効果的にヒアリングするためにはどうすれば良いか？

事前準備

目的を明確化し、議事録が何に使われるか？を理解しておく

→必要な情報を効率的に収集するため

誰がヒアリングに参加するのかを事前に把握しておく

→対象者を思い浮かべ、興味関心を踏まえ場のイメージを膨らませるため

テンプレートの準備

→構造化されたテンプレートを用意することで、必要なポイントを漏らすことなく記録するため

ヒアリング時

アクティブリスニング

→話をしっかりと聞くことで、議題に対する深い理解を得られる

質問

→不明点や曖昧な点、言葉の背景にある想いに対して積極的に問うことで、議論を深化させる

メモ取り

→即座にメモを取ることで、後で議事録を作成する際の負担を軽減する

議事録作成

分かりやすさ

→議事録が多くの人に理解されるようにするため、専門用語などは避けるか、説明を加える

完全性

→議論の全体像を捉え、後で参照するためにも全ての重要な論点を記録する

客観性

→個々の意見や解釈を避け、事実だけを記録することで、議事録の信頼性を高める

構造

→議事録は構造化されていると、後での参照や、アクションアイテムの追跡が容易になる

編集とレビュー

整合性が取れているか？

→全体を通して矛盾がないかを確認し、議事録の信頼性を高める

誤字脱字がないか？

→誤字脱字がないかを確認する

誤解を与える表現がないか？

→誤解を招きうる箇所があれば説明/言葉を補足する

共有と保存

関係者への共有

→全員が同じ理解を持つことができ、誤解や混乱を避ける

保存

→後から簡単に参照ができるようにし、将来的なトラブルや誤解を避ける

ヒアリング観点

咄嗟の問い

質問軸