カンファレンス主催 Casual Talks #1
https://gyazo.com/b1ab1d5c0f98e277c811c2747d20f2e2
https://vuejs-meetup.connpass.com/event/112532/
開始(オープニング)
@いのうえたくや
Vue.js日本ユーザーグループ主催
Vue Fes Japan2018
参加者含め合計400名超え
規模が大きくなって大変になったこと
会場選び
海外スピーカー
スポンサー
チケットの販売
準備を始める前に
どこからやったらいいかわからない
やる意義があることはわかってたが
心理的ハードルがとても高かった
終わったあと
準備は大変だったが
楽しかった。有意義に感じられた
次回はもっと良いカンファレンスにしたい!
会場スポンサートーク
@positiveflat
株式会社プレイド
KARTEサービスの紹介
Vue Fes Japan 2018のプラチナスポンサー
Vue Fes Japan 2018 の舞台裏
https://speakerdeck.com/kazupon/vue-fes-japan-2018-wu-tai-li-nituite
kazupon
初めて主催者としてカンファレンス経験
わからないことだらけで不安
赤字運用になったら…
海外スピーカーの手配
チケットの販売
背景
コミュニティグループ立ち上げ時
2015/05に有志で立ち上げ
定期的にミートアップを開催
このときはカンファレンスは意識しなかった
2017年からVue.jsが人気爆破した
運営が回らなくなってきたのでヘルプ募集
日本カンファレンスやらないの?という声があがる
はじめてのVue.jsカンファレンスは2017/06に開催
運営体制を強化
初回MTGを経て実行委員会
準備の進め方
月イチMTG開催
esaで議事を取ってる
大小合わせて15回やった
役割分担
事前に宿題があれば実行委員スタッフで持ち寄って打ち合わせ
会場・コンセプト
ツール
GitHub
slack
esa
Google Docs, spreadsheet, Dropbox
カンファレンスにむけた準備
名前とコンセプトの決定
Vue Confというブランドは使わなかった
大陸横断する場合に使うべきとコアチーム内で決めた
夏祭りを想定していた
Fes
プラス Japan
コンセプト
中〜上級者向け
自分たちが聴きたい!レベルの登壇者が集まってユーザーが楽しめるカンファレンスをやりたい
セッション内容は何がいいか?
パフォーマンス
アニメーション
コンポーネント設計
GraphQL
大規模プロジェクト事例
内容以外
初めてなので無理しない内容でいこう
セッション数
トラック数
開催日数
人数規模
懇親会
参加者に楽しんでもらうために催し物も検討したりした
会場探し
会場見学で不明点がわかる
仮確保
ほとんどの会場は有料
大学系は無料だったりするがコネが必要
確保すると必然にカンファレンス開催日が決まった
スポンサー向け資料作成
運営資金がないので納得してもらうように作成
スポンサープランには一番労力をかけた
海外ゲストスピーカーへの声がけ
kazuponさんが直接声がけしていった
OKなら決定、NGなら次の候補者に声がけ
Webサイト
https://vuefes.jp/
ティザーサイト:3/23
本番サイト:9月
スポンサー対応
募集
Google Form、Dropboxのアップロード機能
GASでslackに通知してもれないように対応
営業も想定したが、公開してあっという間に埋まった
プラン拡充してほしい要望もきた
2回目の募集もした
常設ブース、パンフ、ノベルティ
CFP
対応
スポンサー対応と同様
日本だけでなく海外からも募集を受け付け
5枠に対して40倍の応募
選定
Google Formで投票
採択された人と確認事項をメールでやりとり
あまりにも多かかったのでVue Fes Japan 2018 Reject Conferenceを実施
グッズ・DTP系対応
飲食対応
手配は会場が提供するところから選ぶ形
予算:5000円×360+スポンサー費用
ビーガン、ベジタリアンへの配慮
告知
メール配信
購読フォームに登録した人への案内(4回)
Twitter
https://twitter.com/vuefes
Twitterカードへの考慮
MeetUp告知
チケット販売
PassMarket
ランチあり、なしを同値段で提供
キャンセルされたチケットは再販できる
アンケートも実施
職種
どのセッションを聞きたいか
タイムテーブルの構成を感じるため
早割はスケジュールの都合上販売しなかった
カンファレンス準備 Breaking Time
納涼会
カンファレンス直近の準備
役割分担
ボランティアスタッフの募集
スタッフの顔合わせMTG
会場整備・設営系
控室で会場借りて無かったため急遽手配
同じフロアでなかった
午後から2トラックによるセッションなため会場業者とミーティング実施
Wi-Fiの設営
業者と接点があるスタッフがいた
ごみ収集業者の手配
トランシーバーのレンタル
電源タップ延長
文房具の備品
AV・ビデオ系
収録があるためビデオスポンサーの担当者と確認
写真系
カンファレンスの撮影経験のある方に発注
Google Photoで公開中
受付系
PassMarketのQRコード認証
認証端末を8台用意した
メールで案内
オープニングムービーを作った
翻訳
海外ゲストのスピーカーのスライド翻訳
前日の準備
荷物準備
Tシャツ配送のトラブル
kazuponさんの家宛になっていた
運営資金の管理
専用口座を開設(Japan Net Bank)
Googleスプレッドシートで作って入出金を管理
印鑑
グループ用の団体印をつくった
保険
興行中止保険への加入
カンファレンス後のアフターフォロー
収録動画の公開
スタッフ振り返り
KPTを実施
打ち上げ
反省点
控室の確保
規模をキックオフ時に決める
人数が決まれば準備はスムーズに
会場選定に時間をかけすぎた
スポンサープランを意識した会場選定
準備が得意な人に依存・属人化してしまった
スポンサー・CFPの対応方法を変える
Google Formとメールベースは対応がきつい
海外スピーカーおもてなし編
@massie
2017/06にポーランドでVue Conf EUが開催
海外スピーカーとして招待いただいた
招待に含まれたもの
飛行機代
ワルシャワとヴロツワフの交通費
駅や飛行場とホテル送迎
ホテル代・食事代
きめ細かい滞在中のフォロー
大満足!!!!!
