2023/11/5 Go Conference mini打ち合わせ
GOAL
Agenda
黙読 + メモ記入 (7min)
認識できていない残作業の洗い出し
その他懸念事項の共有
残作業のアサイン
定例会議の設定
前回たてたNext Actionと状況
会場のレイアウトが決まっている yebis0942.icon
11月最終週までに確定していること
GitHub Discussionに移しますyebis0942.icon
個人情報などは掲載されてないので問題ないと思ってますyebis0942.icon
そもそもリポジトリ公開していいのでは
luccaさんと合意が取れたら公開するyebis0942.icon
公開不可なら新しくリポジトリを作るyebis0942.icon
会場の避難経路の確認と誘導手順の決定をしたい
最初に注意事項として「万が一の際はスタッフの誘導に従ってください」と言うような案内をするnotpop.icon
トランシーバーを利用するかどうか、利用する場合はレンタル先が決まっている uji.icon
やること
Gophers Japanの方にお伝えする
トランシーバーを借りたいこと
「いつまでに、どれくらいの金額を、どこにどうやって振り込むのか」がいつ確定するのか
トランシーバーのスペックと台数とレンタル業者を決めて提案する(11/2の夜)
候補サービス
参考比較
やったこと
上記候補サービスの10台レンタルでmichieさんに見積もりを提出済み
会場のレンタル用品の申し込みができている
会場のレンタル可能な用品の一覧とかありますか?luccafort.icon
追加でホワイトボードを借りれるか確認するuji.icon
2台借りられるとのこと
当日の受付の運用が決まっている luccafort.icon
登壇者へ登壇方法の事前案内ができている uji.icon
案内することは?
当日時間割の共有
スライドの仕様
トークの長さ
など?
マニュアルのようなものを事前に案内できた方が良さそう
未着手uji.icon
追加のボランティアスタッフが集められている luccafort.icon
最低2名
理想3〜5名
募集方法は?
補欠の方向けに募集を流す
スタッフ参加する方は懇親会参加を確認する
11/5(日) 23:59 までに回答してもらう
フォームのレビュー中
ボランティアスタッフ含めたスタッフの当日の仕事が明確になっている
これはどうなったら達成できてるかゴールがあやふやかも。luccafort.icon
シフトが可視化されている
追加スタッフが確認できてから着手
シフト表の作成は11/19が締め切り。
オープニングの準備ができている uji.icon
会場注意を入れる
クロージングの準備ができている luccafort.icon
参加者への事前案内
締め切り後に懇親会に参加したいというお問い合わせ対応yebis0942.icon
一次回答案
申し訳ありませんが対応できません
追加募集を行う場合にはご案内いたします
上記でご返信しますyebis0942.icon
当日スタッフ参加者向けの懇親会枠は用意しています
後日応募フォームを公開予定です
スタッフとしての参加を確約することはできません
この案内をやってもよいかは改めて認識合わせした方が良いかもしれませんね。スタッフ募集のフォームにはそのような説明はないのでアンフェアになるかもしれません uji.icon
なるほど了解ですyebis0942.icon
メモ
会場案内を行う場合のスタッフ追加をどうするか?
何人増やす、どうやって増やす
トランシーバーの取扱説明書を用意する
当日スタッフの人に使い方を周知する時間を設ける
8:30~の時間でやれればと考えてましたuji.icon
誰が持つかによっては前日のリハーサル時でもできる可能性がある気がしますnotpop.icon
誰が持つか、についてはスタッフの動き方を決める段階で話す
懇親会で余った金額をどのようにするか?notpop.icon
input
社会人51名 -> 204000円(4000円/人)
学生7名 -> 7000円(1000円/人)
output
会場費 -> 191400円(3300円/人)
あまり
19600円
当日キャンセルされた時のバッファーとして存在
余剰金はGophers Japanに寄付とか?yebis0942.icon
寄付というのはそもそもできる?notpop.icon
寄付できるのか確認するyebis0942.icon
寄付できるのであればconnpassメッセージで参加者向けに追加連絡するnotpop.icon
寄付できないのであれば再度相談する
スタッフの参加代金に充てる
余剰金に関してはconnpassメッセージで追加連絡を行う
説明文章を考えるnotpop.icon
その他懸念事項の共有
(懸念というよりメモ)配信構成はtenntennさんメインで再構成中と認識してますyebis0942.icon
セッションに穴が空いたときの対応yebis0942.icon
休憩時間を延長することでカバーする
相互コミュニケーションができていれば問題なさそう
マスク着用ルールなどは決める?yebis0942.icon
病院くらいでしか強制されていないのでもう良いのでは?notpop.icon
特に決めない
トランシーバーを誰が持つかはどう決める?
当日のスタッフの動きが確定すれば決まりそう
リハーサルが12/1 11:00から 1時間とか2時間になりそう
懇親会の追加枠について
MAX 70名まで受け入れられる(残り12名)
参加忘れの方を防ぎたい気持ち uji.icon
追加枠は抽選で決められるとよさそう
スタッフの募集についてが固まったら決める
Next Actions
締め切り後に懇親会に参加したいというお問い合わせ対応yebis0942.icon
懇親会の余剰金をGophers Japanに寄付できるのか確認するyebis0942.icon
公開前にやること
以下のPRを出す
READMEに注意書きを追加する
運営メンバー向けのリポジトリであること
公開リポジトリなので個人情報や機密に該当する情報は記載しないこと
.github/CODE_OF_CONDUCTを追加する
定例スケジュール
日曜日 20:00
11/5