2023/11/12 Go Conference mini打ち合わせ
GOAL
Agenda
黙読 + メモ記入 (7min)
認識できていない残作業の洗い出し
その他懸念事項の共有
残作業のアサイン
定例会議の設定
前回たてたNext Actionと状況
会場のレイアウトが決まっている yebis0942.icon
11月最終週が締め切り。
未定事項
電源タップの提供は?
配信・登壇者向けには必須
参加者にはあると良し
最悪無くても仕方なさそう
備考: プラスチックや段ボールは会場での廃棄は不可
会場の避難経路の確認と誘導手順の決定をしたい
最初に注意事項として「万が一の際はスタッフの誘導に従ってください」と言うような案内をするnotpop.icon
なんか緊急事態が起きたときに即興で対応するの難しそうな気がしていますyebis0942.icon
汎用のマニュアルはあるので参考にできそうyebis0942.icon
などを参考にして、今回の会場に当てはまるものを選択したものを作る
トランシーバーを利用するかどうか、利用する場合はレンタル先が決まっている uji.icon
やったこと
会場のレンタル用品の申し込みができている
会場のレンタル可能な用品の一覧とかありますか?luccafort.icon
追加でホワイトボードを借りれるか確認するuji.icon
2台借りられるとのこと
当日の受付の運用が決まっている luccafort.icon
登壇者へ登壇方法の事前案内ができている uji.icon
案内することは?
当日時間割の共有
スライドの仕様
トークの長さ
など?
マニュアルのようなものを事前に案内できた方が良さそう
着手中uji.icon
追加のボランティアスタッフが集められている luccafort.icon
フォームを公開中
11/18 23:59に締め切り
ボランティアスタッフ含めたスタッフの当日の仕事が明確になっている
これはどうなったら達成できてるかゴールがあやふやかも。luccafort.icon
シフトが可視化されている
追加スタッフが確認できてから着手
シフト表の作成は11/19が締め切り。
オープニングの準備ができている uji.icon
会場注意を入れる
クロージングの準備ができている luccafort.icon
参加者への事前案内
トランシーバーの取扱説明書を用意する
当日スタッフの人に使い方を周知する時間を設ける
8:30~の時間でやれればと考えてましたuji.icon
誰が持つかによっては前日のリハーサル時でもできる可能性がある気がしますnotpop.icon
誰が持つか、についてはスタッフの動き方を決める段階で話す
懇親会で余った金額をどのようにするか?notpop.icon
input
社会人51名 -> 204000円(4000円/人)
学生7名 -> 7000円(1000円/人)
output
会場費 -> 191400円(3300円/人)
あまり
19600円
当日キャンセルされた時のバッファーとして存在
寄付はできないとのこと
余剰金に関してはconnpassメッセージで追加連絡を行う
説明文章を考えるnotpop.icon
配信構成を決める
tenntennさんメインで再構成中と認識してますyebis0942.icon
memo
懇親会の追加枠について
MAX 70名まで受け入れられる(残り12名)
参加忘れの方を防ぎたい気持ち uji.icon
追加枠は抽選で決められるとよさそう
スタッフの募集が最大5名になり7名の余裕ができたので話したいです
(報告) お問い合わせ対応しましたyebis0942.icon
参加者向けのビザの発行依頼
7月上旬に問い合わせていた会場からの利用予定確認(?)
コンセントはどの程度必要?参加者全員が使えるようにする必要があるのか
名刺のカードを用意
TODO: 登壇者・スタッフ用は色を変えてわかりやすいようにする
Next Action
追加のボランティアスタッフを確定させる 11/19
トランシーバーの予算について確認uji.icon
シフト表リマインドyebis0942.icon
シフト表の作成は11/19が締め切り luccafort.icon
懇親会の追加募集のオペレーションをたぬきさんと相談する uji.icon
どのように募集をかけるか
connpassでやるなら、懇親会の参加締め切りを伸ばして枠を増やすと良さそう
追加枠を抽選にしたい場合は枠を分ける必要があるか
懇親会の余剰金の扱いもまとめて相談する
スタッフが全員懇親会に参加するのであれば、スタッフの参加費用に充てるのがよさそう(余剰金の扱いについての説明は必要)
登壇者へ登壇方法の事前案内 uji.icon
スライドのシェア方法など確認中
簡易的な緊急事態対応マニュアルを作成yebis0942.icon
会場レイアウトを11月最終週までに決めるyebis0942.icon
ホワイトボードの扱いを決める
参加者向け電源タップを提供するかどうかを決める
名刺カードを作る uji.icon
定例スケジュール
日曜日 20:00
11/19