順次口頭発表進行(ハイブリッド版)：詳細手引
◆この文書は発展研究・セミナー・修士公聴会の口頭発表の進行について，ハイブリッド発表の手順書である．
発表者，スタッフは必ず一読すること．
★2021年度口頭発表はハイブリッド：発表者・審査員は対面，他の視聴者はオンライン参加
※発展研究・セミナーは全面オンラインになりました(2022/1/26)
主として準備係，会場係，座長の業務を挙げてある
発表者，視聴者の手順も含まれる ← 発表者以外の参加者も一読を推奨
◆各セッションは座長が進行し，会場係が時間管理・各種アナウンスを行う．
準備担当者は当日以前の準備全般および会場係のとりまとめを行う．
※単独セッション/並列セッション共に要領は同じとする．
※スタッフは以下の通り．
準備係：藤井，アルバイター
モニタ係/事務局：藤井，(必要に応じて小堀)
会場係：アルバイター，(必要に応じて藤井)
座長：各セッションの座長
【概要】
スタッフ業務の概要を示す．
モニタ室は3-108室に設置する．
計時システムを発表会場に設置
計時システムは会場にて会場係が操作，音も映像も会場に流す
※オンラインには音も映像も流せない
Ｂ．会場マイクとスクリーンは教室PCで
教室PC
会場PCの音声INに教室スピーカラインを接続
教室PCのTeams(web)で発表会議に参加
Teams画面をスクリーン投影
発表者PC
画面：発表者の自PCで画面共有
音声：教室マイクを使う：発表者PCマイクはOFF
Ｃ．モニタリング
別部屋での操作(3-108)
オンラインでのトラブル対応
複数会場の進行状況把握
複数会場への同時アナウンス
修士論文公聴会場
別部屋で操作(3-108)
2台(2つのアカウント)でモニタ
ひとつはスタッフ待機 ← スマホ+BTイヤホン
ひとつはアナログ時計表示(計時とは違う)
【開始前の準備】：1週間前まで
(準備担当者の業務)
発表会チャネルの作成
「理工_電子_発展研究セミナー発表会」チーム (済)
「発展研究・セミナー発表会会場」チャネル (済)
「01発セミ発表練習・連絡」チャネル (済)
※自由に会議立ち上げて練習可能
※参加者から事務局への連絡にも利用
「 理工_電子_修士論文公聴会」チーム (済)
「修士論文公聴会会場」チャネル (済)
「01修公発表練習・連絡」チャネル (済)
※自由に会議立ち上げて練習可能
※参加者から事務局への連絡にも利用
会議の予約
1週間前までには，当該チャネルにて会議予約する．(会議は終日予約でOK)
発セミ：「A電子系」「B通信系」「C情報系」 1/28頃予定
※各々のスレッドでセッション1,2,3...とその系すべての発表を行う
修公：「修士論文公聴会」一つ 2/15頃予定
予約された会議スレッドをアナウンス表示にし，セッション名，注意事項，スケジュール等を記載しておく．
会場のテスト
各会場PCでのマイク接続テスト，Teams接続テスト
経時システム設置テスト
モニタシステム設置テスト
( 会場係の業務 )
準備についての打合を行う．
( 発表者 )
各々のチームの「練習チャネル」で会議を立ち上げ，練習する．
【前日準備】
(モニタ係)
モニタ室：3-108(スタッフ室)
( 会場係の業務 )
会場案内板の掲示．
会場PCの設定．
1. 会場PCの音声INに教室スピーカラインを接続
2. プロジェクタ，会場PCを起動，誰かのIDでWindowsサインイン
3. 会場PCのChromeで音声テスト
教室マイク音声がPCに入っているか
4. 会場PCのChromeでTeamsにサインイン：ryu-ele-teamsアカウント ← 藤井が作業
5. Teams発表会会議に参加
6. Teams会議を全画面表示
7. 別PC(スマホ)+自分IDで会議参加，音声相互テスト
オンラインの音声が会場スピーカに流れるか
会場にて計時システムの設置をする．( 並列発表では全会場 )
発セミ会場：3-105,107,215
修士会場：3-107
計時用PC，発表者用モニタ，司会者用モニタ等の設置を行う
※教室毎に設置場所・角度等が異なるので注意
計時システムのリハーサルをしておく．
計時は会場係(アルバイト)
OBSなどの設定等，事前準備が必要
担当セッションのタイトルと時刻を表示するデータを用意，共有しておく
前日はこのまま会場PCを起動しておきたい → 教室整備の業者に相談：ドアに張り紙
※会議からは退室しておく
( 発表者 )
会場が準備でき次第(15時頃目安)，会場にてハイブリッド発表の練習をする．
