スキャナによる電子化保存規程
## 第１章 総則
（目的）
### 第１条
この規程は、一般社団法人日本Rubyの会（以下「当会」）における紙による国税関係書類について、マネーフォワード社製クラウド会計・クラウドBox（以下「本システム」という。）を活用して、スキャナによる電子化を安全かつ合理的に図るための事項を定め、適正に利用・保存することを目的とする。なお本規程は、当会の全ての役員及び従業員（契約社員、パートタイマー及び派遣社員を含む。）に対して適用する。
（定義）
### 第２条
この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
一 電子化文書 紙文書を電子化した文書をいう。
二 管理責任者 本システムを円滑に運用するための責任者をいう。
三 真実性を確保するための機能 電子化文書の故意又は過失による虚偽入力、書換え、消去及び混同を未然に防止し、かつ、改ざん等の事実の有無が検証できる機能をいう。
四 機密性を確保するための機能 電子化文書へのアクセスを制限すること、アクセス履歴を記録すること等により、アクセスを許されない者からの電子化文書へのアクセスを防止し、電子化文書の盗難、漏えい、盗み見等を未然に防止する形態で保存・管理される機能をいう。
五 見読性を確保するための機能 電子化文書の内容を必要に応じ電子計算機その他の機器を用いて検索し、画面又は書面に直ちに出力できるよう措置される機能をいう。
（運用体制）
### 第３条
当会における本システムの運用に当たっては、管理責任者及び作業担当者を置くものとし、事務分掌細則によりこれを定める。
２ 管理責任者は、電子化文書を作成する作業担当者を管理し、電子化文書が法令等の定めに則って効率よく作成されることに責任を持つ。
３ 管理責任者は、電子化文書の作成を外部委託する場合、外部委託業者が電子化文書作成に必要な法令等の知識と技能を持つことを確認し、これを条件に業務を委託することができる。
（利用者の責務）
### 第４条
本システムの利用者は以下の責務を負う。
一 自身のＩＤやパスワードを管理し、これを他人に利用させない。
二 本システムの情報の参照や入力（以下「アクセス」という。）に際して、ＩＤやパスワードによって、本システムに利用者自身を認識させる。
三 与えられたアクセス権限を越えた操作を行わない。
四 参照した情報を目的外に利用しない。
五 顧客及び関係者のプライバシーを侵害しない。
## 第２章 対象書類及び入力の時期
（対象書類）
### 第５条
当会におけるスキャナにより電子化する書類は、次の各号に定めるところによる。
一 請求書
二 領収書
（入力の時期）
### 第６条
第５条各号に定める書類については、書類を取得後、次の時期に入力する。
一 請求書 毎月末までに受領したものを、翌々月７日までに入力
二 領収書 毎月末までに受領したものを、翌々月７日までに入力
## 第３章 機能要件
（管理機能等）
### 第７条
本システムによる電子化文書の作成及び管理機能は、次に定めるところによる。
一 データフォーマット 電子化文書のデータフォーマットは、PNG、PDF又はJPEGとする。
二 階調性の確保 画像の階調性を損なうような画像補正は行わない。
三 画像品質の確保 電子化文書の画像は、第10条で定めるところにより確認できること。
四 両面スキャン 電子化文書の作成に当たっては、原則として、両面をスキャンする。
ただし、裏面に記載のないものなどについては、この限りではない。
２ 真実性を確保するための機能は、次に定めるところによる。
一 訂正・削除履歴 株式会社マネーフォワード社の提供する「マネーフォワードクラウドBox」サービスを利用し、電子化文書には第６条各号に定める時期までにタイムスタンプを付与し、当該電子化文書の作成時期の証明及び改ざん等の事実の有無を検証できるようにする。
二 ヴァージョン管理 記録した電子化文書のヴァージョン管理を行うに当たり、当初に記録した電子化文書を第１版とし、その後に訂正又は削除が行われても第１版の内容を保持する。
