メールの4D
AsanaのブログなんでまあAsanaで処理してね、だけど
すること (Do)
これは、こなすべきタスクや、作業中のプロジェクトです。自分のやるべきことが含まれるメールであれば、その作業はワークマネジメントシステムに入れ、進捗状況や優先順位を把握できるようにします。Asana for Gmail や、Asana for Outlook 連携機能など、メールクライアントと統合できるワークマネジメントツールを探してみましょう。 保留する (Defer)
日々の優先順位が関わってきます。やるべき作業ではあるが、日々の優先順位には入らない要件のメールがありませんか？その作業を優先してできる日まで保留してください。このとき、メールを受信トレイに残さないようにします。保留にしたタスクを、期限などを含めてワークマネジメントツールに取り込み、いつまでに作業するかを送信者に返答します。そして、メールをアーカイブして、受信トレイを整理します。
誰かに任せる (Delegate)
仕事の委任は、適材適所の業務分担のための強力なツールです。自分にとっては優先順位が低く、チームにとっては優先順位が高い仕事があるものです。その場合は、適任のチームメンバーに仕事を任せることができるかどうか検討しましょう。
削除する (Delete)
その場で返信して次に進むことができる内容ですか？返信しなくてもよい内容ではないですか？可能なかぎり、メールを削除したり、アーカイブしたりして、受信トレイを圧迫しないようにしましょう。
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