順次口頭発表進行(オンライン版)：詳細手引
◆この文書は発展研究・セミナー・修士公聴会の口頭発表の進行について，全面オンライン発表の場合の手順書である．
発表者，スタッフは必ず一読すること．
※発展研究・セミナーは全面オンラインになりました(2022/1/26)
主として準備係，会場係，座長の業務を挙げてある
発表者，視聴者の手順も含まれる ← 発表者以外の参加者も一読を推奨
◆各セッションは座長が進行し，会場係が時間管理・各種アナウンスを行う．
準備担当者は当日以前の準備全般および会場係のとりまとめを行う．
※単独セッション/並列セッション共に要領は同じとする．
※スタッフは「準備係」「会場係」「座長」
準備係：藤井，アルバイター
モニタ係/事務局：藤井，(必要に応じて小堀)
会場係：アルバイター，(必要に応じて藤井)
座長：各セッションの座長
【概要】
スタッフ業務の概要を示す．
モニタ及び計時スタッフ室は1-618実験室に設置する．
計時システムを3グループ分，スタッフ室に設置
※ディスプレイは小型のみを利用
スタッフ室にて会場係が操作
※時計は計時システムの表示をwebカメラで取り込んで提示する．
※しかし，Teamsではカメラ・映像の固定提示は不可能なため，常に時計が画面にあるとは限らない．
★発表者は時計画像を固定できる．
時計画像を右クリック → 「自分用にピン留めする」を選べば，自PCで画面共有しても，時計画像が優先で表示される ← が，固定は保証しない
Ｂ．モニタリング
オンラインでのトラブル対応
複数会場の進行状況把握
複数会場への同時アナウンス
修士会場
モニタリングはスタッフ室(ハウリング等の対策)
2台(2つのアカウント)とスマホでモニタ
ひとつはモニタ用
もう一つはモニタ係の作業用
スマホ+BTイヤホンで移動に対応
【開始前の準備】：1週間前まで
(準備担当者の業務)
発表会チャネルの作成
「理工_電子_発展研究セミナー発表会」チーム (済)
各グループ発表会場」チャネル (済)
「01発セミ発表練習・連絡」チャネル (済)
※自由に会議立ち上げて練習可能
※参加者から事務局への連絡にも利用
「 理工_電子_修士論文公聴会」チーム (済)
「修士論文公聴会会場」チャネル (済)
「01修公発表練習・連絡」チャネル (済)
※自由に会議立ち上げて練習可能
※参加者から事務局への連絡にも利用
会議の予約(事務局)
1週間前までには，当該チャネルにて会議予約する．(会議は終日予約でOK)
発セミ：「A電子系」「B通信系」「C情報系」 1/28頃予定
※各々のスレッドでセッション1,2,3...とその系すべての発表を行う
修公：「修士論文公聴会」一つ 2/15頃予定
予約された会議スレッドをアナウンス表示にし，セッション名，注意事項，スケジュール等を記載しておく．
スタッフ側のテスト(準備係)
Teams接続テスト
計時システムテスト
モニタシステムテスト
( 会場係の業務 )
準備についての打合を行う．
( 発表者 )
各々のチームの「練習チャネル」で会議を立ち上げ，練習する．
【前日準備】
( 会場係の業務 )
スタッフ会場にて計時システムの設置をする．( 並列発表では全会場 )
計時用PC，発表者用モニタ，司会者用モニタ等の設置を行う
モニタ室：1-618(スタッフ室)
計時システムのリハーサルをしておく．
計時は会場係(アルバイト)
PC・アプリの設定等，事前準備が必要
( 発表者 )
練習は練習チャネルで行う．
※本番用チャネルだとスレッドが乱れて混乱の原因となる
【開始30分前】
(モニタ係)
モニタシステムを起動，テストをしておく
( 会場係 )
スタッフ室にて自PCで会議に参加する(自分のアカウント)．
計時システムの音声OUT → 自PCの音声INに接続する
計時システムのテストをする．
※視聴者・発表者は会場係が会議を立ち上げるまで待つ．
【開始時刻15分前まで】(または休憩開始時)
