その1時間に、いくらの価値を生み出せていますか？

最初にまとめ

会議などの活動のコストに見合った効果が得られているか？を検査しよう

効果が出る確率を高めるために準備をしよう

測りにくい効果(雑談や関係性構築など)も大切な要素

自分自身が場を良くしようとする意識が、結果として場の価値を高める

コストに見合うものが得られていますか？

3人が集まった1時間の会議が終わった後、こんな風に思ったことはありませんか？

「この1時間、本当に3人が集まった価値があったのだろうか？」

3人が集まって1時間の会議(モブワークなどでも一緒)には3時間分の人件費というコストが発生しています。ではそのコストに見合う生成物、成果、価値とは得られているでしょうか？もしそれが得られていないとしたら、そしてそのような結果が何度も続いているとしたら、ムダがあるかもしれません。

ここでの得られたものは目に見える議事録などの生成物だけではありません。プロジェクトや取り組みに対する共通認識を深めることで、その後の作業がスムーズかつ効果的に進むという効果も期待できます。またお互いのことを表明したり、強みや弱みをオープンに話し合ったりすることで、うまく協働できるようになるということもその1つです。

得られるものを少しでも大きくするためにできること

もちろん得られたものは結果論の側面もあり、やってみないと分からないこともあります。大事なのは「その得られるものが少しでも大きくなる確率を上げよう」とすることです。

たとえば、ミーティングであるなら以下のような準備などが考えられます。

ミーティングの目的やアジェンダを事前に確認する

事前資料に目を通したり自分の意見を整理しておく(さらに書いておく)

アジェンダや目的に不明点や不足があったり、より効果的にできそうな改善案があれば誠実にフィードバックをする

また、実際の場であれば以下のような振る舞いが効果的です。

自分が期待されることを理解して振る舞う(もしこれがわからないようであれば事前に確認する)

話しやすいようにリアクションをする

疑問点やわかったことを表明したり、質問する

話していることをみんながわかりやすくするために内容をまとめる

終わった後に活動しやすいように次のアクションをまとめる

他の人の意見を引き出すように問いかける

得られる効果は目に見えるものだけではない

もちろん「100円のコストに対して、100円の成果が出るべき」といった単純な話ではありませんが、なにも“ものさし”がないと、ムダな会議や無意味な作業に時間を費やすことにもなりかねません。

先に書いたように、オープンな姿勢で不安やわかっていないことを話し合った場自体が直接なにかを(決定事項やそれが書かれたドキュメントを)生み出したわけではなくても、それらを話し合った事でその後の日々の活動を滑らかにすることがあります。

そういう意味ではちょっとした雑談も場の雰囲気を柔らかくして効果的にするものでもあります。

その場を効果的にするために、適切な準備をして場に臨み、その場では集中してオープンに周りと協働しながら振る舞うことが大事です。そうした積み重ねによって、場の効果は確実に高まっていきます。

あなたが次に参加する場では、どんな準備や振る舞いをしますか？