2023/09/24 Go Conference mini 打ち合わせ
香盤表
香盤表は全公開じゃないほうがよさそうなのでURL消しますねyebis0942.icon
Q&A
懇親会集金業務とその他のタスクを並行して進められるのか?
受付開始のタイミングでは、受付に集金対応を併設する
確認は必要だが、会場は別の人もいるので問題はなさそう
たぬきさんは懇親会関連のタスクに率先してやってもらうのが良さそう
セッションの司会は誰が担当する?
未定だが、uji & yebisで進めることになりそう
配信担当にもKyoto.goのコアメンバーが入ったほうがいいかも?
全体統括の2名が同じ場所にいるのでサポートできそう
配信担当者さんが決まったら事前に配信チェックみたいなのをやってもらう(自宅でnotpop.icon
ボランティアスタッフはあと何名お願いすればよい?
現在4名、tenntennさんを含めると5名
+1名お願いできれば枠は埋まる
交流タイムの交流場所はどこ?会場撤収作業をしていると思うので参加者がたむろっていると逆に迷惑かも。
これは対策したほうがよさそう。懇親会の開始を早めるか、近隣に別のスペースを用意するか?yebis0942.icon
懇親会の開始を早めて先に移動してもらうのが良さそう
クロージング後の17:00~の運用はどうする?
撤収作業が大きい場所以外で交流してもらうのを案内
休憩3だけ時間が15分ではなく10分だった。ミスかな?と思ったので15分に修正
感謝🙆♂️uji.icon
スタッフ同士の連絡はどうする?トランシーバー的なものないと厳しいかも。
Discordで専用のボイスチャンネルを作ってそこに基本接続する形などはどうでしょうか?notpop.icon
なるほどよさそうyebis0942.icon
09/28追記 インターネットが使えなくなったら死ぬタイプのものは考慮外にしましょう。地震や火事の場合、使えない可能性があります。スタンドアローンで動かせるもののほうがいいと思います。luccafort.icon
後日luccaさんと相談
プロポーザルの選定について
投票は誰がやる?
Kyoto.goのメンバーに絞るか既にスタッフ参加を希望してくれる人に協力してもらうか
自身がプロポーザルを出している人はどうするのか?notpop.icon
09/28追記 自分の投票は辞退(Yes/No以外に辞退という選択があった)が大原則だと思います。luccafort.icon
Go Conferenceの方でもそういう人がいたのでフェアにやっていただくということにするuji.icon
ボランティアスタッフの方にも可能なら参加していただく
09/28追記 その場合レビュー観点の説明会をしたほうがいいかもluccafort.icon
明日CfP締め切り1週間前の旨をツイート
ボランティアスタッフのノベルティを決める
今回はモノを提供するのはなしでも良いのでは
予算の問題
参加費を徴収しないためKyoto.goとしての予算がない
今後は参加費を徴収する形でもありなのでは?notpop.icon
スポンサーも募っていない
Gophers Japanさんからの支援をいただくのは受益者の公平性の点から適切ではないかも(考えすぎかもしれないが)
09/28追記 受益者の公平性の観点の問題を書いてほしい。
Gophers Japanは広くGo言語を普及する非営利団体であり、彼らの支援を受けることがどう公平性に反するのか書いてくれないとこれだけだと判断できない。luccafort.icon
ただボランティアスタッフのノベルティ費用を出してもらうのはイベントの開催に必須でないため個人的に反対の意見を持っています。luccafort.icon
良いアイデアもあまりない
時間に限りがあることに加え、これから時間をかけても貰って嬉しいノベルティを探し出せるかが解らないことから費用対効果が薄い
今回Kyoto.goとしては大規模なカンファレンスを初めて行うため、スポンサーの公募をやらない理由と同様やることはできるだけ小さくして、イベント本編に力を使いたい(ボランティアの方には申し訳ないですが...)
09/28追記 このあたりは説明をしてそれでも受けたいと言ってくれる人に限定するでもいいと思います。ボランティアスタッフのノベルティはあくまでオプショナルで必須ではないかと。(可能ならやってあげたい気持ちではあるが)luccafort.icon
イベントページやオープニング・エンディングのスライドにお名前を掲載する部分は必ずやりたい
やりましょう!エンディングのときにスタッフ全員を前に集めるとかそういうことだけでもいいと思う。luccafort.icon
運営スタッフ・一般参加者の判別アイテムの発注をかけたい
候補
腕章
ネームホルダー
受付担当の方が配る想定なので運用も考えないといけない
懇親会について
懇親会の告知をconnpassのメッセージでも流す
参加が確定されている方のにみ配信
現時点で追加できる参加者枠を追加しておきたいが問題がないか
Action plan
香盤表をKyoto.goのフォルダ―に移動(メールアドレスなど一部個人情報を含むため)luccafort.icon
移動はオーナーにしかできないようだったのでluccaさんに振り替えましたyebis0942.icon
ボランティアスタッフの方を含めた担当割り当てを決める luccafort.icon
現状Regular Sessionの司会や配信の世話などの担当がまだ未定なので、そのあたりも仮で良いので決めに行く
スタッフが集まりきっていない状態なので一旦タスクだけ切らせてもらいましたuji.icon
OK。どれくらいまでに決めればいいかもざっくり教えてもらえると助かります。luccafort.icon
tenntennさんに配信周りのお手伝いについて相談uji.icon
懇親会の開始時間を早めるnotpop.icon
懇親会の告知をconnpassのメッセージでも流すnotpop.icon
会場のレイアウトを考えるタスクを作るuji.icon
ボランティアスタッフをSlackに招待し、プロポーザル投票への参加を勧めるuji.icon
明日CfP締め切り1週間前の旨をツイートyebis0942.icon
運営スタッフ・一般参加者の判別アイテムとして発注する具体的なものを考えるnotpop.icon
椅子の最大数の詳細を運営の方に確認するuji.icon
現時点で追加できる参加者枠(10枠)を何枠学生枠として追加するか非同期で相談するuji.icon
次回のMTGの調整を10/2 or 10/3あたりでやるyebis0942.icon