは明確であり、新しく獲得された情報の名前と場所が決まっているかもしれないし、明確ではなく、情報が将来の使用の可能性のために事前定義された場所(受信トレイ、一時フォルダ、ダンプエリア)に残されるか、削除されるかもしれない。

JonesとTeevanのアクティビティを見ると、保持アクティビティが喚起される時期に違いがある。意図的に獲得された情報では、保持アクティビティは情報がPSIに入る前に喚起されるが、意図せずに獲得された情報では、保持アクティビティは情報が既にPSIにある時に喚起される。両方の場合において、情報は情報-ニーズ関係をサポートするためにメタレベルアクティビティ(組織化とメンテナンス)によって管理される(小節2.2のJonesとTeevanのPIM分類を参照)。

(自動的に獲得された)個人に向けられた情報をメタレベルアクティビティで管理した後、この情報は(削除されなければ)個人が個人的な使用のために直接的または間接的に保持する情報になる可能性がある(小節2.1を参照)。したがって、メタレベルアクティビティは、保持(新しいアイテムのファイリングを容易にする)と検索(獲得されたアイテムの検索を容易にする)アクティビティを簡素化するニーズによっても駆動される。

いずれかの方法で獲得する情報は、3つの主要なグループに分類できる:

作成された情報

手動で獲得:PSIに作成して保存するファイル、カレンダーの特定の場所に作成するカレンダーノートなど。

半自動的に獲得:送信後に自動的に送信済みフォルダに配置される他者に書くメール、(受信トレイに配置されることを知っている)自分自身に書くメール、ウェブブラウザの履歴に配置されることを知っている訪問したURLなど。

受信された情報

手動で獲得:リムーバブルメディア(CD、DVD、USBスティック)で受信し、手動でPSIに配置した情報など。

半自動的に獲得:必要な情報を含むメールを他の人に送ってもらうよう依頼する(獲得の時間はわからない)など。

自動的に獲得:予期しない他者からの受信メール(および添付ファイル)、他者が開始したIMチャット、共有カレンダーにおける他者からのカレンダー入力、RSSクライアントのRSSフィードなど。

見つかった情報(PSI外)

手動で獲得:インターネットで見つけてPSIに手動で配置するファイルなどの情報。

半自動的に獲得:ウェブブラウザによって事前定義されたフォルダに自動的に配置されるインターネットからダウンロードしたファイル、P2Pクライアントが事前定義されたフォルダに保存するファイル、階層の最初のレベルに自動的に積み上げられるウェブブックマークなどの情報。

一部のアプリケーションでは組織化ルールを設定できるが(例えば送信者に基づいてメールをフォルダに配置するなど)、着信する情報の時間や量をコントロールすることはできない。獲得には我々のアクション(リンクをクリックする、情報を要求するなど)は必要ない。メールアカウントを開設する、RSSフィードを購読するなどのアクションは、我々の意見では獲得の一部ではない(Jonesはこれらを広い意味での保持アクティビティとして説明しているが])。

獲得と組織化に影響を与える他の要因もある。Boardmanは、(1)整頓さなどの個人的要因が組織化アクティビティに影響を与えること、(2)ファイルとブックマーク(手動および半自動的に獲得された情報)の組織構造は漸進的に成長し、メール(自動的に獲得された情報)よりも組織化しやすいことを示唆している。これは再び、ユーザーが手動で獲得したアイテムを獲得時に管理し(名前を付け、配置し、バックアップするなど)、自動的なフローを(行う場合)獲得後に管理する可能性が高いことを示唆している。

上記の獲得された情報の分類に基づいて、次の小節で他のPIMアクティビティ(組織化、メンテナンス、検索)を反映し、PIMフレームワークを再考する。

hiroya_iizuka.icon うだうだ書いてあって、わかりずらいな...

