step.2-収集ステップを仕込んでみる

定期的なメンテナンスの仕込み方をおさらいしたところで、実際にいくつか仕込んでいきましょう。

とりあえず必要なのは 3 つのステップです。本書でも何度も言及していますが、以下がありましたね。

頭の中からインボックスに入れる「収集」

インボックスからゴミ箱、いつかやる、プロジェクトに仕分ける「やるやらない仕分け」

プロジェクトから次に取るべき行動、カレンダー、連絡待ちに仕分ける「ブレイクダウン」

Step.2、3、4 でこれらを仕込んでいきます。ここ Step.2 では収集から仕込みます。

(!) 収集を仕込みます。以下手順を行います。

1: 収集はどのくらいの頻度で行いたいですか？

2: 収集は一回あたり何分くらいかけたいですか？

3: 収集する際、使っているトリガーリストはありますか？

4: 「収集する」というタスクを、手順 1～3 の結果を元に、仕込んでください

ルーチンエリア派の人は、nextaction_routines.txt に記載します

定期的な予定派の人は、お使いのカレンダーアプリから仕込みます

ルーチンタスク派の人は、お使いのタスク管理ツールから仕込みます

■コツ1：ルーチンエリア派の人で、「3日に1回だけやりたい」という場合、 nextaction_routines.txtにはどう書けばよいでしょうか。これは適当に曜日を決めるしかありません。たとえば「毎週月曜日と木曜日」と決めて、「■月曜日にやること」と「■木曜日にやること」の両方に記載します。

■コツ2：「収集する」という表現だけだとわかりづらい場合は、適宜具体的にしましょう。たとえば「収集する（triggerlist_inbox.txt）」としておけば、triggerlist_inbox.txt を見ればいいんだな、と明らかにわかるので迷いません。

いかがでしたか。最初は苦戦するかもしれませんが、慣れたら数十秒で仕込めるようになります。

GTD は、いかにして定期的なメンテナンスを仕込めるかにかかっています。慣れてくると、数十ものメンテナンスを仕込むことも珍しくありません。「これは 3 日に 1 回でいいな」「これは毎日やろう」「これはちょっとだるいから今日はスキップするか」といった判断を日常的に行いながら微調整していくのです。

そういうわけで、この「定期的なメンテナンスを仕込む」という作業にはぜひ馴染んでいただきたいと思います。