直前練習は本番用会議で行う．
自PCを持ち込み，資料を提示共有，マイクは会場PCでしゃべる
【当日：開始30分前】
( 会場係 )
会場PCを起動
会場PCのテスト，会場マイクからのルーティングテストをする．
計時システムのテストをする．
会場PCで会議に参加する(ryu-ele-teamsアカウント)．
自分のスマホ/PCでも自分IDで会議に参加しておく．
(モニタ係)
モニタシステムを起動，テストをしておく
※視聴者・発表者は会場係が会議を立ち上げるまで待つ．
【開始時刻15分前】(または休憩開始時)
(発表者)
Teams会議に参加する
最初の発表者は登壇し資料を共有しておく
【開始時刻10分前】
(視聴者)
Teams会議に参加する．
発研・セミナー：A,B,Cは自由．ただし必ずどこかに参加すること．
修士：スレッドはひとつなのでそこに参加．
マイク・カメラはOFFで．
(座長)
マイクのテストをしておく
※Teams会議参加は任意
(審査員)
会場での審査なので，Teams会議参加は任意
ただし，発言は必ずマイクを通して行う
【諸注意】
(モニタ係／事務局)
全会場に諸注意のアナウンスを行う．以下は例．
「おはようございます．これより◯◯発表会を開始します．それに先立ち，事務局より注意事項をお伝えします」
「セッションの進行状況により終了時刻・次のセッションの開始時刻が変動します．進行の判断は座長におまかせします」
「会場では時間に伴い計時システムから音がなります．
(発セミ)一鈴4分，二鈴5分，三鈴は発展研究が8分，セミナーが6分です．
(修士公聴会)一鈴10分，二鈴15分，三鈴25分です．
オンラインではシステムの制約上，時計もベルも共有しません」
「発表者はあらかじめTeams会議に参加し，番が来たら自分のPCをもって登壇し，資料を共有してください．発話は教室のマイクを使います．自分のPCのマイク／カメラはOFFでお願いします」
「視聴者の人はオンラインで視聴しつつ，発表者毎にコメントフォームに記入・送信してください．
(発研・セミナー)2年生3年生
(修公)修士1年と進学予定の学部4年
上の人は出席を兼ねていますので忘れずにお願いします．セッションにつき最低3件以上，できるだけ沢山，送信してください．コメントは発表者にフィードバックします」
「審査員の先生はTeamsに参加しなくても結構です．ただし発言は必ずマイクを通して下さい」
「セッションはすべて録画し，審査及び研究室の記録用とします．部外秘ですのでその旨ご了承ください」
「会議開始で自動録画されますが，セッション毎の録画のON/OFFの切り替えはグループ教員におまかせします．セッション毎に切る場合，次のセッション前にONするのを忘れないで下さい」
「以上です．では各セッションの座長にお渡しします．よろしくおねがいします」
【開始】
(座長)：開始の合図と発表者の紹介．
(発表者)：発表を開始．
(会場係)：計時を始める．
ベルは以下の通り．
発展研究：一鈴4分，二鈴5分，三鈴8分
セミナー：一鈴4分，二鈴5分，三鈴6分
修士公聴会：一鈴10分，二鈴15分，三鈴25分
※会場には時計表示とベルが鳴らされる
※Teamsには時計もベルもアナウンスされない
【発表時間中】
(会場係)：
トラブル等があれば，モニタ係にチャットまたはモニタ室に呼びに行く．
(モニタ係)：
全体の進行状況を把握する．
チャット等の緊急連絡に注意しておく．
(午前と午後の最初)発表がはじまって10分ほどで各会議の参加者リストを保存しておく(念の為)．
【１人の発表が終わったら】
(座長)：「質問・コメントをどうぞ」
→ 座⻑が指名してマイクをまわす．教室では必ずマイクで発話
※オンラインからの発言があれば挙手をしてもらう(レアケース)
(会場係)：質問が終わったら計時タイマーをリセットする．
【セッション終了後】
(座長)：セッション終了の言葉．次の開始時刻のアナウンス．
(発表者)
最初の発表者は登壇し資料を共有しておく
【全セッション終了後】
(座長)：
修士：「修士論文公聴会はこれで終了です．お疲れさまでした」
(モニタ係)：必要なことをアナウンス
(小堀？)「これから判定会議を行います．研究室の学生は担当教員からの連絡を待っていて下さい」
(木村昌？) 先生方へ判定会議の案内．
各会議を終了．
各会議の参加者リストを保存．
会議映像の確認．
モニタ室の撤収．
(会場係)
発表会場の撤収．
出勤簿を記入するため課程事務室へ移動．
以上．