四象限表示
緊急度と重要度で4タイプに分管理する方法です
「とどのて」はこの画面をメインに据えています
この手法、紹介記事は多いのですが、基準が曖昧で意外に定着しないらしいです
https://gyazo.com/d203f3c172c2070486cbcea50e3cfc4c
緊急ってなんだ?
・誰が急いでる?
・期限は妥当なの?
・「なるはや(ASAP)」の温度感
重要ってなんだ?
・誰にとって重要?
・終わらないとどうなる?
だいたいここで皆引っかかるので、最初は赤(緊急重要)と緑(緊急でも重要でもない)だらけになります
赤→黄色の移動基準は
「自分がやる必要があるか」
自分に振られていたとしても、他人がやってもおなじなら下請け(得意な人・手のあいてる人)に振れるのではないか?
「終わらなくてもいい」
3割でも5割でも進んでいれば良いもの→やってるうちになにか問題が出て、確認待ちになりそうなもの。適度に進めて確認を投げる(その間に他に着手)
なお、着手順としては黄色は赤より優先度が高い(と感じています)
ただし、タスクを完了させるというより、タスクに対して「施策(先延ばし・作業依頼・分割 etc)」することが重要だとも思います
赤→青への移動基準は
「今日」やらないものは急ぎではないのでは?
全体スケジュールに対して急ぎと、自分にとっての急ぎは速度が異なるのです
「自分にとっての急ぎ」を明確にしましょう
性格上、こういったシステムを見たらどうしても緊急重要(赤)にしたくなる人は、カレンダー画面で実行日を決め、サイドバーの「本日実行」で絞り込むとことで、一旦画面から消えますのでご一考を
タスク粒度の誤り
もう一つ、赤だらけになる理由は、赤タスクと「他の色のタスク」を一つの付箋に書き込んでいるケースが考えられます
適切な作業に分けて「今日やる(やれる)」ところ以外は青タスクに分離するとよいでしょう
赤一個運用
それでも「みんな赤にしてしまう病」の人は、まず赤タスクを一個も設定しないで、「今これをやるぞ」案件1枚だけを黄色や青から赤に移す方法をおすすめします
急に差し込み案件があった時も「しかかり作業」として迷わずに作業に戻れるでしょう
なお、緑のタスクは「書いた」ことにより、心配を頭から追い出す(ワーキングメモリを増やす)施策なので、どんなくだらないことでもたくさん書くと良いと思います
* GTD の思想を借りれば、赤+黄色が Next 青が Project 緑が SomeDay フォルダーに相当します
黄色は、本来タスクに入れない「即時実行」にあたるかもしれません
(GTDのメソッドでは2分以内に終わる仕事リストせず、今すぐ片付けるべきといっています)
なお、GTDでいう inbox は メール や チャット であり、赤・黃色ではありません(存在しないと言っていいでしょう)
本システムは、色と無関係に実行日の設定ができるので、色をつけたまま Calendar に格納することもできる。というところが GTD の Calendar と異なります