Regional RubyKaigi

Regional RubyKaigi(リージョナルるびーカイギ)または地域Ruby会議は、RubyKaigiとは別に開催される、RubyKaigiのようなものです。

Regional RubyKaigiとはどのようなものかについては、高橋さんによる日本Rubyの会MLへの投稿を参照してください。

開催するには

開催を決定するよりも前に、他の地域Ruby会議オーガナイザーや日本Rubyの会とつながってください。

他の地域Ruby会議オーガナイザーとつながって、開催までに必要なことなどを適宜ご相談ください。他の地域Ruby会議オーガナイザーは Discordサーバーの #regional-rubykaigi-orgz チャンネル(Regional RubyKaigi#638a7860686daf00005b537a)に生息していますので、参加して気軽に話しかけてみてください :-)

そして、日本Rubyの会にご一報ください（特にはじめて開催したい場合）

具体的には official/issues に「#{your_regional_rubykaigi_name}開催したい！」みたいな感じで issue を立ててご連絡ください。

必要な役割を担う人を決める

開催にあたっては、以下の役割を担当する人が必要です:

実行委員長 : 必ず誰か個人を割り当ててください。複数人でも構いません。

るびまのレポート記事担当 : 他の役割と兼務でも構いません。複数人でも可。 #TODO やり方を見直した方が良さそう

会計 : おかねを扱う場合には必要です。

開催日時、会場、開催規模を日本Rubyの会に教えてください

地域Ruby会議オーガナイザーのコミュニケーションチャンネル Regional RubyKaigi#638a7860686daf00005b537aで早めに情報を共有してもらえると、告知に協力できると思うのでご協力をお願いします。

地域Ruby会議開催の日程の予定が決まったら、早めに https://regional.rubykaigi.org のトップページに開催情報に追記してください。他の地域Ruby会議とのあいだで開催日程が完全に重複してしまうのは避けたいと考えています。ご協力をよろしくお願いします（具体的な追記の方法は「開催が決定したら」セクションを参照ください）。

一般社団法人日本Rubyの会からの補助について

一般社団法人日本Rubyの会から、講演者の交通費や会場費などの補助を出せるかもしれません。事前にRubyの会のissue で相談してください。

開催する地域Ruby会議の名称を決めてください

地域Ruby会議の命名については、独立したページにまとめています → Regional RubyKaigi/開催名称のガイドライン

関連する豆知識として → Regional RubyKaigi/東京の地域Ruby会議開催カウントの歴史

開催が決定したら

個別のイベントページを作成してください。

https://regional.rubykaigi.org/ に直接ページを作成する場合は、https://github.com/ruby-no-kai/regional.rubykaigi.org にPRをください。

自分たちでセルフマージしていけるように、作業される方を regional-rubykaigi-organizers team に追加します

自前でサイトを用意する場合には、プロキシする必要がありますので、の nginx.conf を変更してPRしてください。

https://regional.rubykaigi.org のトップページに開催情報を掲載してください。

具体的には https://github.com/ruby-no-kai/regional.rubykaigi.org へevents.ymlを編集したPRをください。以下のような感じのデータを追加してもらえれば大丈夫です。

code:yaml

- name: sapporo01

title: "札幌Ruby会議01"

start_on: 2008-10-25

end_on: 2008-10-25

るびまのレポート記事用の issue をるびまの編集リポジトリへ新規作成してください。 #TODO

件名は「○○ Ruby 会議 0x レポート」としてください。タグや担当、マイルストーンはあとで編集が設定しますので不要です。

本文の例。「○○ Ruby 会議の開催が決まったので、レポート作成 issue を起こします。レポート担当は @ xxx です。」

以降、るびまからの連絡はこの issue に対して行います (主に開催後、るびまの発行予定が立ってからになります)。

「公式サイト」に書くこと

他の開催を参考にしてください :)

トークの録画やストリーミング配信の予定についてもアナウンスしておきましょう

今どきはSNS用のハッシュタグも書いておくと良いと思います。ハッシュタグは短いもののほうが、現地でのスマートフォンなどからポストするのに優しいと思います。

参加申し込みを開始したら

ruby-listにアナウンスしましょう

https://ruby-lang.org のnewsに載せよう

https://github.com//ruby/www.ruby-lang.org/ から PR を送れば news に載せることができます

開催が終わったら

開催にあたってopenしたissueを閉じてください

基本的に https://github.com/ruby-no-kai/official/issues/ に立てたissueを閉じます。 (請求など開催後に残件があれば、そうしたものを管理してもいいかもしれません)。

るびまのレポートを書く(がんばらずに!!!)

#TODO

よくある質問とその答え

Q. Regional RubyKaigiの開催にあたり、テーマ設定や趣意書、企画書は必要ですか?

A. 特に必要はありません。ただ、過去のRubyKaigi運営の経験からは、なにか参照できるビジョンがあると合意形成をスムーズにできると思うので、何かしら用意できるなら用意することをおすすめします。

(もっと補足すること)

Q. 地域Ruby会議なの? 地域RubyKaigiなの?

https://github.com/ruby-no-kai/official/issues/247#issuecomment-280645189 から抜粋・修正:

基本的に正式名称は日本語表記では「どこそこRuby会議」、英語表記では「Where RubyKaigi」です

例: 関西Ruby会議2017, Kansai RubyKaigi 2017

ちなみに、2013以降のrubykaigi.org でやってるルビーカイギの表記は RubyKaigi です。日本語名称はありません

RubyKaigiは2011までと2013以降で正式名称が異なります

これはRubyKaigiと地域Ruby会議の歴史的経緯と開催の位置づけの変遷による混乱なので、参加者が混同するのは無理もないけれど、運営側としては認識を揃えてもらえるとうれしいです

Regional RubyKaigi/開催名称のガイドラインも参照してください

Q.日本Rubyの会からの財政支援についてくわしく教えてください

過去のRubyKaigi開催の余剰金から財政的な支援が可能です(もちろん限度はあります)。地域外から講演者を招待したい場合の交通宿泊費などに役立ててください。会場費用や雑費、飲食については参加者が負担するか、それぞれの地域でスポンサーを見つけてもらうのが良いと思います。

最初にやること

まず、Rubyの会のissueで財政支援の使途とその理由、目的を表明してください

日本Rubyの会の代表理事なり理事なりが支援範囲をお伝えします

支払については、立て替えてもらって、後日振込にて精算です

精算のために必要なもの

精算対象となる方の情報を揃えてください

領収証。宛名はかならず「日本Rubyの会」にしてください。この宛名ではない場合は精算できないかもしれません。

立て替えた方の連絡先メールアドレス

立て替えた方の振込先

宛名はかならず「日本Rubyの会」にしてください(大事なことなので2回書きました)。

精算の進めかた

領収証の原本が紙の場合、日本Rubyの会宛に送付してください → 領収書の送付方法

その場合でも、領収証をスキャンした電子データを送ると原本到着前に処理可能になります。ご協力ください。

Rubyの会からスポンサーに請求する場合

Regional RubyKaigi/請求情報に請求に必要な情報についてまとめたので参考にしてください

コミュニケーションチャンネル

Discordサーバーの #regional-rubykaigi-orgz