(発表者)
Teams会議に参加する
最初の発表者は登壇し資料を共有しておく
時計画像を見たければ，時計を右クリック → 「自分用にピン留め」しておく
【開始時刻10分前まで】
(視聴者)
Teams会議に参加する．
発研・セミナー：A,B,Cは自由．ただし必ずどこかに参加すること．
修士：スレッドはひとつなのでそこに参加．
マイク・カメラはOFFで．
(座長)
Teams会議に参加し，マイクのテストをしておく
(審査員)
Teams会議に参加する
発言は挙手をした上で行う
【諸注意】
(モニタ係／事務局)
全会場に諸注意のアナウンスを行う．以下は例．
「おはようございます．これより◯◯発表会を開始します．それに先立ち，事務局より注意事項をお伝えします」
「セッションの進行状況により終了時刻・次のセッションの開始時刻が変動します．進行の判断は座長におまかせします」
「会場では時間に伴い計時システムから音がなります．
(発研セミナー)一鈴4分，二鈴5分，三鈴は発展研究が8分，セミナーが6分です．
(修士公聴会)一鈴10分，二鈴15分，三鈴25分です．
★「オンラインではシステムの制約上，時計画像を固定できません．発表者，司会者が自PCにて「自分用にピン留め」をすれば，画面共有していても時計が見えるはずですが，確約はできません」
「発表者は自分の番が来たらマイク・カメラをONにして資料を共有してください」
「視聴者の人はオンラインで視聴しつつ，発表者毎にコメントフォームに記入・送信してください．
(発研・セミナー)2年生3年生
(修公)修士1年と進学予定の学部4年
は出席を兼ねていますので忘れずにお願いします．1セッションにつき最低3件以上，できるだけ沢山，送信してください．コメントは発表者にフィードバックします」
「セッションはすべて録画し，審査及び研究室の記録用とします．部外秘ですのでその旨ご了承ください」
「会議開始で自動録画されますが，セッション毎の録画のON/OFFの切り替えはグループ教員におまかせします．セッション毎に切る場合，次のセッション前にONするのを忘れないで下さい」
「以上です．では各セッションの座長にお渡しします．よろしくおねがいします」
【開始】
(座長)：開始の合図と発表者の紹介．
(発表者)：発表を開始．
(会場係)：計時を始める．
ベルは以下の通り．
発展研究：一鈴4分，二鈴5分，三鈴8分
セミナー：一鈴4分，二鈴5分，三鈴6分
修士公聴会：一鈴10分，二鈴15分，三鈴25分
【発表時間中】
(会場係)：
トラブル等があれば，モニタ係にしらせる．
(モニタ係)：
全体の進行状況を把握する．
チャット等の緊急連絡に注意しておく．
(午前と午後の最初)発表がはじまって10分ほどで各会議の参加者リストを保存しておく(念の為)．
【１人の発表が終わったら】
(座長)：「質問・コメントをどうぞ」
→ 座⻑が指名してマイクをまわす．教室では必ずマイクで発話
※オンラインからの発言があれば挙手をしてもらう(レアケース)
(会場係)：質問が終わったら計時タイマーをリセットする．
【セッション終了後】
(座長)：セッション終了の言葉．次の開始時刻のアナウンス．
(発表者)
最初の発表者は登壇し資料を共有しておく
【全セッション終了後】
(座長)：
発研・セミナー： 「このグループの発表はこれで終了です．お疲れさまでした」
修士：「修士論文公聴会はこれで終了です．お疲れさまでした」
(モニタ係)：必要なことをアナウンス
発研・セミナー：(他のグループが残っていた場合)「◯◯グループがまだ継続しているので，ぜひそちらの視聴もしてください」
「これから判定会議を行います．研究室の学生は担当教員からの連絡を待っていて下さい」
(小堀？) 先生方へ判定会議の案内．
各会議を終了．
各会議の参加者リストを保存．
(会場係)：
会場の撤収．
出勤簿を記入するため課程事務室へ移動．
以上．