2023/11/26 Go Conference mini打ち合わせ
GOAL
残りタスクのアサインがすべてできている
懸念事項を解決し、アクションにつなげられている
Agenda
黙読 + メモ記入 (7min)
認識できていない残作業の洗い出し
その他懸念事項の共有
残作業のアサイン
定例会議の設定
認識できていない残作業の洗い出し
会場設営の当日オペレーションを決める
撤収作業のオペレーションを決める
前回たてたNext Actionと状況
朝の集合にマネフォオフィスを使えないか確認 luccafort.icon
元々参加されているボランティアの方に8時参加可能か確認する uji.icon
可能であることを確認
当日の受付の運用を決める luccafort.icon
昨日たぬきさんと会話。↓のレビューをおねがいしたい uji.icon
☆受付リーダーもたぬきさんにやってもらった方がよいかもしれない
役割の認識合わせの際に議論
ボランティアスタッフ追加応募者を抽選し、連絡を取って確定させる(最大5名) luccafort.icon
確定
懇親会会場でマイクあるか確認notpop.icon
本編参加してないのに懇親会応募している人の調査、メッセージ送信notpop.icon
こちら対応不要になりました。notpop.icon
電源タップがどの程度必要なのかtenntennさんと相談する(何個口のタップが何本必要か)uji.icon
登壇者向け・予備のものをKyoto.goで用意できると十分そう
名札ストラップはもう回収しなくてもよいか確認 uji.icon
ok
余剰金についてのメッセージをconnpassとslackになげるnotpop.icon
本日connpassメッセージ飛ばす予定です。notpop.icon
ボランティアスタッフの方に司会をお願いできないか打診する
その他やったこと
StreamYard、Youtubeの素材を作成uji.icon
締め切りが近いタスク
ボランティアスタッフ含めたスタッフの当日のシフトが可視化されている luccafort.icon
数日中に完了
★細かいシフトを決める前に担当を決めておいた方が良さそう
配信機材操作
tenntennさん (+uji)
Stream Yard 操作
yebisさん, ちひろさん
休憩時間の間、HDMI接続チェック(統括リーダーもサポートに入る)
受付
4人でローテーション
開場時はスピーカー受付1人、一般参加者受付2人、懇親会参加者受付1人で対応
懇親会notpop.icon
受付内1人はluccafort.icon
残り2枠はボランティア
受付リーダーをたぬきさんに移譲し、luccaさんにはイベント部屋リーダー(+ 司会)をやってもらった方がよいかもしれない
たぬきさんが受付に張り付くことになりそうなので
notpop.iconが受付から離れる場合は他のKyoto.go運営メンバーのところまで一時的に金庫を持っていく
登壇者サポート
控室への集合確認の担当者1人・残り時間のリマインド担当者1人 を4人でローテーション
人が少なければ残り時間のリマインドは司会が兼任してもよさそう
司会
2人で交代
すてにゃんさんluccaさんujiで回せると良さそう
他に司会をしてみたい人がいればお願いしたい
広報担当
Kyoto.goのだれか1人
基本的に uji.icon が担当し、厳しい場合はアサインする
Xでのツイート、slackなど
告知はXを優先
何を告知する?
開始の告知、トラブル発生時の案内くらいで良さそう
会場設営・撤収のときに誰が何をするのかを明確にする
会場のレイアウトが決まっている yebis0942.icon
11月最終週が締め切り。
「どこから来た?」コーナーとジョブボードコーナーを設ける予定
問題なさそうなら「ジョブボード設置します」とXで告知したいyebis0942.icon
求人の掲示板みたいなイメージですかね?他に案が無ければ良さそう
紅葉情報の写真をプリントして机等に置いておけると良さそうuji.icon
観光情報まとめコーナーなるほど
おみやげコーナー近辺に少数設置することで「溜まり場」みたいなのを作れる可能性あるかも
問題なさそうなら設置します
やや気になるのはおみやげが残った場合の対応notpop.icon
帰り際に呼びかけて持ち帰ってもらって、余ったらスタッフがいただく?yebis0942.icon
会場のレンタル用品の申し込みができている
これはリハーサル時に確定させたいuji.icon
★会場専用Slackチャンネルをどう運用するのか決める
現地参加のみ?
オンライン参加者にも使ってほしいですよね、ツイッター告知とconnpass告知が必要ですかね?notpop.icon
誰でも参加できるようにする
目的はなんだっけ
双方向のコミュニケーションを促す
どう使ってもらう?
つぶやくだけならXでも良さそう
普段Kyoto.goでやってるようにクローズドなタイムラインをつくることで、発言の障壁を取り除き、双方向の議論を促すのが目的
告知の優先順は?
X or Slack
X
先行事例
オープニングの準備ができている uji.icon
会場注意を入れる
クロージングの準備ができている luccafort.icon
11/26までにドラフトを作成するluccafort.icon
☆一般参加者への事前案内 notpop.icon
以下を伝えるconnpassメッセージで送信するくらいでよさそう?
