順次口頭発表進行の手引
◆この文書は発展研究・セミナー・修士公聴会の口頭発表進行についての手順書である.
主として準備係,会場係,座長の業務を挙げる
一部,発表者,閲覧者の手順も含まれる
◆各セッションは座長が進行し,会場係が時間管理・アナウンスを行う.
準備担当者は当日以前の準備全般および会場係のとりまとめを行う.
※並列セッションも要領は同じとする.
【開始前の準備】
(準備担当者の業務)
Teamsにグループのチャネルを作成する.
発展研究セミナーA電子系
発展研究セミナーB情報系
発展研究セミナーC通信系
修士論文公聴会
発表会練習チャネル1,2
セッションの時刻が決まり次第,当該チャネルにて会議予約する.
予約された会議スレッドをアナウンス表示にし,セッション名を記載しておく.
例:"A電子系セッション1"
会場係:計時システムのリハーサルをしておく.
計時は会場係(アルバイト)
OBSなどの設定等,事前準備が必要
担当セッションのタイトルと時刻を表示するデータを用意,共有しておく
発表者:「発表会練習チャネル」で練習する.
【当日準備】
会場係:自分のPCで計時システムを立ち上げ,OBSで共有設定しておく.
マイクのテストをしておく.
発表者:事前にテストしておくこと.
【開始時刻10分前】(または休憩開始時)
(一番最初のセッションのみ)会場係が会議に参加する. (会議は予約済み)
※電子・情報・通信グループの各セッションが終了するまでこの会議を使う
会場係:(最初のセッションで)計時システムを自分のカメラとしてONにてスタンバイし,軽くテストする.
計時画面を提示ができたら「自分にスポット」をONにする.
座長:セッションに参加.
閲覧者(教員・学生)入室開始.
会場係:開始まで,会場名とセッション名を記載したスライドを画面共有しておく.
【開始時刻3分前】
会場係:録画開始. → そのセッション終了まで
会場係「こちらは会場係の〇〇です。あと3分でセッション開始時刻になります.座⻑の先生はマイクをオンにしてください.◎◎先生,大丈夫でしょうか」
座⻑:テストを兼ねて返事をする.なんらかのトラブルがあればチャット書き込みなどで対応する.
会場係「ありがとうございます.時間になり次第,開始してください.第1発表の◎◎さん,ビデオとマイクをオンにして,所属と名前をお願いします」
第1発表者:テストを兼ねて返事をする.
会場係「ありがとうございます.2人目以降の開始は座⻑の先生にお願いします.録画と計時は会場係が行います.発表後の質問は原則として挙手でお願いします.チャットは進行上の情報共有や,共有が見えない,声が聞こえないなど,システムトラブルの情報が優先されます.質問の書き込みは優先度が低くなります」
会場係「発表者の方は資料を共有してください.(共有を解く)時間がきましたら座長の合図で開始して下さい」
会場係(発研セミナー発表会)「時間に伴い計時システムから音がなります.一鈴4分,二鈴5分,三鈴は発展研究が8分,セミナーが6分です」
会場係(修士公聴会)「時間に伴い計時システムから音がなります.一鈴10分,二鈴15分,三鈴25分です.
発表者:資料を共有する.可能ならカメラをONにする.
※カメラはマストではない.ONにしておくと視聴者が安心する.
【開始】
座長:開始の合図と発表者の紹介.
発表者:マイクをONにし,発表を開始する.(可能ならカメラもON)
会場係:計時を始める.
ベルは以下の通り.
発展研究:一鈴4分,二鈴5分,三鈴8分
セミナー:一鈴4分,二鈴5分,三鈴6分
修士公聴会:一鈴10分,二鈴15分,三鈴25分
【発表時間中】
会場係:計時しつつ,チャットとメンバーリストを確認する.
トラブル等が書き込まれたらメンション,挙手,または口頭で座長に知らせる.
座長:チャットには注意しておく.
発表者:会場係の時計の一鈴二鈴三鈴の音を参照にしつつ発表.
Teamsでは特定の参加者を固定表示することができないので,時計は見えたり見えなかったりする.
【1人の発表が終わったら】
座長「質問がある人は「⼿を挙げる」ボタンを押して下さい」
→ 座⻑が指名して発言を促す
チャットへの書き込み質問は座長の判断で対応する
会場係:質問が終わったら計時タイマーをリセットする.
【セッション終了後】
座長:セッション終了の言葉.次の開始時刻のアナウンス.
録画係:録画を終了. ※会議は継続.
準備係:会議参加リストを自PCに保存.
※リストファイルにはセッション名をつけておく
※後に保存する動画も同じファイル名にする
会場係:休憩時間中は次のセッションタイトルと開始時刻を共有提示しておく.
【全セッション終了後】
会場係:各セッションの参加者リストが保存されていることを確認.
会場係・準備係:各セッションの録画がスレッドに自動アップされているか確認.
準備係:会議を終了.
会場係・準備係:スタッフ用チャネルに移動する.
保存した各セッションの参加者リストは後ほどスタッフ用チャネルにアップする
参加者リストがない(保存を忘れた)セッションは「参加者リストなし」として報告
※特研発表会の発表後は特になにもなし.
※発研セミナー発表会の後に,特研・発研セミナーの判定会議が行われる.
※修士公聴会後は直後に判定会議が行われる.
いずれも,担当教員からの連絡に注意しておく.
★以下,会場係の事後処理★
MS Streamに自動保存された動画を自PCにダウンロード
→ 録画係の先生にお願いします
※ダウンロードできるのは録画開始した人のみ
※数百MiBになるので,ディスク容量に注意
→ ファイル名がセッション名と一致しているかを確認する
→ 指定のGoogleDriveにアップロード
→ 準備担当者がアップロードを確認
→ Streamにある動画を削除
ダウンロードしたリストファイルを同じGoogleDriveにアップする
※ファイル名は動画と同じにする
全員:最終確認の後,終了