クリアファイル整理法の運用

初期構築

例えば、「見積書」と「納品書」と「請求書」と「領収書」は別の書類だが、同じ案件であればまとめる。

クリアフォルダに「001」から順に番号をつける。

とりあえず付箋でつけた。

クリアフォルダの番号ごとに「クリアファイルnnn」というページを作成し、書類名などの情報を記載する。

保険証書など定期的に差し替える書類には、メモ欄に「新しいものが届いたら差し替える」などと書いておく。

https://gyazo.com/43a12c150cdca2427acfe885a0cd3979

日々の運用

書類を探すとき

検索欄に書類名などを入れて検索する。

「クリアファイルnnn」というページが見つかったら、そのクリアフォルダを参照する。

新しい書類を登録する時

検索欄に書類名などを入れて検索する。

「クリアファイルnnn」というページが見つかったら、そのページを参照し書類を差し替えるべきか判断する。

見つからなかったら、空いてるクリアフォルダに格納し、新しいクリアフォルダのページを作成する。

書類を廃棄する時

今まで格納されていた「クリアファイルnnn」というページを「旧クリアファイルnnn」にリネームする。

「旧クリアファイルnnn」が既に存在した場合は、マージする。

格納日の次の行に廃棄日を挿入する。