TableauでうまくPDF出力・印刷をするには

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そこで、今回！　PDF出力・印刷に関するTIPSを少しまとめてみました。

1. ワークシートではなく、ダッシュボードで「サイズ固定」にする

ワークシートからPDF出力すると、中途半端なところで切れて、ページにうまく収まらず、困ってしまうこと、よくありますよね。

なんとか一枚におさめるために、ワークシート上で、グラフの縦幅を調整したりしていると、これまたストレスがたまります。

https://gyazo.com/bc574cb7514d2fb293a9833aa4a958ae

【解決策】回避策の一つとして、ダッシュボードで「固定サイズ」にする、という手があります。

ワークシートをダッシュボードに貼り、サイズを「固定サイズ」にして、「A4横」などに設定します。

https://gyazo.com/668b39a549e2cb999941d52b4eb94bfc

固定サイズに設定後、ダッシュボード上のワークシートのサイズを「ビュー全体」に設定すれば、(今回の場合は)A4横サイズにおさまった、PDFファイルを作成できます。

https://gyazo.com/8ccb2cad587a6db6d8e1fb24b7882286

なお、ストーリーでも、サイズを固定(A4等)できますが、ワークシートやダッシュボードを無理に入れると、スクロールが増えてしまします。ストーリーは固定サイズ設定には、あまり向いていません。

https://gyazo.com/662696c4c118e15ba61d0ed8f09ca87d

2. ワークシートで、うまく印刷する方法【意外な設定】

ダッシュボードに展開すると、一手間かかります。ワークシートからそのまま、うまくPDF出力・印刷・する方法を、鶴見大学の北原香織さんが発見してくれたので、紹介します 。

【解決策】ファイルメニューの「ページ設定」→「印刷スケール」で、次のページ数に合わせる

Tableauの「次のページに合わせる」/横1ページ・縦0ページ

用紙の横幅に収まるように縮小、縦の枚数は任意

→Excelの「すべての列を1ページに印刷」相当

Tableauの「次のページに合わせる」/横0ページ・縦1ページ

用紙の縦幅に収まるように縮小、横の枚数は任意

→Excelの「すべての行を1ページに印刷」相当

https://gyazo.com/8bca569b4fa3c8cc78f268d1b1b993ad

A4一枚に収まるようであれば、以下の設定にします。

複数ページにわたる場合は、前項で書いた「基準0」に設定します。(この0というのが分かりにくい・・・)

https://gyazo.com/3487821c4328ad46b889e19a1ead1b9e

3. ページ設定で「キャプション」はなるべく外す

ワークシートを印刷する際に、初期設定では「キャプション」も印刷するようになっています。

https://gyazo.com/a6e5aecda9ea472d5818796ab5389d21

・・・で、初期設定のまま、キャプションをPDF出力・印刷をすると、よく分からない日本語解説が表示されているので、会議の場でツッコミがあることは必至です。

【解決策】慣れていない場合は、印刷設定のキャプションのチェックは、外しましょう

https://gyazo.com/1ea0b3894574e4e61b4551bf41befa29

なお、キャプションは、ワークシートメニューから、表示をさせることができます。

ダブルクリックすれば編集できるので、注釈やコメントを入れられます。

慣れている人は、キャプションにコメントを書き込んで、PDF出力や印刷に入れると、けっこう便利です。

https://gyazo.com/27e2c6f60d7ac71eb57d3bff04043209

4. Tableauワークブック全体のフォントサイズを、大きくする方法 (PDF出力・印刷から少し話がはずれますが・・・)

PDF出力・印刷をしたときに、「文字サイズが小さくて見づらい」というクレームをうけることが、たまにあります。（大学あるある）

Tableauの書式設定を変えようとすると、「ヘッダ」や「ペイン」といった設定項目が多く、どこを変更すればいいのか、分からなくなります。では、どうするか。

【解決策】フォントの書式設定の左上にある「Ａ」を選び、

ワークシートで、フォントサイズを変更します。

→ヘッダやペインなど、全てのフォントサイズを一気に変更できます。

https://gyazo.com/bcd6fd5940b84cab9a692ce9e25dd031

5. ヘッダや設問の、長いテキストを折り返したい

ヘッダや設問の文字数が長い場合、初期設定では、改行がうまくされません。

【解決策】改行したい場合の設定ですが、書式設定の「配置」から、「ラップ」の設定を「オン」にします。

https://gyazo.com/1c0826704fa2100a12bf83882c2b6874

これで、たいてい上手くいきますが、アンケート集計等、自由記述欄や設問が長い場合など、うまくいかないケースがあります。

では、どうするか。(次節)

6. 日本語でラップ(自動改行)がうまくいかない場合　→　句読点を入れる

(大学人にしか分からない話ですが・・) ディプロマポリシーの達成度などを聞く調査については、設問の文字数が、かなり多くなります。

最近、筆者が直面したケースですが、Tableauでラップを「オン」にしているけど、とある学科のディプロマポリシーの設問が、どうしても改行されないので、悩んでいました。

