助成制度のDX

助成金の決算とかで各組織のローカルルールによる修正が続くと脳のどこかしらの部位に損傷が発生している感じがします。10年後とかに脳の萎縮が発見されたりしそう

助成金、給付金、奨学金等において、要項や内部資料、必要書類の提出フローにおける、よりセキュアで負担の少ないデジタル化原則の提案。

業界や省庁ごとにさまざまな商習慣や慣例があることは理解できる一方で、最新の情報の散逸や冗長な反復作業はヒューマンエラーを招き、厳密さやセキュリティの低下にも繋がる。単にやり取りを機械的にデジタルに置き換えるのではなく、真に効果的で、関係者が助成事業そのものに注力できるような手法を前向きに考えてみたい。

前提

Slack, Google, Dropboxといった私企業のクラウドサービスを用いることはセキュリティ上良しとする

原則

情報の管理にはWikiを用いる

e.g. Google Sites, Cosense

編集履歴がすべてスナップショットされるサービスを用いる

資料をダウンロードさせない

古い情報を参照しつづける可能性があるから

ダウンロードが必要な資料（PDFやPowerPoint）を、更新頻度の高い情報の頒布に用いない

全体の予定共有やタスクについても、Google CalendarやNotionなどの共有カレンダー機能を用いる

ハイパーテキストをつかう

その資料が実際に印刷されることは殆どない

「ページ」に収まるよう図をレイアウトしたり、ページ番号に整合性をもたせるコストは非常に高い

「信頼できる唯一の情報源」原則と同様、Wikiを用いるのが最適。改ページという概念が無く、テキストを相互参照することができ、かつ特定のパラグラフへのURLを生成出来るため

たとえ紙に出力して提案する場面があったとしても、改めてデジタルデータとして共有する際は、PDFではなく最低限ページごとの画像をWikiに貼り付けた状態で頒布するのが望ましい。繰り返しになるが、資料をダウンロードさせない

やり取りはトピックベースで行う

メールやSlackのようなチャットツールにおいて、一つのスレッドに複数のトピックが同時進行すると、トピックごとのやり取りが追いづらくなる

話題ごとに細かくサブスレッドを用いる

シェアウェアではない、クロスプラットフォームなツールを用いる

MS Officeは、それぞれ同じバージョンを購入する必要がある上に、Linuxではそもそもサポートされていない。OSごとにレイアウトに差が生じることもある。公益事業において、特定の企業のソフトウェアやOSの利用を強制するのは望ましくないため、OpenOffice, Google Docsのように、無料で使えて、より多くの環境で使えるツールを用いる

セキュリティ上効果的ではない慣例を廃する

書類そのものにパスワードを掛ける方式も同様。同じチャットツール内でパスワードを共有したり、用意に推測できる文字列を複数書類に使いまわしている場合、セキュリティ対策としては不十分となる