イベントの開き方
イベントを開催する際には次のことをする
イベント当日までにすること
1. 担当教員の確定
事務作業や責任の所在など
教員の立ち会いも含む
2. 開催日の決定などスケジュールの確認
書類の提出などに必要
イベント開催日決定時の確認事項
開催日周辺の学校行事の確認
平日の場合は低学年は全学科合同で何かをする場合などがある
LHRが長引く可能性
他のイベントとのバッティングの確認
IWイベント開催届.docx
印刷→記入→学生課教務係に提出する
休日は専攻科棟が閉まっているのでこれを出さないと本科生が入棟できない
門及び建物開閉依頼書
4. 告知
メールの配信
チラシの作成
文章だけより視覚的に訴えかけた方が参加してくれやすい
必要に応じてクラスへ呼びかけに行く
イベントの開催が複数日にまたがる場合や午前午後にまたがる場合
開始時間や集合時間
お昼ご飯などを持参するかなど
タイミングはイベントの規模によって調整
大きいイベントや参加者がいないと成り立たない場合など
学生の日程確保のために早めに連絡し、フォームなどへ登録してもらおう
小さいイベントで定員がある場合
フォームへ登録してもらおう
参加状況が把握できる
小さいイベントで定員がない場合
当日自由に参加すれば良い旨を記入しよう
5. 火を扱う場合
学生主事の承諾
必要性の説明
消防署へ連絡
煙等で周辺住民が通報する可能性があるので、BBQなどをするのであれば連絡必須
所定のフォーマットがあるはずなので記入後、提出
開催日まで時間がない場合は連絡のみでも大丈夫そう
イベント当日にすること
1. 悪天候の場合は休校マニュアルに従おう
呉線の稼働状況も確認
参加者へ連絡
イベント中止のお知らせ
イベント遅延開始のお知らせ
参加に遅れても問題ないことのお知らせ
2. 守衛さんにスクエアの鍵を借りに行く
内鍵になっているので借りた人が、速やかに返却すること。
3. 参加者名簿の作成
木工系の活動の場合は保険の関係で必須
その他でも教務に提出する必要があるので基本的には作る
後人数や参加者の比率など成果報告に使える
フォーマットはなし
必要事項
学年
学科
名前
複数日の場合は参加日
4. 名札の作成
イベントは初対面の場合が多いので、養生テープなどへ油性ペンで名前を書いて胸元に貼る
5. 会場の設営など
必要に応じて
マイク
スピーカー
プロジェクター
大型ディスプレイ
食べ物、飲み物
口を動かすことでコミュニケーションがしやすくなる
イベント終了後、当日にすること
1. アンケートの実施
必須ではないが、今後の参考になったりするのでやると良い
無記名の方が回答しやすい
2. 後片付け
使った場所は元通りに戻す
3. 全体連絡
特に終了時刻が遅くなった場合で低学年が参加していた場合などは、無事に帰れたかの確認をすると安心
4. 担当教員へ連絡
無事に終わったことを連絡すると安心
イベント終了後、後日にすること
1. 参加者名簿の提出