仕事で困っていること
「困っている」のは確かなのに、うまく言葉にできない状態です。
複数の悩みが絡まって固まっていて、自分が何をどう困っているか、わからないかも……。
ほぐさなくては。
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2018/07/28
しばらく考えてみて、解決しやすそうな困りごとを2つ、見つけました。
1. 依頼される仕事の内容が多岐にわたるため、しばらく処理していなかった種類の案件にぶつかると、どうやって処理をしたらよいか、やり方を書いたメモを探すのに手間取ってしまう。
(メモを見てもわからないときは、同僚や上司に確認するのに時間がかかってしまう)
2. 他部署から突然電話がかかってきて仕事を依頼される時、自分の担当する仕事ではない場合に、依頼文を作るのに手間取ってしまう。
とりあえず、8月中は上の2つをどうするか、考えてゆければと思います。
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取り急ぎ、1. についての改善方法をメモ。
ちゃんとしたマニュアルは、もっと涼しくなってから作るとして、しばらくはノートに「処理方法の手順」を書いてみることからやってみようかと。
目標は、「書き加えなくてもよいので、毎日ノートを開くこと」
買い置きしておいた、可愛いノートを会社に持ってゆきます。
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2018/07/29
ノートの写真です。
https://d2l930y2yx77uc.cloudfront.net/production/uploads/images/7298641/picture_pc_1b094988b5b613a48cda5f4aff4290aa.jpg
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2018/07/30
ノートを無事に会社に持ってゆきました。
ですが、目論見通りに使うことができませんでした。
今日もとても忙しく、業務上の改善提案をメモすることに主に使っていました。
まだまだシステム上で改善するべき点があり、困った症状がぽろぽろと出ている状態です。
「どこをどう直して欲しいか」を洗い出すことが先決、という感じです。
電車の中で、『Google流 疲れない働き方 』を読んでいたので、仕事の状況を少し引いた視点で見ることができていたかも。
どんぶらこ、と大きな課題が流れてきているときは、なんとかその「大きすぎる桃」が流れてこないように手を打たなくてはいけないのかもしれません……。
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2018/07/31
今日もマニュアルの下書きには至らず。
ですが、マニュアルがなくても仕事が回っているので、良いのかも。
私が最初に立てたプランが、実際の仕事に即していなかったのかもしれません。
PDCAのAまでたどり着くことができました。
Act、は、なにかちゃんとしたほうがいいのかな?
明日、調べてみます。
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2018/08/01 朝
Cはチェック、Aはアクト。
プランを立てて実行したところ、
思惑とは違った結果になった、というところまで来ました。
マニュアルの下書きをするためにノートを会社に持ってゆきましたが、処理しなくてはならない依頼が多すぎて、マニュアルの下書きに時間が取れない状態でした。
さて。
マニュアルの下書きを、どうしましょう。
依頼を処理することのぼうが、優先順位が高いので、依頼される件数が多ければ、マニュアルの下書きをする時間が取れないのは当然です。
ですが、まったく隙間時間がないのか、というと、それは日によって違います。
隙間時間ができたら、この作業のマニュアルを書こう、という「目星」をつけてみようかと思います。
忙しさの波に飲まれてしまうと、業務改善ができなくなってしまいます。
そこで「頑張る」必要はないのかもしれません。
いつもいつも、仕事の高波が押し寄せているわけではないので、2分の隙間を見つけて、一行ずつマニュアルを書く、というのが良いのかも。
これはすごく非効率な作業です。
ただ、まとまった時間を取るのは、実際には難しいです。
「優先度の高い作業と、ちゃんぽんで進める」ことを、しばらくやってゆこうと思います。
2018/08/01 昼
今日は少し、依頼件数が少なかったので「2分でマニュアルの下書き」を2回くらい実施できました。
しばらくはこの運用でやってゆけたらと思います。
イメージとしては、「小さなサイクルをくるくる回す」感じです。
将来的には、なんとか15分くらい、まとまった時間を捻出できるように
したいです。
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2018/08/03
昨日、業務量が調整されるらしい、という話を聞きました。
7月は、とある業務の依頼数が膨大に膨らんでしまい、通常とは違う体制で処理する日が数日ありました。
ざっくり言うと「今まで紙だったものを電子版にしてゆく」作業です。
