カンファレンス主催 Casual Talks #1 https://gyazo.com/b1ab1d5c0f98e277c811c2747d20f2e2
開始（オープニング）
参加者含め合計400名超え
規模が大きくなって大変になったこと
会場選び
海外スピーカー
スポンサー
チケットの販売
準備を始める前に
どこからやったらいいかわからない
やる意義があることはわかってたが
心理的ハードルがとても高かった
終わったあと
準備は大変だったが
楽しかった。有意義に感じられた
次回はもっと良いカンファレンスにしたい！
会場スポンサートーク
@positiveflat
初めて主催者としてカンファレンス経験
わからないことだらけで不安
赤字運用になったら…
海外スピーカーの手配
チケットの販売
背景
コミュニティグループ立ち上げ時
2015/05に有志で立ち上げ
定期的にミートアップを開催
このときはカンファレンスは意識しなかった
運営が回らなくなってきたのでヘルプ募集
日本カンファレンスやらないの？という声があがる
運営体制を強化
初回MTGを経て実行委員会
準備の進め方
月イチMTG開催
大小合わせて15回やった
役割分担
事前に宿題があれば実行委員スタッフで持ち寄って打ち合わせ
会場・コンセプト
ツール
カンファレンスにむけた準備
名前とコンセプトの決定
大陸横断する場合に使うべきとコアチーム内で決めた
夏祭りを想定していた
Fes
プラス Japan
コンセプト
中〜上級者向け
自分たちが聴きたい！レベルの登壇者が集まってユーザーが楽しめるカンファレンスをやりたい
セッション内容は何がいいか？
大規模プロジェクト事例
内容以外
初めてなので無理しない内容でいこう
セッション数
トラック数
開催日数
人数規模
懇親会
参加者に楽しんでもらうために催し物も検討したりした
会場探し
会場見学で不明点がわかる
仮確保
ほとんどの会場は有料
大学系は無料だったりするがコネが必要
確保すると必然にカンファレンス開催日が決まった
スポンサー向け資料作成
運営資金がないので納得してもらうように作成
スポンサープランには一番労力をかけた
海外ゲストスピーカーへの声がけ
OKなら決定、NGなら次の候補者に声がけ
Webサイト
ティザーサイト：3/23
本番サイト：9月
スポンサー対応
募集
営業も想定したが、公開してあっという間に埋まった
プラン拡充してほしい要望もきた
2回目の募集もした
常設ブース、パンフ、ノベルティ
CFP
対応
スポンサー対応と同様
日本だけでなく海外からも募集を受け付け
5枠に対して40倍の応募
選定
採択された人と確認事項をメールでやりとり
グッズ・DTP系対応
飲食対応
手配は会場が提供するところから選ぶ形
予算：5000円×360+スポンサー費用
ビーガン、ベジタリアンへの配慮
告知
メール配信
購読フォームに登録した人への案内（4回）
Twitterカードへの考慮
MeetUp告知
チケット販売
PassMarket
ランチあり、なしを同値段で提供
キャンセルされたチケットは再販できる
アンケートも実施
職種
どのセッションを聞きたいか
タイムテーブルの構成を感じるため
早割はスケジュールの都合上販売しなかった
カンファレンス準備 Breaking Time
納涼会
カンファレンス直近の準備
役割分担
ボランティアスタッフの募集
スタッフの顔合わせMTG
会場整備・設営系
控室で会場借りて無かったため急遽手配
同じフロアでなかった
午後から2トラックによるセッションなため会場業者とミーティング実施
業者と接点があるスタッフがいた
ごみ収集業者の手配
トランシーバーのレンタル
電源タップ延長
文房具の備品
AV・ビデオ系
収録があるためビデオスポンサーの担当者と確認
写真系
カンファレンスの撮影経験のある方に発注
受付系
PassMarketのQRコード認証
認証端末を8台用意した
メールで案内
オープニングムービーを作った
翻訳
海外ゲストのスピーカーのスライド翻訳
前日の準備
荷物準備
Tシャツ配送のトラブル
kazuponさんの家宛になっていた
運営資金の管理
Googleスプレッドシートで作って入出金を管理
印鑑
グループ用の団体印をつくった
保険
興行中止保険への加入
カンファレンス後のアフターフォロー
収録動画の公開
スタッフ振り返り
打ち上げ
反省点
控室の確保
規模をキックオフ時に決める
人数が決まれば準備はスムーズに
会場選定に時間をかけすぎた
スポンサープランを意識した会場選定
スポンサー・CFPの対応方法を変える
Google Formとメールベースは対応がきつい
海外スピーカーおもてなし編
@massie
2017/06にポーランドでVue Conf EUが開催 海外スピーカーとして招待いただいた