日本でやるときも「また来たい」と思ってもらえるカンファレンスにしたい
個人の思い
日本のOSSコミュニティとの接点作り
「この人作ってるんだ」という親近感
コミュニティの大きさを伝えたい
事前準備編
スピーカー選定、お声がけ
旅程検討
実はコアチームで開発合宿を企画していた
それを念頭においた予定とした
ヒアリング
ミールオプションを特に気をつけた
全員肉好きだった
飛行機とホテルの手配
考慮したポイント
到着をそろえる
温泉地は小さい宿で1つ1つ借りる
ビザの手配
日本自体はビザフリーの国
日本に気軽にいける国は割と僅か
国によって異なる書類提出
しおりの作成
資料の提出期限
秋葉原ワシントンホテルに宿泊
純和式のレストランにてディナー(上野)
Evan You氏のサプライズの誕生日パーティ
公共交通機関を利用
「えゔぁ屋」による
旅館にて温泉&リラックス
最寄りから近いようで遠かった
夕食は箱根でお寿司
人気だったネタ:まぐろ、ウニ、えび
旅館に戻ってAMAを実施
Youtube Liveにて配信
機材はすべて持参
大涌谷を観光して、帰路につく
当日
字幕システムは手弁当で作った(タイプ速度が追いつきませんでした)
GitHub.icon https://github.com/asial/subtitle-scroller
東京観光
浅草
お台場
森デジタルアートミュージアム
ふりかえり
苦労
やっていることはコンシェルジュ
いろんな要望やトラブルに応えていく
現金を下ろせない
スライド作成が終わらない
結果、カンファレンス前夜に突貫で翻訳
よかったこと
スピーカーには大満足
次回の課題
意見交換ができる場を増やしたい
座談会
ハッカソン
もっと早く発表資料を提出してもらう
パネルディスカッション
@a_matsuda(RubyKaigi 主催者)
@lestrrat(builderscon 主催者)
kazupon(Vue Fes Japan 主催者)
いのうえたくや(モデレーター)
カンファレンスのコンセプト
RubyKaigi
セカンドシーズン
最初は身内であった
海外のカンファが盛り上がってきた
日本が本気のカンファレンスやろうぜ!という意思
RubyのOSS開発者のための国際カンファレンス
公用語は英語
日本発プログラミング言語という背景を背負ってやっている
アクティブコミッター9割は日本人
世界中の人達が見に来る
builderscon
特定の言語・フレームワーク抜きで面白い話がしたい
10年後にはWebの話抜きでロケットの話をしていたい
会場選び
RubyKaigi
各地で開催している
メシと酒がうまいのが重要
東京でやらなくなった
飽きた
同じことをやらないようにしよう
builderscon
カンファレンスのすべてがここに詰まっている
規模が増えると会場を抑える期間や予算も増える
クオリティコントロールができないならスポンサーブースは置かない
CFPの審査
RubyKaigi
運営側の何人かでクロスレビュー
ファミ通スタイル
ブラインドレビューはしてない
普段コードを書いて晒して価値をコミットしている人を選ぶ
builderscon
スタッフ全員が選定
選考フォームで投票
突き抜けてるのはわかる
横揃いのボーダーラインはlestrratさんが決める
内容がよめない・1行しか書いてないのは切る
スポンサー向けプラン
料金と内容はどう決定している?
RubyKaigi
お客だとは思わない・対等な関係でやる
甘やかしすぎない
仲間と一緒にやる感覚
一番上が200万円
例年10社応募くる
builderscon
ステークホルダーが多すぎると大変
自分のコントロールができる程度
プランはやってない
会社によってニーズが違う
ボトルを出す権利とか20個くらいのプランをバラ売りにする
SNSでの人気も多少は影響している
やり取りの効率化
RubyKaigi
工夫できてない
builderscon
サイボウズ使ってる
ドキュメントをつくっておく
スピーカー向け(日本向け)
https://docs.google.com/document/d/197QH_cN_hRMhEjKl51XxE55qJ7WN3q5lJhHp0emuLm4/edit?usp=sharing
海外スピーカーへのおもてなし
RubyKaigi
世界各地のカンファに遊びに行ったりGitHubで交流している
builderscon
個人的な付き合いがあればそこから引っ張る
ツアーを組むのはやらない
スポンサーの原資の扱いでもにょっちゃう
還元できるかが不明
運営主体
RubyKaigi
2013年から法人化
一般社団法人 日本Rubyの会
会場を借りるとき大きい金がうごくため
法人化はクリーンな人に頼もう
無給でやってるのは怪しく思ってきた
続けるコツ
同じメンツでずっとやらない
若い人を入れてマンネリ化しない
builderscon
個人でやってた人に資金系をお願い
3年くらいでしんどくなった
法人をつくれよと提案
法人をやると勘違い
株式会社でいいんじゃないかね
コミュニティベースのものではないので自分のベクトルに合う人とやる
一般参加者のおもてなし
RubyKaigi
国内と海外とで分かれる
国内
パスポートをもたずに参加できる価値
海外
開発のメッカで熱い開発のナマの現場を体感してもらう
builderscon
他のカンファレンスで発表しない良いスピーカーを選定している
ノンジャンルのため幅広い選定ができる
Web以外の人を呼んでいこうとしている