2023/8/20 Go Conference mini 2023打ち合わせ
アジェンダ
アジェンダ・メモの黙読(5 min)
Next Actionに漏れがないか確認 (2 min)
タイムテーブルのたたき台レビュー。できれば確定させる (15 min)
残りのタスクの分担を決める (10 min)
その他懸念の共有 (5 min)
memo
Next Actionに漏れがないか確認 (2 min)
確定した会場、日程をLuccaさん、たぬきさん、Gophers Japanの方にも共有しておく uji.icon
イベントページを早めに公開yebis0942.icon
タイムテーブルの準備 uji.icon
会場周りの契約 uji.icon
申請済みuji.icon
Google Driveに利用規約、申込資料を置いてある
8/20 20:00~ 集まって残りのタスクの分担や懸念の共有を行うuji.icon
タイムテーブルのたたき台レビュー。できれば確定させる (15 min)
残りのタスクの分担を決める (10 min)
残りのタスク(以下、リスクの把握、役割分担のために羅列したもの)
開催前
スケジュール管理 uji.icon
全体のマイルストーンを作成して、進捗を管理する
イベントページの準備
ベースはできたが、今後詳細が決まってくるとを更新タスクが発生する。誰が編集しても良いが、担当者を決めておけばやり取りはスムーズになりそうuji.icon
タイムテーブルの準備 uji.icon
CfPの管理 yebis0942.icon
SENDAIなどを参考にして起草する
TODO: open, closeの期日を決める
openは10月頭ぐらいか?
会場周りの契約 uji.icon
当日注意事項などがあるので気にすること多し luccafort.icon
懇親会の準備notpop.icon
企画未定
これって単なる交流会で特に運営から場所と飯以外何も提示しないものですか?(単に気になっておりますnotpop.icon
参考例: 前回のSENDAIでの懇親会では瀬上さんが作られた芋煮を食べながらワイワイした
「懇親しよう!」と言ってもなかなか難しいので場を作ったのだろう。仙台と仙台外の人を結びつけようという意図があったように思う。luccafort.icon
配信周りの準備 uji.icon
オープニング、クロージング (10月あたりに決めておく)
luccafort.icon最悪開催2週間前までに決まっていればOK
運営タイムテーブル準備 luccafort.icon
「登壇者が○時までにここにいることを確認→いなければ連絡する」などの粒度
運営タイムテーブルたたきを9/2までにluccafort.iconが作成する
香盤表って呼ぶ文化圏もあるらしい
会場の下見 uji.icon luccafort.icon
もし私が参加できない場合でも懇親会で使える可能性のあるフロアの写真が欲しいですnotpop.icon
メイン: uji.icon luccafort.icon
行けたら行く: notpop.iconyebis0942.icon
日程調整はuji.icon
ビデオ取れているとよし
登壇者の方との連絡 notpop.iconyebis0942.icon
セッションyebis0942.icon
LTnotpop.icon
ボランティアスタッフの方との連絡 luccafort.icon
現状当ては何人くらいであと何人必要かこのタイミングで確認したいですnotpop.icon
現時点(8月20日時点)で応募、問い合わせはなし。
会場下見をして必要そうな人数と役割分担を決定する
ボランティアスタッフの連絡役はluccafort.icon
当日
司会
配信
受付
バッファ役
その他懸念の共有 (5 min)
早期に現地枠 (65名) が埋まってしまうかもyebis0942.icon
会場の定員は100名なので実際にはもう少しゆとりはありそうだが、どれぐらい増やせるのか不明
満員御礼の可能性もあるが、学生枠、現地枠のような特別枠を設けておく必要はある?
まず特別枠を決めたほうがよさそう
学生枠、現地枠は用意したいluccafort.icon
登壇枠とは別に設定する
地元の人に「参加しやすいですよ」というシグナルを出したい
e.g. SENDAIでは法政大の人が仙台まで来てくれたりしていた
学生枠は偶数より奇数がよい感
学生枠3名、京都府民・京都の会社に勤めている人枠3名
うまらなかったら一般参加枠にコンバートしてアナウンスする
ブログ枠: 例として挙げた
限られた枠なので、より楽しんで発信してもらえる人に枠を提供したい、という意図
とりあえず10名増やす
会場の下見やスタッフの集まり具合をみながら徐々に増やす
最大24名まで増やせる。65名(登壇者23名)を24名分プラスして編集する→89名に変更する。
最大収容人数100名(運営スタッフ含む) = 65名(登壇者23名含む) + 学生3名 + 地元枠3名 ← までは確定。
+ (29枠ある?)は下見で確認をおこなう。
と思ったが、CfP公開前に現地参加枠が埋まってしまうとまずい。
登壇者確定後に増枠する
スタッフの最低人数
司会・配信など: 4名程度
参加者10名あたり1名のスタッフ: 10名程度
登壇者の選考
セッションはプロポーザルがあるとしてLTはどんな感じで決めるんでしょうか?notpop.icon
LTも同じ決め方を考えていましたuji.iconyebis0942.icon
学生枠
チャレンジ枠で代替できない?
「学生」に絞り込むことで、学生向けにハードルを下げたい
やらないことリスト
(スタッフのホテル予約)
予約できるなら早めにしておいた方が良さそう?
泊まる、泊まらないがバラバラ・まだ決まってない人がいるなどあるので各自で予約する
開催時期がちょうど紅葉のピーク
ノベルティの準備
そもそもやるのか話したい
お金が必要になる!
自腹で出すのがminiの前例になってしまうのは好ましくない
やるとしたら
カスタムスポンサー方式
ステッカー、Tシャツなどの作成をスポンサー企業の方にお願いする
お金のやりとりが発生しないという利点がある
RubyKaigiのような大規模イベントで見られる方式
公式サイトやオープニングなどでアナウンスする
100人規模では割に合わないという判断がされるかも
uji.icon「あったらいいよね〜」という温度感
逆になくてもよいんだよなー uji.icon
初めてでもあるので今回は見送り
ステッカー云々の話は必要notpop.icon
費用感
Tシャツとかは重い
ステッカーは数百枚で数万円程度
今回はやらない!
下見確認時のメモ
トイレは各階のを自由に使用できるのか?
休憩時間を調整する必要があるため
座席が何席用意できるか?
100名以上収容はいけるのか確認(椅子の数ではなく物理的に人が入れるか)
準備、片付けにどのような作業が発生するか
登壇者の具体的な待機場所なども確認しておきたい(タイムテーブルorシナリオを作成するために欲しい情報)
使える場所の写真が必要(ビデオも撮れているとよし)
懇親会に使えそうなフロアのもできれば欲しいnotpop.icon
スタッフが何人必要になりそうか
受付の設置場所や休憩、荷物の管理についてシミュレーションする
Next Actions
下見の日程調整 uji.icon
マイルストーンを作成 uji.icon
登壇者確定後、一般参加枠を追加 + アナウンス uji.icon
運営タイムテーブルたたきを9/2までに luccafort.icon が作成する
登壇特別(学生・地元)枠についてどういう方針でいくかを8/21以降に luccafort.iconuji.iconyebis0942.iconで話をする
日程調整のURLを作成して luccafort.iconuji.iconyebis0942.iconnotpop.iconに共有する
懇親会の企画 notpop.icon
CfPのドラフトを作成するyebis0942.icon