さくらじまハウス2024の実行委員長を担当した話
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はじめに
みなさんこんにちは！GMOペパボ株式会社 事業開発部 鹿児島エンジニアリングチームのはやぴです。 2024/10/21 ~ 22 の2日間にかけて、さくらじまハウス2024が行われました。
今年は実行委員長を務めたので、取り組んだ話をしたいと思います。
さくらじまハウスとは？
「さくらじまハウス」は、鹿児島で開催されるIT技術の可能性を信じるすべての方々のためのイベントです。
最前線でご活躍されているゲストの刺激的なお話を体感し、チャレンジのきっかけを得ることができます。
さくらじまハウス2024のテーマは「創造」です。
技術の進化は、私たちの想像力と創造力によって生まれるものです。
本イベントでは、最先端の技術とその可能性を探求し、未来を共に描いていきます。
あなたの創造力を解き放ち、未来の可能性を見つけるための旅に、ぜひご参加ください。
運営については実行委員長2名が全体の管理を行い、運営委員、プログラム委員に分かれて準備を進めています。毎回、鹿児島のIT企業に所属している方が持ち回りで担当し、SNSでの公募や直接声掛けを通じて、実行委員を構成しています。
前回のさくらじまハウス2022ではプログラム委員として運営に参加し、2つのトークセッションの計画、1つはモデレーターとして登壇しました。さくらじま2022について書いた 記事はこちら。 2022年の記事の最後にも記載しましたが、2日目の懇親会の時に、次回の実行委員長に私とリコーITソリューションズの茶屋さんが立候補しました。
さくらじまハウスの会計処理
さくらじまハウス2024では、実行委員長を務めるとともに、会計業務も担当いたしました。
これまで、会計処理はその時の実行委員長が所属する会社とその経理部門が連携して行う形を取っていました。しかし、この方法では繰越金を実行委員長が所属する会社が保有しなければならず、運営上の課題となっておりました。
今回は私が会計処理を担当するので、従来通り会社の経理の方と連携して取り組むことも考えましたが、今後のさくらじまハウスの継続性を考え任意団体を設立し、さくらじまハウス実行委員会の名義で鹿児島銀行の口座を開設することにしました。また、団体設立に伴い新たに規約を作成し、運営ルールの明確化にも取り組みました。
口座開設のステップ
2024/08/06
鹿児島銀行に電話で連絡をし、さくらじまハウス実行委員会の銀行口座を作りたい旨を伝えました。
実行委員会の規約を作成すれば口座開設は即日発行できるとのことだったので、規約を作成し窓口に行くことにしました。
規約など無かったので今回1から作成しました。中身については割愛しますが、活動内容や目的、資金の運用について記載しました。
第1章 総則
1. 名称
2. 目的
3. 活動・事業の種類
4. 事務所
第2章 メンバー
1. メンバーの資格
2. メンバーの権利
3. メンバーの義務
4. 入会
5. 退会
第3章 組織と運営
1. 役員
2. 役員の選任
第4章 会議
1. 定例会議
2. 臨時会議
第5章 財務
1. 会費
2. 資金の管理
第6章 規約の改正
1. 改正手続き
第7章 解散
1. 解散
2024/08/07
鹿児島銀行の窓口に行き、口座開設の手続きを始めました。
事前に作成した規約を印刷して提出し、名義や住所、印鑑などは代表として私のものを使用しました。
さくらじまハウスの活動内容について詳しくヒアリングされると構えていましたが、当日は基本的な質問のみで終わりました。手続き終えた後30分くらい待って通帳とキャッシュカードを受け取ることができました。かかった時間はトータル1時間くらいだったかと思います。
実行委員長はローテーションで変わるので、通帳を持つかネットバンキングにするか悩んだのですが、鹿児島銀行の場合は両方同時に持つことはできないとのことでした。通帳を次回の開催（2年後？）まで保管すること、暗証番号の管理など懸念点はいくつかありましたが、通帳とキャッシュカードを持つことを選択しました。（次回の実行委員長は約2年保有するの大変だよなあと思いつつ・・・）
2024/09/10
鹿児島銀行から電話があり、実行委員会の取り組みについて15分くらい追加のヒアリングがありました。さくらじまハウス実行委員会を「任意団体」と「権利能力なき社団」のどちらで扱うか、判断するための追加の質問がありました。さくらじまハウスのイベント概要や運営委員の活動内容、登壇報酬やメンバー選定の方法など幅広く質問されました。
「任意団体」で取り扱う場合は、私以外の実行委員の方にも連絡する場合があるとのことで、幹部4名に連絡しました。
2024/09/11
鹿児島銀行から電話があり、「権利能力なき社団」として扱うとの連絡がありました。他の実行委員の方との連絡は不要になりました。
口座開設については時間がかかったり複雑な手続きが必要になるのかなと思いきや、意外とすんなり開設できた印象でした。
会計処理の運用
収入はスポンサー企業の協賛金が主であり、支出は登壇者への報酬や会場費のほか、運営に必要な各種経費が含まれます。
請求書の作成や振込処理、備品購入の立て替えなど会計に関するほとんどの作業は私一人で行いました。金額に関してはミスが許されないため、請求書をGitHubで管理して運営委員とダブルチェックを行いました。
社内で手続きを行うと登壇者報酬を支払うときに取引先申請などする必要があり、自分でやる場合と比較すると時間は大幅に短縮されたかと思います。
また、登壇者の方への報酬支払いにおいて、源泉徴収の手続きを実施しました。報酬額支払い時には源泉徴収分を控除し、控除した税額はに税務署へ納付を行いました。初めてのことだらけでわからないことだらけだったので、社内の経理の方や鹿児島税務署の方にも相談し完了させることができました。誠にありがとうございました。
SlackからDiscordに移行
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さくらじまハウス2024の運営では、これまでドキュメントやタスクの管理にはGitHubを、日常的なコミュニケーションにはSlackを利用してきました。しかし、Slackの無料プランではメッセージ履歴が制限されるため、2022年の過去のやり取りが見れなくなる課題がありました。これを解消するため、日常のやりとりを行うプラットフォームをSlackからDiscordへ移行することにしました。
Discordは、無料プランでありながらメッセージ履歴の制限がない点や、柔軟なチャンネル管理機能が利用できる点が大きな利点です。また、コストを抑えながらも、運営の効率化を図ることができると判断しました。
移行にあたっては、まずさくらじまハウスのDiscordサーバーを構築し、メンバーが利用しやすいようにチャンネルを用途別に分けて設定しました（運営委員、プログラム委員、スポンサー、会計など）。Discordにあまり馴染みのない人もいましたが（私も含め）、Slackと比較しても不自由を感じることなくやり取りすることができたと思います。
今後の運営についても、GitHubについては引き続きドキュメントやタスク管理のツールとして使用し、Discordとは役割を明確に分けて運用を進めていくのが良いと考えています。
終わりに
2022年に実行委員長を務めることが決まった際は、大きなプレッシャーを感じていました。しかし、他の委員をはじめ多くの方々の協力のおかげで、さくらじまハウス2024を無事に成功裏に終えることができ、とても嬉しく思っています。
また、登壇者の皆さま、そしてスポンサーの皆さまのご支援にも心から感謝申し上げます。皆さまのご協力がなければ、このイベントの成功は実現できませんでした。本当にありがとうございました！
次回の実行委員長2名についてはすでにお声がけ済みであり、今後もこのイベントがより大きく成長することを期待しています。そして、鹿児島のエンジニアコミュニティがますます発展していくことを心より祈願しております。