タスク管理と振り返りの方法
YukiHayashi.iconが現在実施しているタスク管理について書きました。
最新の状況とは必ずしも同一ではないものの、だいたいこんな感じです。
基本方針
前提
研究は原則60分単位でのみ進める。
研究ばかり進めたくなる心理を抑え、タスクのオーバーフローを避けるため。
平日は1日1サイクルだけでも研究する。
日中（9〜17時）に研究を進められた場合は早寝して、元気があれば早起きする。
その他タスクは、内容に応じて完了までの目標時間を15分単位で設定する。
長期／短期それぞれの時間軸でタスク管理をおこなう
開始日・締切日などは長期のタスクリストで管理
見込み作業時間や実行時間帯は短期（日次）のタイムライン（タイムテーブル）で管理
Plan
前提として、平日のスケジュールは週末の間に立ててしまう。
後述する週次レビューに基づき、長期的なタスクリスト（Things）を更新する。
進行中のタスクが「今日（Today）」リストに表示されるようにしておく。
タスクの予定日と締切日を別に設定できるので愛用している。
短期のタイムライン（Structured）を計画する。
タスク入力の優先順位
1. 近日中に自分が終えなければ大変なことになる仕事（e.g., 授業準備，査読）
2. 最低限度の研究時間（1日1サイクル＝60分）
時間があるからといって研究枠を増やしすぎない。
目標サイクル数（週あたり上限の7割くらい）が達成できるくらいの数に留めておく。
3. 締切まで余裕があるが、時間を掛けて進めていく必要がある仕事（e.g., 科研費の申請書や報告書）
4. やれたらやる仕事
↑ ほぼアイゼンハワー・マトリクスのまんまですね。
タスクの間には10〜15分くらいの隙間時間を作っておく。
タスク開始5分前にプッシュ通知が届くようにしておく。
カレンダーだけでもできなくはないが、割り当て前のタスクを置いておくinboxがあるアプリを使うと圧倒的に便利。
以前はSortedを使っていたが、開発が継続されなくなり、2024年後半のどこかのタイミングで使えなくなった。
平日は朝起きてすぐ、当日のタイムラインを確認・修正する。
Do
研究時間はBe Focusedで60分のカウントダウンタイマーを設定し、なるべく予定通りに切り上げる。
ズルズル継続するのを避けるため。
どうしても継続したい場合は、15分のカウントダウンタイマーを設定し、やめ時を失わないように制御する。
ポモドーロタイマーとしては使っていない。
その他タスクの場合も目標時間に応じてカウントダウン。
「この時間中だけは嫌でも作業を続ける」という気分にして、時間の無駄遣いやズルズル先送りにするのを避けるため。
See
週末には週次レビューと翌週のスケジューリングをする。
週次レビューはCosenseに作ったページでおこなう。
Be FocusedのグラフとThingsの完了ログを貼り付ける。
アナログタイマーではなくアプリを使う唯一の理由。
https://gyazo.com/36f3b5f6448eb854e8a9216637b3a35ehttps://gyazo.com/207fbc2e83ab24eb791189c68c8ded4dhttps://gyazo.com/b205e31f7dea70cd7d52a44017db79d3
その他
研究時間記録の考え方
上述の通り、現在は研究時間の記録にBe Focusedを使っているが、
2024年3月以前はTimesheetというアプリを使い、作業時間をカウントアップで記録していた。
「たくさんやれば偉い」みたいなバイアスが生じやすい仕組み。
が、院生の頃はそれでよかったのかもしれない。いずれにしても人による。
生活と仕事のステージが変わってきて、ただ我武者羅にやればいいわけではなくなってきた。
そこで、快適な生活先生の方針を採用した。
https://gyazo.com/6405a62a3cdd706a11308cf8844afdd1
Be Focusedの設定
https://gyazo.com/b8d5ad4dd4cd4f28950f405e90f98fb9https://gyazo.com/46f18d47761d0048088549d08ceb08b9
今は亡きSortedを用いたスケジューリングの例
https://gyazo.com/b99260f7f4a7e50935ce1c4e4c24e51b