現地参加の場合、蓋つきの飲み物以外NG
Slackの参加URL
受付時に受付票を表示するのに協力していただければ助かります。
懇親会のお金を現金で用意いただく
前日に送信する
簡易的な緊急事態対応マニュアルを作成yebis0942.icon
当日スタッフ全員で消火器と避難経路の位置を確認する
地震・火事の際の対応フローとアナウンス文面を決める
『技術カンファレンスのマスターガイド』を見た感じだと↑のような内容がよさそう
対応フローを用意するのであれば全体統括のujiさん、すてふぁんさんのレビューをお願いしたいですyebis0942.icon
名刺カードを作る uji.icon
カメラNGの人どうしようか検討中
映画館とかでよくあるカメラNGマークをつけようかな
よさそうな気がしてますyebis0942.icon
トランシーバーの取扱説明書を用意する
リハーサル時に確認し、説明事項をまとめる
当日スタッフの人に使い方を周知する時間を設ける
登壇者のアンケート回答確認
全員の回答が確認できたら、配信準備の考慮・香盤表に反映をやりたい
懇親会のコンテンツで盛り上がる良い案を考える(思いついたタイミングでOKnotpop.icon
もともと席を動かしてシャッフルできればと思ってましたがなかなか会場規模的に大変そうなのでその場でテーマを提供して歓談してもらうだけの予定です。最初と最後には挨拶できればと思っています。
「良かったら席移動して他の人とも話してください」と声かけするくらいなら良さそうuji.icon
物の管理については注意喚起をしますnotpop.icon
テーマに沿わなくても良い
テーマはなんかランダムに出る当日サービスを作る予定です。
結構大変そうですよね。無しでもよいかもしれません(ワークするのかな…?uji.icon
memo
懇親会式次第
開始の挨拶はujiさん
締めは流れで
参加者アンケート
connpass、現地、Slackなどで随時告知します
懇親会参加者アンケートは?
聞きたいことあんまりない説
本体の参加者アンケートで回答してもらえばいい説
ということで、あえて用意しなくてもよさそうという認識yebis0942.icon
connpassの現地参加者数が76/74人になってるyebis0942.icon
直前のキャンセルがあると定員割れする可能性が出てきた
Xで「現在キャンセル待ち2名なので参加チャンスあります & 補欠の方のためにキャンセルはお早めにお願いします」的なアナウンスをしてもよさそう
Next Actionに転記済み
当日雨の場合の対応
傘置き場足りない?
会場で傘袋を用意していただけるかも
ujiさんが確認
YouTube LiveのURLが決まったからconnpassに載せる
Xの運用について
Xには具体的に何を書く?
松: セッション開始告知、資料repost、+竹
竹: 突発的な不具合告知のみ(「配信止まってます」など)
梅: 何も書かない
→竹でよさそう
誰が運用する?
配信担当はどうか
配信トラブル時には余裕がなさそう
統括の人が担当しつつ、忙しいときは統括から他の人にアサインする
問題発生時のエスカレーション経路を確認しておきたいyebis0942.icon
各チーム→チームリーダー→全体統括
全体統括リーダーが休憩中はサブ統括の人が対応する
万一サブ統括の人が対応できない場合のための緊急連絡先があると安心そう
ref. 『技術カンファレンスのマスターガイド』ではそういう感じ
問題があった時の運用
スタッフ → リーダー → 統括リーダー or サブリーダー
アーカイブ配信不可の登壇者の方の対応
YouTube Liveで配信はする
イベント終了後に非公開化する
アーカイブのカット編集はuji.iconがやる予定
Next Action
朝の集合にマネフォオフィスを使えないか確認 luccafort.icon
当日の受付の運用を決める luccafort.icon
昨日たぬきさんと会話。↓のレビューをおねがい
たぬきさんが受付リーダーになる場合、たぬきさんに判断してもらう
懇親会会場でマイクあるか確認notpop.icon
余剰金についてのメッセージをconnpassに飛ばす(本日中予定)notpop.icon
luccaさんとの当日役割の認識合わせをSlackで進める uji.icon
ボランティアスタッフ含めたスタッフの当日のシフトが可視化されている luccafort.icon
会場のレイアウト決め yebis0942.icon
会場のレンタル用品の申し込みができているuji.icon
オープニングの準備ができている uji.icon
クロージングの準備ができている luccafort.icon
簡易的な緊急事態対応マニュアルを作成 yebis0942.icon
名刺カードを作る uji.icon
傘の管理をどうすべきか会場側に問い合わせuji.icon
リハーサルの確認事項をまとめる notpop.icon
一般参加者への事前案内を前日に送る notpop.icon
connpassの参加者ページにslackURLを掲載するnotpop.icon
登壇者のアンケート回答確認 yebis0942.icon
全員の回答が確認できたら、配信準備の考慮・香盤表に反映をやりたい
本編・懇親会のコンテンツで盛り上がる良い案を考える
水曜日にXで「現在の参加者数はx人、キャンセル待ちの方はx人です。参加できない方はお早めのキャンセルをお願いします」という旨の告知 yebis0942.icon
次の会議