Go Conference mini後の懇親会案
9/16に確認しておきたいところ
OK 人数をどのように確定させるか?
connpass等で事前に別イベント(GoConMiniAfterParty?)を作成し、参加人数を確定させる?
OK 1箇所で大丈夫そうなので1箇所でいいか?
OK 値段に関して3500 ~ 4000円程度が下限のようだが大丈夫か?
お店の配置にもよるがどのように交流するかいい案があれば
現状は時間を2分割して席をシャッフル、話題を提供しあとはご自由に!という感じにしようかと思っています。(頭とケツは何かしら挨拶をする?イメージ)
お店の候補に関して何かここがいい!みたいなのがあるか?
値段帯が変わらず人数が許容できる環境ならまだまだありそうなので会場に関しての心配はいらないかなと
コメント出しタイム
懇親会の目的を一応固めておきたいかもyebis0942.icon
参加者同士の交流の機会を作る
公式の懇親会を用意する理由は?
その場で場所を押さえるのが難しいとか
初対面で「飲みに行くぞ」と誘うのはハードルが高いとか
懇親会の人数確定はconnpassの別イベントを使うのがいいと思ってます。本編の参加人数が確定した段階で参加者にconnpassのメッセージで告知するなどのオペレーションは必要そうyebis0942.icon
同意です👌uji.icon
人数によるんですが40人を超える場合は10末が期日みたいな店舗もあるので結構早めに確定させる必要がありますnotpop.icon
価格帯、学生にはやや高いかなという感はあるかもyebis0942.icon
開催時には「未成年の方は飲酒しないように。飲ませないように」みたいな配慮は必要そうyebis0942.icon
席狭めの居酒屋だと座席移動が難しくて交流が制約されそうな気がするyebis0942.icon
が、広いスペースは普通に高そうというジレンマがありそう。
人数確定とお店の予約のスケジューリングは注意が必要ですねuji.icon
当日になって人数が変動した場合の対応も考えておいた方がよさそう。sendaiでは結構大変そうにしていたのでuji.icon
バッファーを取ろうとすると金額が上がる懸念があるnotpop.icon
ボランティアスタッフは無料みたいな話をしていたがその辺をちゃんと詰める必要があるnotpop.icon
レンタルスペース + デリバリー形式だと多少人数のブレがあっても何とかなるか...?
なるほどよさそう。費用感が気になりますねyebis0942.icon
登壇者、ボランティア、学生への懇親会参加代を負担する場合はGophers Japanに相談したいuji.icon
そういえば参加費をいただく時点で一声お掛けする必要ありそうですねyebis0942.icon
ここは懇親会の開催有無を決めてから考えるでも良いかもしれませんuji.icon
相談
1店舗に集約するかどうか
複数ヶ所で運営できるほどの人的リソースはなさそう
参加者の体験的にも良さそう
開催店舗形態案
居酒屋
5名程度のブレは許容範囲
数十名なら個室プラン、それ以上なら店舗貸し切り
居酒屋では1人あたり3500円が下限
三条近辺のレンタルスペース
収容人数は余裕
価格帯は2万〜7万円 (+ デリバリー料金)
人数感が分からないと確定しづらい
懇親会関連の今後のスケジュール
9/20 懇親会のイベントページ公開
10初旬 応募状況を見て、40人を超えそうな場合は早めに店を確定させる
~10中旬 登壇者・ボランティアの料金をどうするか検討
10/21 あたりに懇親会参加を締め切る
内容を調整
開催時間帯
19:30〜22:00
参加費用負担
学生は無料にできるとよい
学生は無料、そのぶんは社会人が負担する、というのはよくあるパターン
登壇者・ボランティアまで無料にするのは難しい
別の形でベネフィットを用意できると良さそう
luccafort.icon 懇親会の費用は懇親会費から捻出するのが好ましい
参加費の余剰金が発生したら?
Kyoto.rbでは事前に「余剰金はイベント運営者が自由に使えるプール金とします」という主旨のアナウンスを行っていた
「学生無料」は事前に公式アナウンスする?
