結局、電子メールが一番？

私の研究室では、2年前から連絡にDiscordを使っています。その前は1年ほどSlackを使いましたが、無料プランだと過去90日分のメッセージしか閲覧できないように変更になったので、それでは不便だと代替サービスを探してDiscordに乗り換えました。

SlackやDiscordなどのチャットサービスを使うことで、セミナーの時間変更の案内など、全体への連絡が以前よりやりやすくなりました。「いいね」などのリアクションも付けられますが、メッセージを見てくれたことが分かり安心感があります。しかし、個人間でやり取りするダイレクトメッセージには不満もありました。Discordのダイレクトメッセージで来た学生からの問い合わせや依頼に対して、返信や対応を忘れがちになってしまい、未完了タスクを管理するのが難しいと感じていました。

研究室外での仕事の連絡は基本的に全て電子メールでやっていました。電子メールでは、対応済みのメールや対応予定をカレンダーアプリに登録したメールについては、削除するかアーカイブフォルダーに移動して受信箱からは削除するようにしています。受信箱には平均して3，4通のメールしか入っていない状態を保っています。こうすることで、対応待ちのタスクを溜まり込まないようにし、頭の中に多くのやらなければならないことが渦巻いて仕事の効率が落ちることを避けています。しかし、ダイレクトメッセージでは、このような管理の仕方が難しく、相手毎に画面を切り替えないと行けないので、どのメッセージに対応したのかすぐに分からなくなってしまいます。そこで、この春にダイレクトメッセージを使うのを止め、研究室の学生との1対1の連絡や、全体への案内でもファイルのやり取りを含むものなど、メールを使った方が簡単なものについては、電子メールを使うように連絡方法を変更することにしました。

一方で、研究室全体への短文でのアナウンスなどではDiscordを使い続ける予定です。実は、この用途でもLINEのオープンチャットに乗り換えようと思っていました。そうすることで、自分が使うメッセージアプリを一つ減らせます。しかし、日本の電話番号を持っていない人はLINEのアカウントが作れず、オープンチャットにも参加できないことが分かり断念しました。以前にも、Slackの代替を探していたときに、このことに気がついてLINEオープンチャットを選択肢から外したような記憶がありますが、忘れていました。これを書いている時点では、研究室に海外からの訪問者はいないので問題ありませんが、数ヶ月から1年間ぐらいの期間でポスドクを受け入れることが、この数年間続いたので、やはり海外の人も使えるチャットサービスでないと選ぶのは難しいです。安全性や管理コストのために、日本の電話番号を必須としているのでしょうが、LINEにはもうちょっとオープンにして欲しいと感じます。