メールを書くときに、補助的にやってみたいこと
他の部署から対応依頼のメールを頂くことがあります。 それとは逆に、どうしてもこちらの部署では対応できない内容を、他の部署の方へ依頼することもあります。
もらったり、送ったり。
そんな時、やっておきたいことをメモします。
2018/08/08 夜
【依頼メールを頂いたとき】
読んでみて、下記の2つをします。
1. 対応する上で、不足している内容があれば、なにが足りないかをメモします。
複数の依頼内容がある場合は、箇条書きに書き直します。
2. 不足していることを確認するため、メールを送って下さった方に電話をします。
すぐに確認ができる場合もありますし、「すみません、確認に時間がかかるので折返しご連絡致します」とお返事頂く場合もあります。
…………と、台所でお皿を洗いながら考えていて、はっと思いつきました。
この時点で、対応が完了したときに送信する「報告メール」を少し書いておくと楽なのかな~、と。
メールをがっつり読んだ直後なので内容もくっきり頭に叩き込まれているし、過不足のない文章がすぐに書ける状態なのだから、この時点で返事を下書きしておけば、しゃくっと書けそうです。
(そんな暇があったら対応しろよ、という人もいそうだけど、認知資源を節約するならこのタイミングで書いたほうが短時間で書けそう)
よし、明日からしばらく、試してみよう~
【依頼メールを書くとき】
メールを書く前に、下記の3つをします。
1. ぶっちゃけ、どんなことをして欲しいか、一行でメモしてみる。
2. 依頼文の下書きをしてみる。
3. 依頼するに至った経緯を下書きしてみる。
※一度で仕上げようと無理をしないこと。
下書きは……Outlookの「予定表」の中に入れておこうかなぁ……。
「■報告メールを出す ○○株式会社様対応分」と、予定をどこかに入れておけば忘れないので……。
メールを出すときもOutlookから出すことが多いし、下書きした文章を保存する手間が省けるからいいかも。
下ごしらえが終わったら、下記の作業をします。
1. 実際に送るメールを作成します。
メールの体裁を整えてゆくのが大変……。
To.にもCCにも、複数のメールアドレスを入れなくちゃいけないし……。
そのほか、必要な情報を書き込むのも大変。
むむむ。
どこのツールから引っ張ってきてコピペするか、決めておいたほうがいいのかな……。
明日、ちょっと会社でいろいろ試してみます。
2018/08/09 夜
さっそく、上記の手順のいくつかを試してみました。
一度、Scrapbox上で手順を書いておいたのが功を奏して、作業をするのが少し楽でした。
作業全体の手順の雛形があると、ちょっと違う内容でも応用が効く、というか……。
(今日は、メールの代筆をしたのです)
一番依頼したい作業はなにか、をまずはっきりさせる。
なぜ、依頼することになったのか、経緯・理由を書く。
もし、大至急の対応が必要であれば、「なぜ大至急の対応が必要なのか」の理由をはっきり書く。
今回は、システムトラブルのためWeb上での操作ができなくなったので、担当者さんに書面での対応をお願いしたのでした。
手続きの締め日が25日で、お盆休みもあるので早めの対応が必要になる、ということも記載しました。
今日書いたメールは、ここ最近の中では一番、自分としても「わかりやすく書けた、かも?」と思える出来でした。
(ちゃんと、どこかに控えを取っておこう……)
手順については、少しずつ改良してゆけたらいいな、と思います。