３ 機密性を確保するための機能は、次に定めるところによる。
一 アクセス管理 情報の利用範囲、更新履歴、機密度等に応じた管理区分を設定するとともに、情報にアクセスしようとする者を識別し認証できること。
二 不正アクセスの排除 不正なアクセスを排除できること。
三 利用ログ管理 本システムの管理責任者は、ログの情報等を利用して不正なアクセスの防止をすることとする。
４ 見読性を確保するための機能は、次に定めるところによる。
一 検索機能 記録されている電子化文書に検索のために必要な情報（検索項目）を付加し、かつ、その検索項目を活用して該当する電子化文書を抽出できること。
二 検索項目設定機能 検索項目に、ⅰ）取引日付、ⅱ）取引金額、ⅲ）取引先名称が設定でき、日付又は金額の項目は範囲指定を可能とし、任意の２項目以上の検索項目を組み合わせて検索できること。
三 帳簿との関連性を確保する機能 電子化文書には、管理用通番として伝票番号を付し、帳簿に記載される内容と関連付けを行う。
ただし、一般書類については、帳簿との関連性を確保する機能を備える必要はない。
四 整然とした形式で速やかに紙出力する機能 記録されている電子化文書及びログ等の管理情報をデータフォーマットの種類にかかわらずディスプレイやプリンタに整然とした形式で国税関係書類と同程度の明瞭さを確保しつつ速やかに出力することができること。
五 ４ポイント文字が認識できる機能 本システムはJIS X 6933又はISO12653-3テストチャートの４ポイント文字が認識でき、電子化文書を拡大縮小表示できること。
## 第４章 機器の管理と運用
（機器の管理）
### 第８条
本システムの機器の管理及び運用に関する基準を遵守する。
２ 外部ネットワーク接続により、不正アクセスによる被害やウィルスによる被害が発生しないように対策を施す。
（入力装置の設定）
### 第９条
入力装置の設定は、次に定めるところによる。
ただし、一般書類に係る階調はグレースケールとしてもこれを認める。
一 解像度 200ｄｐｉ以上とする。
二 階調 電子化文書は赤、緑、青の各色256階調（24ビット/ピクセル）とする。
（出力装置の設定）
### 第10条
出力装置の設定は、次の各号に定めるところによる。
ただし、一般書類については、第２号及び第３号の階調及び印刷装置をグレースケール以上の能力を持つ表示装置及びプリントできる印刷装置としてもこれを認める。
一 表示装置のサイズ 14インチ以上の表示装置とする。
二 表示装置の階調 赤、緑、青の各色256階調（24ビット/ピクセル）以上の能力を持つ表示装置とする。
三 印刷装置の解像度及び階調 印刷装置はカラープリントできるものとする。
## 第５章 スキャニングの手順等
（書類の受領）
### 第11条
請求書及び領収書を受領した担当者は、内容の誤りがないことを確認した後に、作業担当者に引き継ぐ。
（スキャニング処理）
### 第12条
作業担当者は、本システムを活用し、スキャニング処理を実施する。
２ 作業担当者は、スキャン枚数及びスキャン画像を目視にて確認する。
３ 作業担当者は、正確にスキャニングされていることを確認した後に、画像（電子化文書）及び検索項目をサーバに登録し、管理責任者にこれを引き継ぐ。
４ 管理責任者は電子化文書の確認を速やかに行う。
（電子化文書の保存）
### 第13条
本システムにより電子化されたデータは、国税に関する法律の規定により保存しなければならないとされている期間まで保存する。
## 第６章 原本の廃棄等
（原本の保管）
### 第14条
作業担当者は、スキャニング処理を了した原本について、管理責任者のチェックが完了するまでの間、一時保管する。
（電子化文書の消去）
### 第17条
管理責任者は、保存期間が満了した電子化文書の一覧を基に、該当するデータの消去を行う場合には、消去結果を記録する。
2025年1月1日 制定