2023/10/29 Go Conference mini打ち合わせ
GOAL
残作業の洗い出しができ、アサインがすべて完了している
必要に応じて定例会議の設定ができている
Agenda
黙読 + メモ記入 (7min)
認識できていない残作業の洗い出し
その他懸念事項の共有
残作業のアサイン
定例会議の設定
Memo
残作業
会場のレイアウトが決まっている yebis0942.icon
11月最終週までに確定していること
受付の場所、ゴミ回収場所、登壇者/スタッフの楽屋・荷物置きあたりがはっきりしてると良さそうuji.icon
小会議室はスタッフ荷物置きによさそう
張り紙
スタッフ以外立入禁止エリアを用意する場合、非日本語話者にも伝わるような張り紙があるとよい
Kaigi on Railsの例
会場案内ポスター
ujiさんが素材提出済み
会場の見取り図
控室が使えるかどうかを確認する
クリエイティブ・コモンズ01〜02 のレイアウト図(会場イメージ図)を作成する
ホワイトボードは何台借りれるか確認する
会場の避難経路の確認と誘導手順の決定をしたい
最初に注意事項として「万が一の際はスタッフの誘導に従ってください」と言うような案内をするnotpop.icon
トランシーバーを利用するかどうか、利用する場合はレンタル先が決まっている uji.icon
決まったこと
トランシーバーを借りる
会場内で通話できるグレードのもの
利用シーン
スタッフが自己判断できないタイミングで連絡する
業務連絡
登壇者の誘導を促す連絡
シフトの共有
スタッフ間の連絡手段はトランシーバーに統一する
やむを得ない場合のみSlackを補助的に使う
写真の共有
会場内と会場外の連絡
やること
Gophers Japanの方にお伝えする
トランシーバーを借りたいこと
「いつまでに、どれくらいの金額を、どこにどうやって振り込むのか」がいつ確定するのか
トランシーバーのスペックと台数とレンタル業者を決めて提案する(11/2の夜)
候補サービス
参考比較
未定?
どれぐらいの数を借りる?
スタッフ配分などが確定したら決められそう
ここはお金がかかるところなので相談したい。ただやったほうがいいと思ってる。会場側でレンタルしていないか確認したい。luccafort.icon
パッと調べた感じ1000〜2000円/日くらいっぽい。全員や予備の分(壊れたとか使えなかった)を用意すると20台くらい?最大で4〜5万円くらいかかりそう。luccafort.icon
当日渡してもらってシュッと使えるのかなというのは気になるyebis0942.icon
そうですねー。事前に2、3台レンタルして予習できるといいかな。過去に使ったことがある人がいればいいけどそうじゃないといきなり本番導入は難しい気がしてますluccafort.icon
必要かどうか
大きめのカンファレンスではWi-Fi詰まりがちluccafort.icon
Wi-Fiが使えなくなったときに備えてのトランシーバーだった気がしますが、音声ブロードキャストする手段がなく なったとして実際どれぐらい困るのかは気になってます。Discord音声通話でも95%ぐらいOKだったりしないかなとyebis0942.icon
ぼくはインターネットでの指示出しはかなり強く否定的です。万が一の状態を考えるとそこが単一障害点になる要素は排除したいです。怪我人や天災があるケースなど最悪を想定したい。luccafort.icon
トランシーバーがあることで非常時の対応に効果があるのかがあまりイメージできてないかもですね…スタッフ間の連絡手段があっても避難経路の確認やアナウンス手順を事前に確認していないと効力を発揮できないイメージがありましたyebis0942.icon
これはトランシーバーが、というよりもスタンドアローンであることのほうが重要だと思ってます。災害などの緊急時に使えない、という状態を考慮したときに密に連携を取る必要がある(避難誘導など)のでスタンドアローンでかつ他カンファレンスなどの実績があるトランシーバーやインカムを採用したい意図です。luccafort.icon
トランシーバーの利用感がイメージできない
利用可能距離とか
会場内の通話向けと会場内と外の通話向けでグレードが変わりそう
トランシーバー自体の管理(紛失対策)は必要
管理番号を振るなど
全員にはなくてもよさそうなので10台で借りる
会場のレンタル用品の申し込みができている
会場のレンタル可能な用品の一覧とかありますか?luccafort.icon
追加でホワイトボードを借りれるか確認するuji.icon
当日の受付の運用が決まっている luccafort.icon
↑に各担当を仮アサインしたいので当日スタッフの名前一覧がほしいですluccafort.icon
chihiro
econ econ
keisuke akari
luccafort
stefafafan
uji
yebis0942
たぬき
運用と言う面で私がお手洗いに行く際にどなたかに金庫を預けるタイミングが存在しその方を一名確定させておきたいです。(集金自体は私が行う予定)notpop.icon
原則 luccafort.iconが対応する。luccafort.iconが受け取りが難しい状況の場合は受付スタッフに任せてSlackで報告をする。回収した際も報告する。
登壇者へ登壇方法の事前案内ができている uji.icon
案内することは?
当日時間割の共有
スライドの仕様
トークの長さ
など?
マニュアルのようなものを事前に案内できた方が良さそう
追加のボランティアスタッフが集められている luccafort.icon
最低2名
理想3〜5名
募集方法は?
補欠の方向けに募集を流す
スタッフ参加する方は懇親会参加を確認する
11/5(日) 23:59 までに回答してもらう
ボランティアスタッフ含めたスタッフの当日の仕事が明確になっている
これはどうなったら達成できてるかゴールがあやふやかも。luccafort.icon
シフトが可視化されている
追加スタッフが確認できてから着手
シフト表の作成は11/19が締め切り。
休憩時間などで相互コミュニケーションが生まれる仕組みができている
思いつきなんだけどお菓子やコーヒーを提供するブースを用意するのはどうだろうか?luccafort.icon
コーヒーは近くのスタバでポットで提供してくれるやつを利用するとか。
会場の飲食ルールはたぶん「軽食不可」「蓋のある飲み物は可」yebis0942.icon
そうだった。軽食不可だった気がする。飲み物は蓋があればOKとかだったような…。luccafort.icon
飲み物は蓋あればOKでしたねyebis0942.icon
変なhackになりますがinゼリーは抜けそうですね笑notpop.icon
会場専用Slackチャンネル
Twitterの盛り上がりの変動はそれほど問題にならなさそう
運営向けのおたよりも拾いやすくなる(「エアコン暑いです」など)
Goクイズを非同期開催する
ふせんで回答を貼ってもらう
お土産コーナー
飲食はできないので持ち帰る前提か
オープニングの準備ができている uji.icon
会場注意を入れる
クロージングの準備ができている luccafort.icon
参加者への事前案内
メモ
会場案内を行う場合のスタッフ追加をどうするか?
何人増やす、どうやって増やす
トランシーバーの取扱説明書を用意する
当日スタッフの人に使い方を周知する時間を設ける
その他懸念事項の共有
配信経験豊富なtenntennさんにも依頼する予定
配信周りの懸念をつぶすべくもう1度現地でリハーサルできないか聞いてみようと考えてます
懇親会の内容が明確には確定していないnotpop.icon
現状考えているのは始めと終わりの司会と”使っても使わなくても良い会話テーマ”の提示、間の席シャッフルです。notpop.icon
懸念として間の席シャッフルがスムーズに行くか怪しいと考えています。(ここ課題notpop.icon
Next Actions
配信体制共有会のセッティング (参加者: uji.icon, yebis0942.icon, もしかしたら with tenntennさん)
定例スケジュール
日曜日 20:00
11/5