2023/11/19 Go Conference mini打ち合わせ
GOAL
Agenda
黙読 + メモ記入 (7min)
認識できていない残作業の洗い出し
その他懸念事項の共有
残作業のアサイン
定例会議の設定
前回たてたNext Actionと状況
締め切りが近いタスク
ボランティアスタッフ含めたスタッフの当日のシフトが可視化されている luccafort.icon
追加スタッフが確認できてから着手
11/26にシフト表を確定
tenntennさんとujiさんの配信構成MTGの中で一部シフトを変える話が出てそう?yebis0942.icon
当日の受付の運用が決まっている luccafort.icon
★追加のボランティアスタッフを確定させる 11/19 luccafort.icon
応募10名
追加可能枠5名
応募者全員に参加していただくことは可能か?
人があまり気味のほうが安全
10名分の懇親会のキャパシティがない問題あり
11/20に作業着手予定
本編不参加で懇親会のみに申し込みされている方を確認しているnotpop.icon
リストアップしてキャンセル処理をする
connpassメッセージで本編申し込みされていないかたはキャンセルをお願いする
ボランティアスタッフの方に当日8時に集合できるか確認するuji.icon
会場のレイアウトが決まっている yebis0942.icon
11月最終週が締め切り。
未定事項
会場後ろのお土産コーナーに設置
「どこから来た?」コーナーとジョブボードコーナーを設ける
という案を考えています
参加者への提供は行わない
備考: プラスチックや段ボールは会場での廃棄は不可
会場のレンタル用品の申し込みができている
会場のレンタル可能な用品の一覧とかありますか?luccafort.icon
トランシーバーの予算について確認uji.icon
DONE
会場専用Slackチャンネルを用意する 担当者未定
オープニングの準備ができている uji.icon
会場注意を入れる
クロージングの準備ができている luccafort.icon
11/26までにドラフトを作成するluccafort.icon
一般参加者への事前案内 担当者未定
登壇者へ登壇方法の事前案内 uji.icon
スライドのシェア方法など確認中
簡易的な緊急事態対応マニュアルを作成yebis0942.icon
こちらは未完了です…
スタッフ内で消火器の位置と避難経路の周知をするという方向で書こうと思ってます
名刺カードを作る uji.icon
登壇者・スタッフ用は色を変えてわかりやすいようにした
試したけどニーズにあわないものがあった。
オンラインも出力されてしまったので用途に合わず。
トランシーバーの取扱説明書を用意する
当日スタッフの人に使い方を周知する時間を設ける
8:30~の時間でやれればと考えてましたuji.icon
誰が持つかによっては前日のリハーサル時でもできる可能性がある気がしますnotpop.icon
誰が持つか、についてはスタッフの動き方を決める段階で話す
懇親会で余った金額をどのようにするか?notpop.icon
input
社会人51名 -> 204000円(4000円/人)
学生7名 -> 7000円(1000円/人)
output
会場費 -> 191400円(3300円/人)
あまり
19600円 -> 28000円(追加募集後最大)
当日キャンセルされた時のバッファーとして存在
寄付はできないとのこと
余剰金に関してはconnpassメッセージで追加連絡を行う
説明文章を考えるnotpop.icon
配信構成を決める uji.icon
懇親会のコンテンツですがなんかプラスで良い案があれば雑に教えていただければありがたいです。(思いついたタイミングでOKnotpop.icon
もともと席を動かしてシャッフルできればと思ってましたがなかなか会場規模的に大変そうなのでその場でテーマを提供して歓談してもらうだけの予定です。最初と最後には挨拶できればと思っています。
テーマに沿わなくても良い
テーマはなんかランダムに出る当日サービスを作る予定です。
☆まだ他にもいないか調査中ですが下記の人ご存知ですか?(どうやら本編に参加していないけど応募してくれていそうなので・・・
memo
当日必要な物品リストを作る
受付
名札記入用ペン
受付のオペレーション
スピーカーと一般参加者の動線を分ける
懇親会参加者の集金も受付で実施したいが、どうすればいいか
名簿にチェックを入れる作業にも時間がかかりそう
→別日で相談する
当日のスタッフ集合時間
開場は9時
当日の動きやチーム分けの共有のため、その1時間ほど前に集合したい
マネーフォワード京都オフィスを貸していただけないか打診 luccafort.icon
写真撮影NGの方の対応も考える必要ありyebis0942.icon
NGと回答している方は17名(うち1名は補欠)
参加登録時アンケートの「顔が映った写真や動画がレポートとしてSNSやWebサイト等に公開されると問題がある場合は教えてください。」に「問題がある」と回答された方
会場での運用
ストラップの色で識別する案
名刺カードで識別する案
写真撮影を一律NGとする案
懇親会での運用
懇親会でも着用していただくのがよさそう
名札ストラップは回収不要か打診する
☆今朝tenntennさんと配信環境とリハーサルについて認識合わせuji.icon
配信用ネットワークは一般参加者のネットワークと分けたい
配信用につかえるサブのネットワークがないかを確認
↑がない場合、配信用のネットワークをレンタルできないか探す
最悪、一般参加者にはネットワークを提供しないという手も
一般参加者にはネットワークを提供しない
Youtube チャンネルはGophers Japanのものを利用
配信に乗せてはいけない会場の情報がある可能性があるので確認
Wifiは提供しないので問題ないかもしれないが、会場の方に確認
電源タップを持ってる人はできればもってきてほしい
司会の担当を再検討 (Kyoto.go)
トラブル対応のためにujiさんの手を空けておきたい
luccaさんに受付から来てもらえないか
全体統括を担当するので難しい
micchieさんに手伝ってもらえないか
できるだけKyoto.goで対応する方向で進める
第1期のボランティアスタッフの方にお願いできないか確認
こちらで台本を用意する
配信作業も香盤表に書いておきたい
skomatsuさんとtenntennさんの発表入れ替えをtenntennさんから打診してもらっている
昼休憩後一発目は運営に近しい人が話せるようにした方が良いという意見
登壇者との連絡について
できればスライドを事前にクラウドにあげてもらうよう案内できた方が良さそう
クラウドのスライドはローカルでもプレビューできるようにしてもらう
音やスライド以外のデモを利用するかどうかも確認したい
登壇者用のSlackチャンネルは用意した方がコミュニケーションが迅速だと思う
参加者は座席自由?
Yes
全員が座れるように適宜アナウンスが必要になるかもしれない
Next Action
朝の集合にマネフォオフィスを使えないか確認 luccafort.icon
元々参加されているボランティアの方に8時参加可能か確認する uji.icon
ボランティアスタッフ追加応募者を抽選し、連絡を取って確定させる(最大5名) luccafort.icon
懇親会会場でマイクあるか確認notpop.icon
本編参加してないのに懇親会応募している人の調査、メッセージ送信notpop.icon
電源タップがどの程度必要なのかtenntennさんと相談する(何個口のタップが何本必要か)uji.icon
ボランティアスタッフの方に司会をお願いできないか打診する
名札ストラップはもう回収しなくてもよいか確認 uji.icon
余剰金についてのメッセージをconnpassとslackになげるnotpop.icon
次の会議
受付のフローを考える
土曜日 20:00
11/25
定例スケジュール
日曜日 20:00
11/26