SharePointでは1つの大きなドキュメントライブラリより、意味ある粒度のドキュメントライブラリを複数作る

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理由

１つのライブラリ内でフォルダだけで組織のあらゆるファイルを仕分けるデメリット

ファイルが探しにくい

フォルダが増えれば増えるほどファイルは探しにくくなる

自分だけが常に使うファイル郡であれば多少増えても覚えれられるため、迷子になりにくい

他の誰かが独自のルールで作成したフォルダは探しにくい

ファイル階層の作成ルールが決まっていても、運用されないケースが多い

SharePointの場合、ファイルサーバーと同じ要領ではショートカットを作成できない

柔軟に構造を変更できない

組織単位でフォルダ構成を作成するケースでは、組織改編に合わせてフォルダ名を変更できないという課題

アクセス権限管理が煩雑になる

Web UIで深い階層を降りていくのはページ読み込みが発生し、非常にストレス

参考