ワークショップ予約システム検討
このページの目的
ワークショップを予約するためのシステムが必要かどうかを決める
システムが必要であれば、要件を優先順をつけて決める
決定
2024-10-16定例MTGで以下のように決定しました
connpassを採用する
ワークショップ募集・選定チームなどの検討の過程で不都合が生じた場合には再度検討する
前提
多数のワークショップが同時に開催される。
企画書によると、参加者は150名、同時開催数が10個以上
定員オーバー、定員割れなどが起きやすい環境になりそう
そのため、事前に予約を受け付けられるようにしたい
connpassの運用方法の検討
connpassで予約を受け付ける場合、以下の2方式が考えられる。
時間帯別方式: 時間帯ごとにconnpassのイベントを用意する
ワークショップごとに参加枠を作成する
個別方式: ワークショップごとにconnpassのイベントを用意する
conpassの機能まとめ
参加枠機能について
一つのイベントに複数の参加枠を設定できる
参加枠ごとに定員、参加費用、先着 or 抽選を設定できる
抽選機能について
参加枠ごとの希望順を設定することはできない
メッセージ機能
特定の参加枠のユーザーだけにメッセージを送ることはできない
連絡先を参加登録時アンケートで収集する？
誤入力がありえるのでやや厳しい
SlackやDiscordに参加してもらって、ワークショップごとのチャンネルに入ってもらうといった方法が現実的に思える
時間帯別方式
同じ時間帯のワークショップを1つのconnpassイベントにまとめる
開催ちょっと前に抽選日を設定する
その後は空きがあれば先着順参加
運用上の制約
connpassのメッセージ機能以外のコミュニケーション方法が必要
特定の参加枠だけにメッセージを送ることができない
Discordなどに参加してもらう必要あり
同じ時間帯のワークショップの開催時間は同じにする必要がある
例: 10:00-11:00の時間帯に
10:00-11:00のイベントA
10:00-10:30のイベントX
10:30-11:00のイベントY
を配置した場合、XとYの両方に参加登録することはできない
応募時にある程度調整できそう
順序付き応募（第二希望などの入力）はできない
個別方式
ワークショップ1つにつき1つのconnpassイベントにまとめる
同時間帯の参加禁止機能を有効にすると、結局同時に1つだけ
やるとしたら時間帯別方式かなーという感じはする
その他のサービス
techplay
抽選機能あり（希望順設定不可）
特定の参加枠のユーザーだけにメッセージを送信可能
Doorkeeper
Peatix
相談ログ
(以下は定例MTGの議事録に転記していない内容)
先着順でいいのでは？抽選にする必要はある？
Go系のカンファレンスで公開直後に満席になってしまった事例があり、「フェアではないのでは」という指摘があった
むしろウォッチしている人を優遇したいという狙いがあればあり
今回のターゲット層は初心者なので、ウォッチしてない人にも機会を提供したい
抽選にする
ブースの使い方がまだ固まってない
あるグループがブースを1日中使う、などの使い方もありえる？
uji.icon connpassを利用する前提でブースの使い方を考えてみる
確認: connpassの抽選後はどうなる？
空き枠があれば先着順となる
（追加の抽選はできない）
よさそう
確認: 有料のワークショップはありえる？
現状未定
connpassにも決済機能はあるが、やるとしたら講師の方が直接集金していただけると安全そう
現状では運営スタッフにそのあたりの知見がない
募集時にもアナウンスが必要
--- ここからメモです ---
仮仕様
ざっくり以下のようなことができるとうれしい
参加者がアカウントを登録できる
講師がアカウントを登録できる
運営スタッフがワークショップを登録できる
名前
時間帯
定員
講師
参加者がワークショップに参加登録できる
ワークショップの参加者を抽選できる
講師がワークショップの参加者のリストを見れる
...
システム案
実装・運用コストの低い順に並べています。
ノープラン
事前の予約受付をしない。参加者は時間になったら参加したいワークショップのブースに行く。
考えられる問題
ワークショップ運営者は事前に参加人数が分からないと困るのでは？
例
ハードウェアを人数分準備したい
1ヶ月前の時点で参加希望者がn名以下なら中止したい
など
満席になった場合の対応が難しそう
早いもの勝ちにするとトラブルが発生しないか？
その場で抽選するのも手間がかかる
connpassプラン
ワークショップの予約管理はconnpassで行う
1つのワークショップで1イベント、または、1つの時間帯で1イベントとする
参加者向けLPに全体タイムテーブルを用意する
タイムテーブルからconnpassページにリンクを張る
考えられる問題
同時間帯のワークショップ間の抽選処理はできない
「イベントA, B, Cの順で参加希望」といったタイプの抽選は行えない
先着順にすれば解決しそうではあるが
「1つの時間帯で1イベント」方式では15分枠と30分枠を同じ時間帯に混在させることはできない
Googleフォームプラン
運営スタッフが時間帯ごとにGoogleフォームを用意する
参加者はワークショップの参加希望順を入力する
締め切り後、運営スタッフが適宜抽選などを行ってワークショップの参加者を確定して決定を通知する
考えられる問題
運用がやや面倒
ワークショップの参加者への決定の通知
キャンセル処理の受付
など
自前実装プラン
自前で予約管理システムを作る（大変そう）
その他メモ
有料のワークショップの参加料金支払い方法について
有料のワークショップを開催するかは（おそらく）未定
ただし、企画書に
GopherCon だと有料のワークショップやコミュニティDayがあって楽しかった
とあるので、要検討事項ではありそう。
考えられる支払い方法
現地で現金支払い or 開催者にPayPayなどの個人送金サービスで支払う
connpassの有料イベント開催機能を使う
開催者のPayPalアカウントが必要
参加者同士でSNSで時間割を共有することでコミュニケーションのきっかけにしてほしいという話あり
たぬきさんより
参加するワークショップのハッシュタグを付けてXにポストみたいな方法でもある程度いけそうな気はする
アプローチ
1. GWCのワークショップの開催形態を確認する
2. 要件を書き出す
3. 要件の優先順を決める
基準
手持ちのリソースで実現可能か？
イベントの目的を達成するために必要か？
イベントの目的の達成に貢献するか？
費用対効果は十分か？
4. やること・やらないことを決める
制約条件
開発期間、要件、リソースはまだ定まっていない