3.2 PIMアクティビティの再考

「このドキュメントを保存する」「名前を付ける」などの決定により、PICとPSIの現在の組織スキーマについて考えさせられる。情報アイテムは現在のスキーマにどのように適合するか?現在の組織は情報を保存するための我々のニーズ(タスク)をサポートしているか。新しいフォルダを作成すべきか、いくつかのアイテムとグループ化すべきか、スキーマの一部を再編成すべきか、それとも単に一時的なフォルダに情報をダンプすべきか?これらの質問(および他の可能性のある質問)はすべて、新しい情報アイテムを組織スキーマに配置する際に生じ、取られたアクションはPSIの(組織的)構造の状態を変更する。

これらのアクティビティは、我々の意見では、組織化の一部である。そのため、獲得と組織化の境界は非常に明確ではない。獲得中に、新しい情報アイテムの名前と場所を決定し(ファイリングまたはパイリング)、新しいフォルダを作成したり、組織構造にもっと急進的な変更を加えたりする必要がある。また、組織化と他の(PIM)アクティビティの境界も非常に明確ではない。例えば:ドキュメントを検索している間に、ニーズをサポートするために新しいフォルダにいくつかのファイルとグループ化する必要があることに気づく。PIMアクティビティを実行すると、PSIの組織構造に変更が加えられる可能性があり、そのためこれらのアクティビティには組織化も含まれる。

PIMアクティビティは、めったに一つずつ順番に行われない。より頻繁に、PIMアクティビティは互いに、そして他のアクティビティと重複する。一部のPIMアクティビティ(手動獲得など)は組織化を含まずには完了できないだけでなく、我々のニーズも重複するためPIMアクティビティが重複する可能性がある。一つのアクティビティを実行している間に、最初のアクティビティが終了する前に新しいアクティビティが発生する可能性がある(図3参照)。例えば、メールを整理している間(現在のニーズ)に、「ボブに会議を思い出させなければならない」(忘れていた既存のニーズ)などのニーズが生じたり、ファイルシステムでドキュメントを閲覧している間(現在のニーズ)に音楽を聴きたいというニーズを引き起こすMP3ファイルに遭遇したりする(新しいニーズ)。そのため、情報に対するニーズはすべてのPIMアクティビティ中に生じる可能性があり、情報に対するニーズがPIMアクティビティを実行するよう我々を駆り立てる。説明したように、これらの重複するPIMアクティビティは、同じ情報アイテムの管理に関連していない可能性があり、PSIで実行する他のアクティビティ(読む、編集する、見る、聴く、チャットするなど)と同時に実行される可能性がある。

したがって、我々は図1にいくつかの修正を提案する。以下にまとめ、図4に示す。

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作成された、受信された、見つかった3つの獲得された情報源がPSIに入る。

組織化と他のアクティビティ(手動獲得、検索、メンテナンス)の間に明確な境界はなく、これらのアクティビティは交差する。しかし、組織化アクティビティは単独で発生する可能性もある(例えば、後で必要になることを知っているため、前もってフォルダ構造を作成する)。

情報アイテムの命名と配置は、保存とダウンロードの2つのサブプロセスであり、そのため組織化(または手動獲得)の一部である。

情報の(再)使用は情報の内容を扱い、組織化のみが直接続く可能性がある(例えば、情報が他の場所に移動されたり、名前が変更されたり、その位置に影響を与える他のデータが変更された場合 - 例えばカレンダーの日付や連絡先の姓)。そうでなければ、この情報は既に獲得されており、その内容の編集や表示はPSI内での名前や位置に影響を与えない。

いくつかの(明確および不明確な)ニーズ(上記で説明した)が、アクティビティを実行するよう我々を駆り立て、アクティビティの実行中に生じる。自動獲得は我々のニーズの影響を受けないが、自動的に獲得された情報の組織化は影響を受ける。

再利用は4つのPIMアクティビティのいずれかに続く可能性がある。例えば、ファイルシステム階層を維持している間にファイルを開いてその内容を確認し、削除について決定したり、組織化中にメールを(再)読んで階層内の場所を決定したり、単にファイルを検索してその内容を表示/編集したりする。

