イベント開催の段取り
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0. 前提
イベントのあとに何を得るのか目的を明確にしておく
事後の振り返りが必要
集客が見込めるのかは事前に検討が必要
イベントの延長線上に何があるのかロードマップは一度検討すべき
このなかで協賛企業にとってのメリット整理
少ない場合はこちらから提供できるものを提示
1. 企画書作成
企画趣旨
費用感、会場費用、登壇者費用
海外の場合レート設定 (日にちはいつ？)
内・外税
協賛額とリターンの設定
大体の締め切りの設定
候補地の設定
事前に登壇者候補に連絡
会社であれば事前に企画を通すなど。
2. 協賛&登壇者候補のリスト作成 → 連絡
理念に共感してくれそうな人
潜在的に需要があるところ
事前にコンタクト情報から得ていると良い。
ある程度事前に融通が効く登壇者には連絡しておく。
登壇者のバランスには事前に気をつける
ここでかなり自分の周りの人で固めがちになってしまう。
これはイベンターからするとものすごくペインポイント
3. ウェブサイト作成
ドメイン取得
インタラクティブに情報の追加
費用感
大体のウェブサイトの枠の構築
4. 協賛からの支払い&ロゴ使用書
ロゴ使用の許諾書の作成
協賛請求書の作成
残せるようにメールで送信
入金チェックの管理リストの作成
全て入金が揃う前にイベントが行われることもある。
これはめちゃめちゃペインポイントで持ち出し分がきつい。
費用がどのタイミングでかかるのかを計算しつつイベント開催を行う必要がある。
大体の費用感がみえてくる。
5. プログラム作成 & 登壇者への連絡
多様性のバランスを考慮する
イベントの導線確認
時間がキツくならないか設定
どれぐらいの人数が必要か
ケータリングの決定
人数と予算がどれぐらいかかるか？
謝礼の額の設定
懇親会の決定 → 人数と費用感は考慮すべき
登壇者への周知
企画趣旨
テーマ設定
登壇時間
変更の承諾
6. 参加者フォーム
参加フォームを作成
懇親会の確認
参加者の属性
7. 当日の導線
大体時間通りにできるかどうかはイベント主催者の掛け声に委ねられている。
参加フォームを協賛、スピーカー、参加者は分けて導線作るのが大切
8. 経費精算
どの枠で支払うかはチェックが必要
請求書を事前に作成するなどの対応が必要
9. フィードバック
協賛や参加者等から今回のイベントのフィードバックをもらう必要がある。
協賛が何を求めているのかがクリアになった。
今後何ができそうか協賛との関係を再度確認し、来年も出してもらえそうか考える必要がある。
成功のポイント
今回のイベントの最初の想定を超えたかどうかがポイントになる。
1. DeSCi.Tokyoの企画としてのゴール
https://scrapbox.io/files/6442ea4e08a4ea001c707f09.png
海外のプレイヤーを幅広く呼ぶことができた。
VitaDAO, DB DAO, opsciDAO etc.
DAO、DID, DDB, Incentive structure
彼らをきちんともてなす事で、次のイベントの足がかりにできる。
アカデミアのリサーチャーも呼ぶことができたのは非常に良かった。
特にジョージタウン大学の松尾教授、東大の伊藤博士、NISTEPの林さん
これを足がかりに
海外からのエコシステムから連絡が来るようになりイベント後すぐに日本に来る人たちへのハブの役割を得た
すでに8件ほど連絡が来ている。
2. 当日参加者の達成率
協賛への提案:
イベント現地参加者: 100人
オンライン参加: 100人
当日の結果:
イベント現地参加者: 138人 138%達成
オンライン参加者: 370人以上 370%達成
3. 協賛や参加者から具体的な需要と企画がマッチしていたか
ここが一番読めなかったところだったが、多くのテーマを扱うために必要な定義を私の方で設定した。
科学における分散性には三つある。
エコシステムレベル: 複数の組織が異なる目的を持って活動するエコシステムの話
これ自体はDeSciというよりも、エコシステムの分散性である。
日本人は特に資金調達の観点からこの話は興味があると考えている。
そのためイベントを開催したらここに興味がある人が多くくる。
インフラレベル: これは特許やデータなどをNFTと組み合わせたり、個人のIDの結びつける領域
製薬企業における分散型臨床試験や分散型データ管理の話はすでにありブロックチェーンとは関係なく実は盛り上がっている。そのため、製薬企業などとは親和性がある話となる。
一方で他の領域で興味がある人たちはどれぐらいいるのかは不透明。
この領域に興味がある人は玄人な場合が多い。
ガバナンスのレベル: DAOや２次ファンディングといった分散的な組織の意思決定のはなし
一部バズワード化しているため注目されている領域だが、注目され過ぎているとも感じている。
ツールとしての有用性の範囲がきちんと検討されずに全てDAO化することが念頭に置かれている。
一方で仕組みとしてのナラティブが足りていない。
https://scrapbox.io/files/6442ebfd16b0ee001b1088d8.png
色々な聞き取りでも、DAOに注目している人たちが多かった。
それが目玉でもあるので最初にそのような座組にしている。
しかし、セッション２やセッション４ではそれ以外の、インフラのレイヤーやインセンティブ設計の話について議論してもらっている。そして最後は、アカデミックな領域での話。
今回見えてきたこと
オーガナイザーとイベント当日のモデレーターは別に用意しておいた方が良い
今回は、自分で全て担当したが
イベントモデレーター & 時間計測を担当者を入れる。
なにもないところからイベントするのは非常に困難。
社内で動かすの、大企業だと普通に無理だろうと思う。
イベントのピッチを介して様々な情報が集約されるので、今後の作戦には非常によさそう。
事前のネットワーキングが非常に大事
今回は高木さんや川北さん、伊山さんのお陰で海外からの登壇者を集めることができた。
事前に一緒に連携できそうな人がクリアになる。
有志でイベント開催する場合には、モチベーションの差が大きい。
優先順位がそこまで高くない場合もあるので、事前に誰が一緒に時間を使ってくれるかの確認は必要
ある意味で今後の活動の試金石となる。
具体的な行動できない人も多い。
イベントの収支は、イベントだけだとコストベネフィットはめちゃめちゃ悪そう。
投資的な側面がある。(つまり簡単に赤字になる)
一度成功すれば、持続的にお金を引っ張って来れる可能性がある。
1. 協賛との関係構築
2. 潜在的な協賛へのアピール
3. 成果として残せる
入金は普通に遅れる。企業だと、該当月で受けて、次の月で支払いなど。
二ヶ月程度で対応は普通に厳しい。
半年以上は欲しい。
支払いのタイミングとスポンサーの入金のタイミングが合うように動く必要がある。
今回困ったこと
クリプト払い
こちらの方が圧倒的に早いが、クリプト対応できていない企業だとここの対応がきつい
クリプト支払はかなり面倒だったりする。
海外送金
それなりに費用がかかる。
事前に安い決算手段を見つけておくべき。
トラベルグラントの作成時の請求書
普通にやると謝礼金になる。
有志でイベント開催する場合には、モチベーションの差が大きい。
指示を出すコストを回収できない。