招待に含まれたもの
飛行機代
ワルシャワとヴロツワフの交通費
駅や飛行場とホテル送迎
ホテル代・食事代
きめ細かい滞在中のフォロー
大満足！！！！！
日本でやるときも「また来たい」と思ってもらえるカンファレンスにしたい
個人の思い
「この人作ってるんだ」という親近感
コミュニティの大きさを伝えたい
事前準備編
スピーカー選定、お声がけ
旅程検討
実はコアチームで開発合宿を企画していた
それを念頭においた予定とした
ヒアリング
ミールオプションを特に気をつけた
全員肉好きだった
飛行機とホテルの手配
考慮したポイント
到着をそろえる
温泉地は小さい宿で１つ１つ借りる
ビザの手配
日本自体はビザフリーの国
日本に気軽にいける国は割と僅か
国によって異なる書類提出
しおりの作成
資料の提出期限
秋葉原ワシントンホテルに宿泊
公共交通機関を利用
「えゔぁ屋」による
旅館にて温泉＆リラックス
最寄りから近いようで遠かった
夕食は箱根でお寿司
人気だったネタ：まぐろ、ウニ、えび
機材はすべて持参
大涌谷を観光して、帰路につく
当日
字幕システムは手弁当で作った（タイプ速度が追いつきませんでした）
東京観光
森デジタルアートミュージアム
ふりかえり
苦労
やっていることはコンシェルジュ
いろんな要望やトラブルに応えていく
現金を下ろせない
スライド作成が終わらない
結果、カンファレンス前夜に突貫で翻訳
よかったこと
スピーカーには大満足
次回の課題
意見交換ができる場を増やしたい
座談会
ハッカソン
もっと早く発表資料を提出してもらう
パネルディスカッション
カンファレンスのコンセプト
RubyKaigi
セカンドシーズン
最初は身内であった
海外のカンファが盛り上がってきた
日本が本気のカンファレンスやろうぜ！という意思
公用語は英語
日本発プログラミング言語という背景を背負ってやっている
アクティブコミッター9割は日本人
世界中の人達が見に来る
builderscon
特定の言語・フレームワーク抜きで面白い話がしたい
10年後にはWebの話抜きでロケットの話をしていたい
会場選び
RubyKaigi
各地で開催している
メシと酒がうまいのが重要
東京でやらなくなった
飽きた
同じことをやらないようにしよう
builderscon
カンファレンスのすべてがここに詰まっている
規模が増えると会場を抑える期間や予算も増える
クオリティコントロールができないならスポンサーブースは置かない
CFPの審査
RubyKaigi
運営側の何人かでクロスレビュー
ブラインドレビューはしてない
普段コードを書いて晒して価値をコミットしている人を選ぶ
builderscon
スタッフ全員が選定
選考フォームで投票
突き抜けてるのはわかる
横揃いのボーダーラインはlestrratさんが決める
内容がよめない・1行しか書いてないのは切る
スポンサー向けプラン
料金と内容はどう決定している？
RubyKaigi
お客だとは思わない・対等な関係でやる
甘やかしすぎない
仲間と一緒にやる感覚
一番上が200万円
例年10社応募くる
builderscon
自分のコントロールができる程度
プランはやってない
会社によってニーズが違う
ボトルを出す権利とか20個くらいのプランをバラ売りにする
SNSでの人気も多少は影響している
やり取りの効率化
RubyKaigi
工夫できてない
builderscon
ドキュメントをつくっておく
スピーカー向け（日本向け）
海外スピーカーへのおもてなし
RubyKaigi
世界各地のカンファに遊びに行ったりGitHubで交流している builderscon
個人的な付き合いがあればそこから引っ張る
ツアーを組むのはやらない
スポンサーの原資の扱いでもにょっちゃう
還元できるかが不明
運営主体
RubyKaigi
2013年から法人化
一般社団法人 日本Rubyの会
会場を借りるとき大きい金がうごくため
法人化はクリーンな人に頼もう
無給でやってるのは怪しく思ってきた
続けるコツ
同じメンツでずっとやらない
若い人を入れてマンネリ化しない
builderscon
個人でやってた人に資金系をお願い
3年くらいでしんどくなった
法人をつくれよと提案
法人をやると勘違い
株式会社でいいんじゃないかね
コミュニティベースのものではないので自分のベクトルに合う人とやる
一般参加者のおもてなし
RubyKaigi
国内と海外とで分かれる
国内
パスポートをもたずに参加できる価値
海外
開発のメッカで熱い開発のナマの現場を体感してもらう
builderscon
他のカンファレンスで発表しない良いスピーカーを選定している
ノンジャンルのため幅広い選定ができる
Web以外の人を呼んでいこうとしている