これまで、紙から電子に切り替えてみませんか、というお知らせを少しずつお客様に送付してきたのですが、7月はそのお知らせを一気に今までの10倍送付したそうで……そりゃ、末端の部署が大混乱になるのは当然、なのであります。
……8月は、元の数に戻るらしいです。
マネジメント怖いです……。
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お願いです……今までと違ったことにチャレンジすることは大事だと思うのですが……やり過ぎてしまうと業務が回らなくなってしまいます……どうか、日常の業務処理も並行して行わなくてはいけないことを、忘れないで下さい……。お願いです……。
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2018/08/04 朝
うーん……。あまり詳細は書けないのですが、9月以降の業務量が膨大に増える見通し、とだけお伝えします……。
いろいろ調整が入るようなので、あとは自分にできる限りの対処をするだけです。
自分の問題解決能力を伸ばしたり、同僚と励まし合って良い仕事をすることを大事にしようと思います。
「自分と、まわりの人にとってプラスになること」を、こつこつやります……。
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ええと。
8/3は、マニュアルのメモを少し作ることができました。 8/6(月)は、繁忙が予想されるため、メモをする時間が……。
ということを言って、先に伸ばすと自分も周りも楽にできないのですが、10時まで私一人で業務を回さないといけないので、いろいろ無理があり……。
うーん。
気長にやります。しょうがないです。
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2018/08/04 夜
これからの指針。
私は今の仕事が好きだし、向いていると思うし、できればこのまま続けたいです。
なので、「できる限りのことはするが、無理はしない」ことを目標にしたいです。
「会社の仕事をこなす」ことと、「自分の能力を上げる」のは、全然別のものとして考えようと思います。
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2018/08/06 夜
今日はばたばたでした。
まあ、いろいろなニュースをTwitterで見かけて、ちょっと沈んでいたせいもあるかも。
解決しないまま持ち越してきた問題が、出てくる時期というのもあるのかも。
ちょっと、別にメモを作ろうと思います。
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2018/08/15 昼
9月からはかなり忙しくなるようなので、8月中にやっておきたいことを書きます。
1. 夜、早く寝ること。
2. 朝晩、お灸とストレッチ(もしくはヨガ)をすること
3. 会社を出る前に、iPhoneで個人的な日報を書いて、仕事の振り返りをすること
4. 会社を出たら、全力でぼーっとすること。電車に乗っている間は、なにもしないこと。ゆっくり大きく深呼吸。
5. 会社に行くときも、電車の中では何もしないこと。ゆっくり大きく深呼吸。
6. 小豆カイロをいくつか作って、会社に持ってゆく。仕事の合間に、首や肩を温める。小豆カイロを使う暇がない場合があるので、普通のホッカイロ(小さいもの)も用意して持ってゆく。
7. 手、手首、腕、肩のマッサージができるよう、ラベンダーの精油を希釈したオイルを持ってゆく。
8. ちょっとした合間に、肩甲骨や足首をほぐすためにぐるぐる回す。
9. とにかく、できるだけいつも腹式呼吸をこころがける。
10. なるべく、どんな時もテンションを上げないように気をつける。静かに淡々と仕事をするよう習慣づける。
……こんなところでしょうか。
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2018/10/13
最近の近況です。
やはり、9月・10月は忙しくなりました。
ヘルプの方が2名来てくださり、ちょっと楽になったのですが、10/1から約一週間ぐらい、システムの不具合が発生して、かなり大変でした。
でも、良いこともあったのです。
職場の体制が変わって、仕事がかなりやりやすくなりました。
仕事をする上での権限が増え、自分で判断できることがぐっと増えました。
イレギュラーな内容の依頼でも、同僚と相談をして解決してゆくことができるようになりました。
(以前は、かなり細かく上司の指示を仰がなくては処理ができませんでした)
ええと……部下をコントロールしなくては気が済まないタイプの上司は、精神的に燃え尽きてしまい、休養に入って4ヶ月目となりました。復職しても、私達の部署には戻ってこないそうです。
「ティール組織」というキーワードをTwitterでよく見かけますが、なんとなく、そういった方向へ向かっているように感じます。社員が自分で考え、自分で判断して仕事をする。役職や分担する仕事の内容は違っても、ピラミッド型の組織というよりはもっとフラットな感じ……に、なりつつあるみたい、です。
自分の努力とはあんまり関係ないところで、ラッキーなことがいくつか起こったようです。
私の部署は、メンバーの年齢が高めなので(ほとんど40代以上なのです)、同僚と仲良く、お互いをいたわりながらお仕事を続けてゆけたらと思います。