学生が多すぎると破綻してしまう
学生からも少額いただく
学生枠を設けて無料にする人数を制限する
本編参加者のみ懇親会に参加可とするか?
懇親会のみ参加可としているイベントもある
地元振興という点ではそちらのほうが好ましい
本編に参加せずに懇親会を楽しめるか?
参加者と事前に面識があれば…
東京では求人目的の方が参加されてしまうという事例もあった
安全にGo Conferenceの参加者のみ受け入れるようにする
参加費徴収について
当日キャンセルによる未払いで赤字が出るのは避けたい
connpass有料イベントはどうか
connpassで参加時支払いをしてもらうのは可能
ただし即時決済なので、「予約人数を確定してから参加費を決める」は不可
今回は人数が確定してから参加費を決めたい
connpass以外で事前に参加費を徴収するには?
事前にPayPayなどのQRコードを共有しておく
イベント会場で参加費を徴収する
オペレーション大事
Gophers Japanの皆さんに開催の了解を取る yebis0942.icon
Go Conference miniの終了後に懇親会を開催したいと思っています。
参加費有料での開催を考えているのですが、問題ないかレビューをお願いできればと思います。
開催形態: スタッフが予約した居酒屋などで2.5hほど飲食を交えての歓談
参加費: 価格帯は一人あたり4500円程度(学生は割引あり)と考えています。
問題がなければ、9月下旬ごろからconnpassで懇親会イベントを公開できればと思っています!
asking...
たぬきさんをGophers JapanのSlackにinvite、そして紹介 uji.icon
イベントページのバナー作成 uji.icon
イベントページ作成 notpop.icon
場所に関して
1箇所に集約する場合
候補
大々的にやらない場合のスタッフ等との打ち上げには使えそう?
メリット
1箇所に纏められるので管理が楽
デメリット
金額面
人数制限が発生する
複数箇所に集約する場合 (一箇所でなんとかなりそうなので複数に分ける必要はなさそう)
候補
メリット
人数制限は取っ払える
デメリット
予想より人が参加しない場合赤字になる?
運営側が分散するなど進行役を分ける必要が出てくる
懇親会と大々的にやらない場合
候補地を複数提示する
参加者のマッチングを促進する必要がある
内容に関して
テーマを提供する(話題の提供 ※使っても使わなくても良い)
現在のご自身の技術的な課題、キャリア的な課題など
時間を2分割し、メンバーをシャッフルする
その他懇親会に関して決めないといけない、疑問など
時間はどの程度にするか?
OK 19:30 ~ 22:00くらいでいいのでは?
確認しときたい事
上限人数
値段
いつまでに人数が確定すれば対応できるか
12/2に行けるか?
当日の営業時間
追加記載
貸切の際の下限人数
候補地
050-5289-2927
気になる点の回答
立食だと150人、狭くなるが100人は座れる
加減の人数聞きそびれた
2h 3300 2.5h 3600
税込かどうか聞きそびれた
前日まで
今の所大丈夫
19:30 ~ 22:00でOK
その他店側からの注意事項
打ち合わせが必要 仮予約 -> 1週間前後で打ち合わせ
打ち合わせは実際にお店に行く必要がある
050-5493-7716
気になる点の回答
30人 ~ 40人での貸切は無理そう。
その他店側からの注意事項
050-5484-7711
気になる点の回答
20人 座敷
確定した値段はない
12/2 19:30 ~ 22:00は現時点では空いているが埋まる可能性が高いため早めの連絡が吉。
食材等の準備に関してのボーダーは前日
その他店側からの注意事項
050-5487-7876
気になる点の回答
完全個室30 ~ 40人、オープン貸切100人~150人
コースは3000, 4000, 5000(込み込みで)
現時点で12/2は可能
19:30 ~ 22:00は可能 金土日は2時間制
10月末までに連絡すればオープン貸切が可能
オープン貸切の場合は1/3以上埋める必要がある
その他店側からの注意事項
30~40人以上だと物の提供スピードが落ちる
ピッチャーになる
ドリンクに関して泡がなくなったりなどがあり得る
料理の提供に関して前菜とかと同時にメインが先出されることがある(本来は順番にくるが)