グループウェアの基本的機能

情報を他人に素早く届ける(フロー)

複数人に届けられる

チャットのように1行メッセージ v.s. メールのように一塊のメッセージ

改行で送信されるチャットシステムは「1行の短いメッセージを送れ」ということをアフォードする

情報を保管しておき、必要な時に見つけられる(ストック)

検索

ファイル共有

ストックした情報の間の関連付けを発見できる(これができるものは稀、Scrapboxなど)

相手の状況把握

オンライン/オフライン

在席/外出

出勤/休暇

いま返信を入力中である(一部のチャットアプリ、Facebook)

送ったメッセージを既読である(LINE)

例えば「Xさんとの契約書ってどこだっけ」という時

ファイルがグループウェアにアップロードされておりパーマリンクがあるなら「ここです」とリンクを貼ることができる

そうでない場合は実際のファイルを貼ることになる

メールの添付ファイルでだけやり取りした場合にパーマリンクがない現象が起こりがち

見つけられないのでもう一度送ってもらったり

バージョン管理の有無

パーマリンクが特定のファイルへのリンクではなく、そのファイルのバージョン管理履歴である場合「どれが最新だろう」という問題が起こらない

「以前はどうだったか」を確認することも容易

Cybozu Officeの「ファイル管理」やDropboxにある機能

再利用

例えば紙の書類で「何かを申請して承認する」というワークフローを組んでいる場合、再利用されるのは様式の部分だけであり、入力内容は毎回0から入力することになる。

たとえば申請者の住所や所属を何度も書くとか。

電子化されているワークフローにおいては

過去に自分が出した申請が一覧できる(ストック)

それを再利用できる

という特徴がある。既存の申請を再利用することによって、変化していない部分の再入力が必要なくなる。

トレーサビリティ

紙の書類でのワークフローでは、途中の人が例えば紙を紛失したり、作業することを忘れて長期間止めている場合に、周囲の人がそれに気づくことができない

電子的なワークフローでは、申請がどこまで進んでいるかをいつでも確認できる

対外的アクションの事前レビュー

会社アカウントから外部の人に出すメールの下書きを、送信ボタンを押す直前の状態(つまり本文だけではなくCCとか宛先とかが記入済みの状態で)で他の社員にレビューしてもらうことができる

もちろんパーマリンクがある

他の社員が出したメールを検索して参考にすることができる

メールワイズのイメージ

物の状態の確認

「トレーサビリティ」に書いた、紙の書類は位置がわからなくなる問題は「紙の書類」という物理的存在と「それの位置」という状態が密結合していることが原因で起こる

この解決は、根本的には「紙の書類を電子的な書類に置きかえたこと」ではなく「状態の密結合を解除」によって起きている

例えば、外部から紙の書類が来て会社員での押印が必要だとする。これは書類を電子化するわけにはいかない。

このシチュエーションで「押印申請」の電子的ワークフローは例えばこうなる

本人が押印申請

マネージャーがチェックして承認

社長が承認

押印担当者(法務など)が押印

本人に戻ってくる

「マネージャーがチェックして社長の承認待ちである」などの「状態」が紙とは切り離されて、関係者が誰でもグループウェア上でいつでも確認できるようになっている。

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