とにかく長い日本語文だったので、たまたま句読点を入れたら、ラップがうまくいくことに気づきました。

【解決策】日本語のテキストが長い場合、きちんとした「句読点」を入れる。

コラム掲載用のテストとして、以下のケース文を作成し、試してみました。

【回答者1】句読点を入れた場合、どうなるか。句読点を入れた場合、どうなるか。句読点を入れた場合、どうなるか。

【回答者2】句読点がない場合どうなるか,左は半角のカンマを入れてみたがその場合に句読点がない場合どうなるか句読点がない場合どうなるか句読点がない場合どうなるか

【回答者3】句読点がない場合どうなるか句読点がない場合どうなるか句読点がない場合どうなるか句読点がない場合どうなるか句読点がない場合どうなるか

https://gyazo.com/a8a71affa09802b910efe75e0d7f3f39

【回答者1】と【回答者3】は、うまくラップ(自動改行)がきいてますが、、

なんと！【回答者2】の場合、半角カンマが入って悪さをしている影響か、ラップがうまくきかず、文字が途中で切れてしまいます。

日本語の設問については、きちんとした「句読点」を入れる、というのが大事なのでは、と思い始めています。(ディプロマポリシーの記述についても同様か・・・)

Tableauのラップ(自動改行)は、半角カンマや半角ピリオドが、鬼門のような気が。。

7. 固定文字数で改行をしたい

アンケートの自由記述欄など、整った文字数で改行したい場合について、帝京大学の守 一介さんに教えてもらった技法です。(IF文の組み合わせ等が必要で、思った通りにいかないこともあるので、ご利用は自己責任で)

【以下、引用】

アンケートでは、凡例もそうですが、項目が文だったりしますので、幅の調整はいつもやっていた作業でした。例えば、「4.何事にも好奇心を持ってチャレンジするほうだ。」という項目があったとしてラップをオンにすると、幅によって、以下のような改行のされかたをします。

========

4.

何事にも好奇心を持ってチャレンジするほうだ。

========

これが嫌なので、計算フィールドを作って、ある文字数以上は折り返すようにしていました。

フィールド名は、「質問項目（改行あり）」とかで、以下のような内容です。

========

IF

LEN(［質問項目］)>20

THEN

MID(［質問項目］,1,20)+"

"+MID(［質問項目］,21)

ELSE

［質問項目］

END

========

とすると、

========

4.何事にも好奇心を持ってチャレンジする

ほうだ。

========

となります。アンケート全体で40字以上の項目がなければ、幅の調整は少なくて済みますし、

40字以上の項目があれば、ELSEIFで40字より大きい場合に改行を2回すればOKです。

【引用ここまで】

Tableauの改行については、下記コラムに紹介されています。

動画では、「State」と「Region」という2つのディメンジョンを、改行で組み合わせるテクニックが紹介されていて、おぉ！これは便利だ、と思いました。

Adding A Line Break in A Calculated Field | Tableau Software

8. ダッシュボードにしたときの、「ページ設定」のメリットと、陥るトラップ

「1」でダッシュボード化するメリットに触れました。

ダッシュボードでは、「ページ設定」で、汎用のレイアウトを設定できるというメリットもあります。

https://gyazo.com/49ba2751b0788b10016fc173af471df7

【凡例のトラップ】

・・・と書きつつ、どうしてもうまくいかないのが、、「凡例」をうまく対処することです。

ラップ(自動改行)ができないのと、Tableau Desktopのダッシュボードでうまく幅を設定しても、Publicにパブリッシュすると幅表示がイマイチになり、手作業で調整する、、というトラップに陥ります。

アンケート集計結果をTableau Publicで公開する場合に、『全行程の2～3割は、凡例の幅調整に費やされている』ように思います。このあたりなんとかならないですかね、、Tableauさん！

9. Mac版でPDF出力するには

北陸大学の田尻慎太郎先生からの情報です。

【以下、引用】

私はWindows版のファイルメニューには「PDFに出力」があるのに、Mac版にはないのかが。。。

確認していただいたのですが、MacでPDF出力はプリントから「PDFとして保存」が正しい操作ということでした。

【引用ここまで】

Mac版、かゆいところで機能が違うところにあったりするので、要注意です。

10. おわりに

いろいろ書いているうちに、長くなってしまいました・・・

他に、とある大学の方から、

何十学科もPDF出力する作業を、手作業でするのはしんどいので、Tableau Cloud / Serverにパブリッシュした後、バッチ処理のコマンドで一括出力する技法について、教わりました。

そのあたりは、また別の機会に紹介します。

いやぁ～、BIツールのPDF出力・印刷、奥深すぎます。

(最終的には、割り切る、諦める、ところは出てくるでしょうが・・・)

※当コラムの文責及び著作権は、すべて投稿者に帰属します。