BacklogWorld/Excelで管理?Backlogが非IT職スタッフを救う
マルチタスクで業務を遂行するバニラエアマーケティング部門のプロジェクト管理に、Backlogを選んだ理由とその活用法をご紹介します。大半を占める非IT職スタッフや海外拠点スタッフなど、部門全体を巻き込むに至った経緯を実例を含めお話します。
売上200億円
9割が自社サイトからの売上
構成
IT出身4名
大半は非IT職
Excelで管理してメールでシェアしていくという流れだった
デジタルマーケティングのチームから効率化をスタート
本社は成田空港のターミナル内
アジェンダ
バニラエアについて
チームの体制について
Backlogが非IT職スタッフを救った話
バニラエアについて
ANAグループ100%出資のLCC
エアアジアジャパンとしてスタート
エアアジアジャパンが出資から抜けてANAグループ100%に
越境で販売してる、賞味期限半年の商品を売るECサイト
というニュアンスに近い
翻訳を重視
飛行機が飛ぶまでの半年間でマーケしなきゃいけない
サイト制作・運用、デジタルマーケx5(国・地域)を4人で展開
チーム構成
マネージャー
プロデューサー兼ディレクター
デザイナー
Webだけでなくて、グラフィックも制作
マークアップエンジニア
台湾出身者で翻訳業務も兼任
https://gyazo.com/aea015c4027f8199133d373a95bbff01
https://gyazo.com/da45af5fb369647f148bf3c60283492a
なぜBacklogを選んだか
日本語と英語の両方に対応
海外スタッフに使えるのがよい
日本のスタッフ、ITリテラシ高くないスタッフからすると、日常的に使うツールは日本語が良い
インタフェース
PC操作が苦手な営業マンでも操作できる
他のタスク管理ツールより優しい
SNS使える程度のレベルでも使える
メンバー管理
他社を招待しやすい
メールのコミュニケーションを減らしたい
外部関係者にも使えるというのが良い
タスクの優先順位が一目瞭然になった
タスクの期限を一元管理できた
毎朝自分のタスクをチェックするだけ
メールだと誰がボールを持ってるか検索しまくらないといけない
Backlog導入後はメールの割合が減った
報告・連絡・相談に割く時間が減った
https://gyazo.com/9aab923c9d2f0f47c8f874c4a9dc4df2
会議が効率化
会議終了後に議事録が完成
課題一覧をもとに進捗状況を確認
その場で話したことをかぢあに書き込み、担当者をアサイン
会議が終わったら、議事録が完成
資料のバージョン管理
メールでやり取りする資料、どのファイルが最新版?ということがなくなった
運賃とか就航が決まるとかだと、国交省との交渉があったりするので、バージョン管理が大変だった
コミュニケーションの変化
英語を喋れないデザイナーも片言で現地スタッフと直接やり取り
メールと違って、用件のみ、課題別に具体的な内容なので明確
かしこまった文書じゃなくていい
分からなくなったら担当者を変えてしまえばいい
絵文字が有効
今までプロジェクト管理ツールを使ったことがない管理スタッフも業務改善を実感
効率的にプロジェクトを進めるために
依頼事項は、Backlog以外は受け付けない
プロジェクトキックオフ時のタスクリスト作成は慣れている人が担当
Backlogをもとに会議を進行
最近あった失敗例
デザイナーはどの画像を作成すればよかった?
コメントを更新しまくって課題詳細が更新されていなかった
コメントばかりを更新してるとメールでやってることと変わらない
☞ 最終的に決まったことをちゃんと課題詳細に書く
課題が乱発。この課題って同じこと言ってない?
☞ 解決策が見つかっていない
あのファイルどこにあったっけ?
コメントにあげていったりフォルダだったりでどこにあるか分からない
☞ ルールを作ってやっていく
どんなルールなのか気になるakix.icon
ITエンジニアだけで完結する仕事はほとんどないので、
便利なツールこそ使っていない人を巻き込んでいくことで、
会社全体にアクセルをかけていく
バニラエアおすすめ活用法
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