説明したPIMアクティビティ、情報アイテムの重要性、およびクロスツール情報コレクションの作成との関係については、獲得のタイプと提案されたPIMフレームワークの変更すべてに基づいて、次に説明する。

3.3 情報アイテムの重要性

我々が構築または作成するオブジェクトは、購入または受け取るオブジェクトよりも大きな価値を持つことはよく知られている。PSIについても同様の結論が得られている。BarreauとNardiは、研究参加者が管理する情報アイテムをPSIの前面での寿命に基づいて3つのタイプに分類した:一時的、作業中、アーカイブ済み。

彼らは、参加者が一時的および作業中の情報をアーカイブ済みの情報よりも重要とみなしていることに注目した。情報の重要性は参加者と研究者によっていくつかの研究で言及されたが、Bergman et al.によって強調された。彼らは、情報アイテムの主観的重要性を、将来のPIMツールの設計で考慮されるべき3つのユーザー主観的原則(主観的分類と主観的コンテキストに加えて)の1つとして言及した。

Boardmanは、ユーザーがファイルの組織化により多くの時間を費やし、メールやブックマークよりも広範に行う傾向があると報告している。彼は以下を示唆している:(1)ユーザーはより強い所有権を感じるためファイルの組織化により多くの時間を費やす、

(2)ユーザーはメールやブックマークの再利用よりもファイルの再利用の可能性が高いと考えている。彼は情報を2つの主要な要因でグループ化した:

情報の有用性 - アクティブ(一時的、作業中のアイテム)、休眠(潜在的に有用)、有用でない、未評価(未読のメール)

情報の所有権 - 自分のもの(自作アイテムおよび価値のあるアイテム、例えばフォルダにファイリングするメール)、自分のものではない(インターネット上の情報、受信トレイの大部分のメールなど)

形容詞「重要」は、オンラインのMerriam-Webster英語辞典によって、重要な価値または価値あるコンテンツによって特徴づけられると定義されている(このペーパーでは、重要性はユーザーにとっての主観的重要性として理解される)。したがって、我々が作成する情報アイテムは、見つけたり受け取ったりするアイテムよりも重要であると仮定できる。例えば、8時間かけて作成(編集)したファイルを削除すると、8時間の作業が失われる。8時間かけて検索したファイルを削除しても、おそらく再び見つけるのにはそれほど時間がかからないだろう(見つけてから再発見するまでの時間にもよるが)。受け取った情報アイテムを削除した場合、再度要求することができる。例外もある。PSIには、即時の対応を期待する情報アイテムがよく入ってくる。そのようなアイテムは獲得時に高い重要性レベルを持つ可能性があるが、それに対応するとすぐにレベルが低下する可能性もある。例えば、上司が緊急の仕事を与えるメールの場合、その瞬間の重要性レベルは非常に高いが、その緊急の仕事を終えるとすぐに低下する。

情報アイテムは、付加価値だけでなく、より長期間続くタスクに関連しているため、より長期間重要とみなされる可能性がある。そのようなアイテムの重要性レベルは、関連するタスクが終了すると時間とともに低下し、新しいタスクに取り組み始めると新しいアイテムがより高い重要性レベルを獲得する。

これまでに、重要性レベルに影響を与える4つの可能な要因を列挙した:

