助成制度のDX

助成金、給付金、奨学金等において、要項や内部資料、必要書類の提出フローにおける、よりセキュアで負担の少ないデジタル化原則のご提案。

業界や省庁ごとにさまざまな商習慣や慣例があることは理解できる一方で、最新の情報の散逸や冗長な反復作業はヒューマンエラーを招き、厳密さやセキュリティの低下にも繋がる。単にやり取りを機械的にデジタルに置き換えるのではなく、真に効果的で、関係者が助成事業そのものに注力できるような手法を前向きに考えてみたい。

前提

Slack, Google, Dropboxといった私企業のクラウドサービスを用いることはセキュリティ上良しとする

原則

情報の管理にはWikiを用いる

e.g. Google Sites, Cosense

編集履歴がすべてスナップショットされるサービスを用いる

手元にダウンロードが必要な資料（PDFやPowerPoint）を、更新頻度の高い情報の頒布に用いない

全体の予定共有やタスクについても、Google CalendarやNotionの共有カレンダー機能を用いる

改ページのあるフォーマットではなく、ハイパーテキストを利用する

その資料が実際に印刷されることは殆どない

「ページ」に収まるよう図をレイアウトしたり、ページ番号に整合性をもたせるコストは非常に高い

SSOTと同様、Wikiを用いるのが最適。改ページという概念が無く、テキストを相互参照することができ、かつ特定のパラグラフへのURLを生成出来るため

たとえ紙に出力して提案する場面があったとしても、改めて共有する際は、せめてページごとの画像でも良いのでSSOT性のあるWiki等に貼り付けて頒布するのが望ましい

やり取りはトピックベースで行う

メールやSlackのようなチャットツールにおいて、一つのスレッドに複数のトピックが同時進行すると、トピックごとのやり取りが追いづらくなる

話題ごとに細かくサブスレッドを用いる

Webベースのツールを用いる

MS Officeは、それぞれ同じバージョンを購入する必要がある上に、Linuxではそもそもサポートされていない。OSごとにレイアウトに差が生じることもある。公益事業において、特定の企業のソフトウェアやOSの利用を強制するのは望ましくないため、Webベースのツールのように、よりアクセシビリティが高くオープンなツールを用いる

セキュリティ上効果的ではない慣例を廃す

書類そのものにパスワードを掛ける方式も同様。同じチャットツール内でパスワードを共有したり、用意に推測できる文字列を複数書類に使いまわしている場合、セキュリティ対策としては不十分となる

サービスから発行された書類