今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？
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『「今日も仕事が終わらなかった」はなぜ起きるのか？』
萩原雅裕・著 ダイヤモンド社
◆目次◆
第１部 仕事が終わる３つのモード
第１章 「計画モード」で終わる計画を作る
三大要因１ 「終わる計画になっていない」から
第２章 「実行モード」で迷わず手を動かす
三大要因２ 「切り替えが多い」から
第３章 「中断モード」で前やったことを忘れない
三大要因３ 一度考えたことを「忘れている」から
第４章 アクション動詞でタスクを書く
第２部 計画・実行・中断モードをアクション動詞で使いこなす
第５章 計画モードを実践する
第６章 実行モードを実践する
第７章 中断モードを実践する
終章 ブーストモード すべての経験を活かす「保管・再生」モード
おわりに
著者は、NTTデータ、ベイン・アンド・カンパニー、日本マイクロソフト、Microsoft Corporationを経て、
創業メンバーとしてワークスモバイルジャパンに参画、その後独立した萩原雅裕さん。
2024年のnote創作大賞に入選した、「コンサルと外資で学んだ『アクション動詞』でタスクを書くと生産性が高まる話」という記事がきっかけで本書出版に至ったそうです。
本書の柱は、「仕事が３倍速くなる計画・実行・中断の技術」というものですが、特に「中断」の技術がすごい。ビジネス書を読み込んでいる方なら、「中断」がいかに知的生産の効率を悪くするか、よくご存知だと思いますが、本書がすごいのは、その中断の弊害を最小限にし、再起動するための方法論。
（１）名詞ではなく、アクション動詞で書く
（２）具体的に「どう手を動かすのか」を書く
たったこれだけのことで、断然仕事の再起動スピードが速くなる。おまけに帰宅する時も、きっちり書き出してから帰宅するから、オン／オフの切り替えが上手くできるようになるのです。「なるべく中断しないように」仕事するのは大事ですが、現実として、「すべての仕事には中断がある」。であれば、上手に中断することで仕事をうまく進めた方が現実的だというのは、おっしゃる通りです。
アクション動詞を使ったメモの例
上手にメモを残すための４つのポイント
・進捗
・次
・違和感
・思考
アクション動詞を使い上手に中断する技術は、これから先、多くの知的労働者を救うことになると思います。
引用
計画モード
「終わる計画を作る」技術でゴールと道筋を描く
実行モード
「迷わず手を動かす」技術で切り替えをなくす
中断モード
「保存する」技術でアタマ戻りを防ぐ
"手戻り"は、計画の段階で「何をどの順番でやれば終わるのか」が明確になっていないために起こります
仕事が速い人は、まずは頭の中で仕事を一度終わらせています。だから、実際に仕事を進めても、うまく終わるのです
実際に本番を迎える前に一度「頭の中でリハーサル」をして、「この次にあれをして、その次には……」というステップを先にイメージしておくのです。この頭の中でのシミュレーションのことを私は「脳内リハーサル」と呼んでいます
脳内リハーサルで「あとはやるだけ状態」を作る
アクション動詞で書くとは、
「○○について検討する」
→「○○部の△△さんに□□についてメールで質問する」
「資料を作成する」
→「先月の売上データをエクセルで集計し、棒グラフを作成する」
「考える」と「手を動かす」は頭の使い方が違う
「考える」と「手を動かす」を分けて、切り替えを減らす
あなたにとって大事なリソースである脳を、ストレージ（記憶装置）として使うのはやめましょう。脳は、考えるエンジン（CPU）として使うものです
多くの人は作業の「手戻り」には気をつけますが、思考の「アタマ戻り」を見過ごしています
例えば、提案資料を作っている途中で、次の会議の時間が来てしまったら、15秒ほど時間をとって、次のようにメモを残します。
「グラフAの横軸の数値が怪しいので資料Bを参照する作業からスタートすること」
中断がうまくできれば「仕事を忘れる」のも上手くなる
４つのポイントに絞ってメモを残す
１．どこまで終わったか（進捗）
２．次に何をするか（次）
３．気になっていること（違和感）
４．思いついたアイデア（思考）