関連するタスクへの有用性、

所有権(誰が作成したか、獲得のタイプ)、

PIMおよび他のアクティビティを通じて追加された価値(作成、編集、組織化、維持、検索などに投資された努力と時間)、

関連するタスク(複数)の本質性と期間。

これらの要因は相互に関連している可能性もあれば、そうでない可能性もあるが、それらはすべて情報の重要性の評価に影響を与える。作成された情報が受信および発見された情報よりも重要であるという仮定に加えて、所有権および/または付加価値のために、手動で獲得された情報アイテムが半自動的および自動的に獲得されたものよりも重要とみなされる可能性が高いと仮定することもできる。したがって、獲得のタイプは重要性の評価に関連している。しかし、時間とともに、最初は自動的に獲得された情報の一部に、修正を通じて価値が追加され、所有権レベルも上昇する可能性がある。獲得された情報の管理は、これらのアイテムが将来持つ可能性のある重要性の評価(明確な将来のニーズ)によっても影響を受ける。我々の最初の仮説は、情報アイテムの重要性レベル、獲得のタイプ、重要性レベルに影響を与える要因、およびPSIの前面での情報の寿命を定義する進行中のタスクとの関係を説明している。

ユーザーは新しく獲得した情報を重要および重要でないと評価する。PSI内の情報アイテムの重要性レベルは、最初は獲得のタイプと4つの要因の評価に基づいている:有用性、所有権、付加価値、およびタスクの本質性。しかし、これらの要因の評価が変化するにつれて、時間とともに変化する可能性がある。重要性レベルに影響を与える要因の組み合わせが高得点の場合、レベルは高くなり、そのような情報は管理される可能性が高い。関連するタスクが終了すると、重要性レベルは低下し、情報は視界から外れる(アーカイブされる)可能性が高い。

3.4 情報アイテムの精神的リンク付けとタスク情報コレクションの形成

パーソナルコンピュータ上の意味的に接続された情報の断片化と戦うのを助けるために、いくつかの研究が行われ、解決策が提案された。意味的に接続された情報アイテムを保持する3つの階層(ファイル、メール、ブックマーク)を管理しているにもかかわらず、ユーザーは各コレクションに対して異なる組織化のニーズを持っている可能性があるため、異なる階層の大部分のフォルダは重複しないことがわかった10, p. 100。PIMツールの問題について調査されたとき、ユーザーは以下を報告した24:

ファイル、メール、ブックマークの分離は不便である。なぜなら、それらが一緒に完全なPSIを形成するから。

短期的なメモや備考のサポートがなく、利用可能なソリューションは実用的または有用ではない。

様々なリソース間のリンクがない。

タスクを完了するには、様々なソースからの情報が必要である。そのような情報は1つのツールにのみ存在し、PICとして一緒に管理される可能性がある。PICの作成は実行されるタスクに基づいているが、それを管理するために実際に使用されるアプリケーションにも依存する。例えば、1つの階層内の情報アイテムは、1つの技術的フォーマット(またはファイルのフォルダの場合はそれ以上)の意味的に接続された情報を保存および管理するための単純かつ直感的な方法を提供するフォルダ内に一緒に保存および管理できる。アイテムが複数のフォルダに属する場合、簡単な問題が発生する。しかし、より頻繁に、タスクを完了するために必要な情報は複数のツールで管理される。1つのタスクに関連する情報には、ファイルとフォルダのセット、ウェブページ、連絡先、To-doノート、カレンダー入力、メールが含まれる可能性があり、新しいアイテムがコレクションに入ったり、古いアイテムが出たりする可能性がある。そのような情報は、異なるアプリケーションで異なる方法で管理される複数のPICに存在する可能性があり、任意のタスクベースのPICの一部ではない(デジタルおよび物理的な)PSIに分散した個々の情報アイテムも含む可能性がある(例えば、受信トレイのすべてのメールのセット)。我々はこの情報をタスク情報コレクション(TIC)と呼ぶ。

