期間別フォルダ管理
解決したい問題
1年以上更新のないフォルダがトップレベルに残り続ける、ということが発生しがち
組織のあり方が変わればフォルダ構造も変わったりするはずで、そういう時に古い情報、新しい情報が各フォルダにバラバラに存在していると整理が大変
こうする
フォルダ管理のトップは年単位にする。
2025
会計
議事録
2024
会計
議事録
プロジェクト
といった感じ。
運用のコツ
過去のフォルダは一切書き込み、変更をしない。
機能があれば権限レベルでロックするのが望ましい
参照専用とすることで、増えてきたら１０年単位でまとめたり、別のストレージへ移したりすることができる
過去の資料を編集したい場合は、今年へコピーして編集する。
過去の資料への参照が頻繁に発生する場合はショートカットを活用する
例: 2025/会計 に 2024/会計 へのショートカットを置く
期末に来期のフォルダを準備する
必要とわかっているものだけ事前用意し、あとは適宜追加
テンプレートフォルダを作っても良い
テンプレートフォルダも運用中に適宜メンテすると吉
期首が１月１日以外の場合はトップレベルを以下のように期間表示とし、混乱を避ける。
2018-2019
2019-2020
年度代わりと同時に管理メンバーを交代する場合
次年度のフォルダを早めに用意する
今年度の資料を整理し、必要と思うものを引き継ぎ資料として次年度のフォルダに入れておく
ファイル単位で修正を累積するタイプのファイルは、このタイミングで清書してもよい （履歴は今年度のファイルに残る）
新管理メンバーは、基本的には新年度のフォルダだけをみればよいようにする。
年度フォルダ別にアクセス権限をわける