ミーティングが多いと感じている人がやってみると良さそうなこと

はじめに

これは、伴走している現場で「ミーティングが多くて…」というマネージャーと話したことをまとめたメモです。

定例ミーティングの参加頻度を減らす

毎週開催される定例ミーティングの場合、参加頻度を毎週から隔週に減らしてみるのはどうでしょう。ずっと参加しないと様子がわからずに不安に感じるような時、頻度を調整することでその不安を和らげつつ、必要な時間を確保できます。

また、その人が参加しない時には残りの参加者がミーティングを設計し進めていく必要があります。この経験を通じて参加者たちが成長し、任せられることが増えていき、将来的にはマネージャーが参加しなくてもよくなるかもしれません。

部分的にミーティングに参加する

1時間のミーティングの中で必要な部分の時間帯にだけ参加する方法もあります。

たとえば(ミーティングの目的や流れなどアジェンダにもよりますが)例えば最初と最後の10分ずつ参加して、最初の10分で目的や方向性、マネージャーとしての想いを伝え、最後の10分で参加者が議論した内容を聞いて判断をしたり微調整するといった感じです。

この方法はマネージャーにとって手を放して任せる練習になります。また他の参加者にとっては任されたことに対して、前提となる方向性を考慮しつつ実施していく経験にもなります。

一度、全てのミーティングに参加しない

"定例ミーティングの参加頻度を減らす"に似ていますが、いろいろ多すぎてわからない時には(極端かもしれませんが)自分が参加する必要があると思っているミーティングに全部出ないようにしてみるというアプローチです。

ちょっと乱暴かもしれませんが、こうすることで(自分を含む)参加者たちにとって「このマネージャーはなぜこの場に必要だったのか？どんな役割でなにを期待してするのか？」といった問いに向き合うきっかけになります。

もし何らかの役割、期待があり、かつ、それが参加しないことには満たせないことがわかれば、参加するように改めて声をかけてもらえればいいと思います。また一方、しばらく出ていないけど、参加する要望が出ないのであれば、実はそのミーティングは自分はいなくても不要だったということが検証できます。

補足：ミーティングの設計を工夫する余地

今回はマネージャーやリーダーがミーティングが多くて時間が確保できないと感じている場合のマネージャー自身の動きについて書きました。

もちろんミーティング自体の設計を工夫することで時間を効率的、効果的に使うこともできます。