人々がどのようにタスクを実行するかについては多くの研究がなされている。Czerwinski et al.は、中断がタスクの完了にどのように影響するかを研究した13。彼らはユーザーに自分のタスクを定義させ(ユーザーの視点からのタスクの主観的定義も我々のタスクの理解である)、ユーザーは長期間続くタスクに戻るのに最も問題があることを発見した。一方、ほとんどのタスクは数分から数時間の短期間のものだった。タスクに関連する情報をまとめるためのいくつかの提案された解決策がある25, 5, 6, 19, 15, 8。一部の解決策は、将来の可能なアクションを提案することでユーザーがタスクを完了するのを助けることに傾いている14, 12。しかし、これらのどれも、タスクとその情報および情報の重要性が時間とともにどのように進化するか、タスクに関連するすべての情報をタスク中および完了後も常に目立たせて記憶する(コンピュータ化する)必要があるか、または別々のPICを管理することが情報空間の小さな管理可能なチャンクを制御する感覚を維持するのに役立つかを研究していない。

現在のツールでは、TICの管理はユーザーに任されている。PIMアプリケーションは、複数のフォルダ、階層(アプリケーション)、デバイスに分散したアイテムの管理をサポートしていない。ユーザーは、同じ階層内の異なるフォルダや階層を横断して異なるフォルダに配置されたTICの情報アイテム間に精神的リンクを作成する。TICには、物理的な世界、他のデジタルデバイス、およびユーザーの頭の中に獲得された知識(物理的およびデジタルの世界のどの形式にも存在しない)からの情報アイテムへの精神的リンクも含まれる。1つのTIC内およびTIC間のアイテム間の精神的リンクは、情報アイテムの複雑な相互関連する生きた環境を形成する。TICも重複する可能性があるため、問題はさらに深刻である。情報アイテムやフォルダが同時に複数のTICの一部になる可能性がある(簡単な例としては、複数のプロジェクトで作業する連絡先や、複数の論文で参照に使用する論文のコレクションなどのフォルダがある)。

すべての精神的リンクを記憶することは精神的な負荷につながる可能性がある。我々は、リンクできる膨大な量の情報アイテムがある場合、ユーザーは実際には特定の時点で重要だと思われる情報のみを精神的にリンクし、新しいアイテムがより高い重要性レベルを獲得し、古いアイテムがそれを失うにつれて、これらのリンクは絶えず変化すると考えている。論文を書くタスクを考えてみよう。例えば、この論文をフォルダに配置し、論文に関連する写真のサブフォルダを持つことができる。これらのリンクはファイルマネージャーによって管理され、親フォルダによってサポートされている。この論文はまた、いくつかのメールメッセージ(およびアドレス帳の連絡先)、ウェブに配置されたいくつかの論文(参考文献として)、会議のウェブサイトに精神的にリンクされている。論文を書いて提出する時点では、すべての精神的リンクは明確だが、1年か2年後にはこれらのリンクのほとんどが消え、記憶されているリンクはほとんどない(おそらく我々の論文と同じフォルダにあるアイテムへのリンクのみ)。したがって、TICは関連するタスクが完了すると忘れられ、新しいタスクが始まると新しいTICが出現し、人の記憶に存在するこれらのTICは忘れられるまで常に変化している。PICはツールにある程度依存しているためより静的であるのに対し、TICは我々の心の中でそれらを維持する努力に依存しているためより柔軟であることに注意してください。

これらの弱点を克服するために、ユーザーは何らかの方法でクロスツール管理を行わなければならない。2番目の仮説は、提案されたTIC作成(精神的リンク)と重要性との関係を定義している:

ツールを横断してTICを形成する情報アイテムは精神的にリンクされ、複数のツールで管理され、複数のPICに存在する可能性があり、他のTICと重複する可能性もある。ツールを横断して情報をリンクし、これらのリンクを記憶する負担はユーザーに任されている。したがって、ユーザーは主に特定の時点で重要と評価された情報アイテム間のリンクを記憶し、重要でない情報へのリンクやそこからのリンクは気にしない。重要性レベルが低下すると(タスク完了後)、リンクも忘れられる。

我々の仮説を証明(または反証)するために、重要とみなす情報についてのデータを参加者が入力できるオンラインアンケートを構築した。アンケートの設計と方法論は以下に示され、その後に研究の説明と結果が続く。